Come organizzare le ricevute in Excel o Google Sheets

Per organizzare le ricevute in Excel o Google Sheets, usa una riga per ricevuta e una colonna per ogni dettaglio (data, fornitore, categoria, importi e un link al file). Formatta tutto come tabella, tieni le categorie in un menu a tendina e sommale con SUMIFS o con una tabella pivot. È tutto qui. Il resto della guida spiega come impostarlo in modo che rimanga ordinato per tutto l'anno.

Tutto quello che trovi qui funziona sia in Microsoft Excel sia in Google Sheets. Dove i due programmi si comportano in modo diverso, la differenza è indicata.

Passaggio 1: scegli le colonne

Parti da queste colonne. Coprono quello che di solito viene richiesto da chi prepara la dichiarazione dei redditi o da una nota spese, senza campi da compilare inutilmente.

Extra facoltativi: Cliente o progetto (se rifatturi le spese), Rimborsata? (per le spese dei dipendenti) e Note.

Accorgimenti che ti evitano problemi più avanti:

• Inserisci le date come vere date, non come testo. Se puoi, usa il formato anno-mese-giorno (2026-03-14): non è ambiguo e si ordina correttamente.
• Scrivi gli importi come semplici numeri, senza digitare i simboli di valuta nella cella. Usa invece la formattazione numerica.
• Usa una riga per ricevuta, anche se una ricevuta contiene articoli di due categorie. Se proprio devi dividerla, usa due righe con la stessa data, lo stesso fornitore e lo stesso file, e annota la suddivisione.

Passaggio 2: trasforma l'intervallo in una tabella

In Excel, fai clic su una cella qualsiasi dei dati e scegli la voce per inserire una tabella (Insert > Table) oppure premi Ctrl+T. Le tabelle si estendono da sole quando aggiungi righe, mantengono coerenti le formule e mettono i pulsanti di filtro su ogni intestazione.

In Google Sheets, seleziona i dati e usa il comando per convertirli in tabella (Format > Convert to table), se la tua versione lo offre. In alternativa, blocca la riga di intestazione (View > Freeze > 1 row) e aggiungi un filtro (Data > Create a filter).

I nomi dei menu cambiano da una versione all'altra. Se non trovi un'opzione, cerca nella guida dell'app «crea tabella» o «filtro».

Passaggio 3: trasforma le categorie in un menu a tendina

Gli errori di battitura spezzano i totali. «Materiale ufficio», «materiale d'ufficio» e «Materiale d'ufficio » (con uno spazio alla fine) per una formula sono tre categorie diverse.

1. Metti l'elenco delle categorie in un foglio separato chiamato Lists.
2. Seleziona la colonna Categoria del foglio principale.
3. In Excel usa la convalida dei dati con elenco (Data > Data Validation > List). In Google Sheets usa la convalida dei dati con menu a tendina da un intervallo (Data > Data validation > Dropdown (from a range)).
4. Fai puntare la convalida all'elenco del foglio Lists.

Mantieni l'elenco breve e stabile. Se sei un lavoratore autonomo, basalo sulle righe delle spese del tuo modulo fiscale oppure chiedi al tuo commercialista quali raggruppamenti preferisce. La nostra guida su come organizzare le ricevute per le tasse contiene un tipico elenco di partenza.

Passaggio 4: somma ogni categoria con SUMIFS

Crea un piccolo riepilogo, in un secondo foglio o a destra della tabella. Elenca ogni categoria nella colonna A, poi usa:

=SUMIFS(Receipts!G:G, Receipts!D:D, A2)

Questa formula somma la colonna Totale (G) dove la colonna Categoria (D) corrisponde alla categoria in A2. Adatta le lettere delle colonne al tuo foglio. Funziona allo stesso modo in Excel e in Google Sheets.

Per sommare un solo anno d'imposta, aggiungi condizioni sulle date:

=SUMIFS(Receipts!G:G, Receipts!D:D, A2, Receipts!A:A, ">="&DATE(2026,1,1), Receipts!A:A, "<="&DATE(2026,12,31))

Per contare quante ricevute ci sono in ogni categoria, usa COUNTIFS con le stesse condizioni.

Passaggio 5: oppure lascia fare a una tabella pivot

Una tabella pivot ti dà i totali per categoria, la suddivisione mensile e i conteggi senza dover scrivere formule.

• Excel: fai clic dentro la tabella, poi scegli la voce per inserire una tabella pivot (Insert > PivotTable). Trascina Categoria in Righe (Rows) e Totale in Valori (Values). Trascina Data in Colonne (Columns) e raggruppala per mesi se vuoi una vista mensile.
• Google Sheets: inserisci una tabella pivot (Insert > Pivot table), poi aggiungi Categoria in Righe e Totale in Valori (riepilogato con SUM).

