Ricevute per le tasse: quanto conservarle (USA, UK, Canada)

Risposta breve: negli USA l'IRS (l'agenzia fiscale federale statunitense) in genere indica di conservare i documenti per 3 anni da quando hai presentato la dichiarazione, con periodi più lunghi (6 anni, 7 anni o senza limiti di tempo) in situazioni specifiche. Nel Regno Unito i lavoratori autonomi devono conservare i documenti per almeno 5 anni dopo la scadenza del 31 gennaio per la presentazione relativa a quell'anno d'imposta, e le società a responsabilità limitata (limited company) per 6 anni dalla fine dell'esercizio. In Canada la CRA (l'agenzia fiscale canadese) in genere richiede 6 anni dalla fine dell'anno d'imposta a cui si riferiscono i documenti.

Queste sono le regole principali tratte dalle indicazioni di ciascuna autorità fiscale, riassunte qui sotto insieme alle eccezioni più importanti. Si tratta di informazioni generali, non di consulenza fiscale. Nel tuo caso potrebbe servire un periodo più lungo, quindi, se hai dubbi, confermalo con un commercialista o con l'autorità fiscale.

Stati Uniti (IRS)

L'IRS collega il tempo di conservazione dei documenti al periodo di prescrizione (period of limitations), cioè l'intervallo entro cui puoi rettificare una dichiarazione o l'IRS può accertare altre imposte. Nella sua guida («How long should I keep records?» [Per quanto tempo devo conservare i documenti?]) sono elencati questi periodi:

Situazione	Per quanto tempo conservare i documenti
La maggior parte delle dichiarazioni, se non si applica nessuno dei casi seguenti	3 anni
Presenti una richiesta di credito o rimborso dopo aver presentato la dichiarazione	3 anni dalla presentazione o 2 anni dal pagamento dell'imposta, a seconda di quale scade più tardi
Dichiari una perdita per titoli privi di valore o una deduzione per credito inesigibile	7 anni
Non dichiari un reddito che avresti dovuto dichiarare e supera il 25% del reddito lordo indicato nella dichiarazione	6 anni
Non presenti la dichiarazione	Senza limiti di tempo
Presenti una dichiarazione fraudolenta	Senza limiti di tempo
Documenti relativi alle imposte sul lavoro dipendente (se hai dipendenti)	Almeno 4 anni dopo la scadenza o il pagamento dell'imposta, a seconda di quale delle due date sia successiva

Nella stessa pagina dell'IRS ci sono altri due punti che è facile trascurare:

I documenti relativi ai beni (ad esempio le ricevute per un edificio, un'attrezzatura o migliorie importanti) in genere andrebbero conservati fino alla scadenza del periodo di prescrizione relativo all'anno in cui cedi il bene. Ti servono per calcolare l'ammortamento e la plusvalenza o la minusvalenza quando vendi.
Motivi non fiscali possono richiedere tempi più lunghi. L'IRS fa notare che assicurazioni o creditori potrebbero volere che i documenti siano conservati più a lungo di quanto richieda l'IRS.

Nella pratica, molti titolari di piccole imprese statunitensi conservano tutto per almeno 7 anni, così da coprire tutti i casi della tabella tranne quelli «senza limiti di tempo». È un'abitudine diffusa, non una regola dell'IRS. Il periodo di base dell'IRS è di 3 anni.

Anche le agenzie fiscali statali possono avere regole proprie, quindi verifica anche quelle del tuo stato.

Regno Unito (HMRC)

Lavoratori autonomi (Self Assessment)

GOV.UK (il sito ufficiale del governo britannico) indica che devi conservare i documenti per almeno 5 anni dopo la scadenza del 31 gennaio per la presentazione relativa all'anno d'imposta in questione. L'esempio riportato: se hai inviato online la dichiarazione 2022-2023 entro il 31 gennaio 2024, conserva i documenti almeno fino alla fine di gennaio 2029.

Se invii una dichiarazione oltre 4 anni dopo la scadenza, GOV.UK indica di conservare i documenti per 15 mesi dall'invio.

Società limited (limited company)

Per le società limited, GOV.UK indica che i documenti vanno conservati per 6 anni dalla fine dell'ultimo esercizio finanziario della società a cui si riferiscono, o più a lungo in alcuni casi, ad esempio quando:

un'operazione riguarda più di un periodo contabile
la società ha acquistato qualcosa che dovrebbe durare più di 6 anni, come attrezzature o macchinari
la Company Tax Return (la dichiarazione dei redditi della società) è stata inviata in ritardo
l'HMRC (l'agenzia fiscale britannica) ha avviato una verifica di conformità

Le imprese registrate ai fini dell'IVA britannica (VAT) hanno regole proprie per la conservazione dei documenti, quindi consulta anche le indicazioni dell'HMRC sull'IVA.

Se i documenti