Aggiorna la tabella pivot dopo aver aggiunto righe. In Excel si fa con il comando di aggiornamento (Refresh) nella scheda PivotTable. Google Sheets di solito si aggiorna da solo.

Passaggio 6: collega ogni riga al file della ricevuta

Un totale in un foglio di calcolo è affidabile solo quanto la documentazione che lo supporta. Per ogni riga, annota dove si trova la ricevuta:

• Nome del file: se dai ai file nomi coerenti (per esempio 2026-03-14_staples_54.20.pdf), il nome basta per ritrovarlo.
• Collegamento ipertestuale: in entrambe le app, incolla nella colonna File un link di condivisione di un archivio cloud, oppure usa =HYPERLINK("url", "view").

Tieni i file delle ricevute in una cartella per anno, così il foglio di calcolo e la documentazione restano insieme. Per quanto tempo devi conservarli dipende dal tuo paese. Vedi per quanto tempo conservare le ricevute.

Passaggio 7: controlla una volta al mese

Una volta al mese:

1. Filtra la tabella sul mese e confronta il totale con l'estratto conto bancario o della carta.
2. Cerca le righe dell'estratto conto senza una riga corrispondente nel foglio. Sono ricevute mancanti.
3. Filtra la colonna Categoria per le celle vuote e compilale.
4. Ordina per Totale, dal più grande, per controllare tutto ciò che sembra insolito.

Ci vogliono pochi minuti, e il totale di fine anno risulta già controllato dodici volte.

La parte lenta: portare le ricevute nel foglio

Progettare il foglio richiede un'ora. Digitare 300 ricevute richiede molto di più, ed è proprio lì che la maggior parte dei fogli per le ricevute viene abbandonata a marzo.

Alcuni modi per digitare meno:

• Inserisci i dati ogni settimana, non una volta all'anno. Dieci ricevute a settimana sono gestibili.
• Scarica ciò che puoi. Molte banche ed emittenti di carte permettono di esportare le transazioni in CSV. Così ottieni date, fornitori e importi degli acquisti con carta. Le ricevute ti servono comunque come documentazione e per completare i campi relativi a imposta e categoria.
• Estrai i dati in blocco da immagini e PDF. Uno strumento come ReceiptBatch legge una cartella di foto e PDF di ricevute e restituisce un unico file Excel o CSV con data, fornitore, subtotale, imposta, mancia, totale, valuta e una categoria suggerita per ogni ricevuta. Controlli la tabella, correggi ciò che ha sbagliato, scarichi e incolli le righe nel foglio principale. Se lavori in Google Sheets, puoi importare il CSV direttamente in Sheets.

Qualunque metodo usi, mantieni sempre lo stesso ordine delle colonne, così le righe incollate si allineano.

Un layout pronto da copiare

Se vuoi partire subito, crea questi fogli:

1. Receipts: la tabella del passaggio 1.
2. Lists: l'elenco delle categorie per il menu a tendina.
3. Summary: le categorie nella colonna A, il totale SUMIFS nella colonna B, il conteggio COUNTIFS nella colonna C e un totale generale in fondo.
4. Pivot (facoltativo): un riepilogo mensile per categoria.

Crea una nuova copia del file per ogni anno d'imposta. Conserva quella dell'anno scorso così com'è, in modo che i dati alla base di una dichiarazione già presentata non cambino mai.

FAQ

È meglio Excel o Google Sheets per tenere traccia delle ricevute?

Vanno bene entrambi. Excel ha tabelle pivot più potenti e funziona offline. Google Sheets è gratuito, facile da condividere con un commercialista e comodo da usare sul telefono. Scegli quello che aprirai davvero ogni settimana.

Posso allegare l'immagine della ricevuta dentro il foglio di calcolo?

In entrambe le app puoi inserire immagini nelle celle, ma i file diventano pesanti e lenti. Collegare il file in una cartella funziona meglio nell'arco di un anno intero.

Come gestisco una ricevuta in valuta estera?

Annota l'importo originale e la valuta, e aggiungi una colonna per l'importo convertito nella tua valuta di riferimento. Le regole sul tasso di cambio ai fini fiscali dipendono dal tuo paese, quindi chiedi al tuo commercialista quale tasso usare.

E se una ricevuta riguarda sia spese aziendali sia personali?

Dividila in due righe (aziendale e personale) con lo stesso link al file e annota la suddivisione nella colonna Descrizione.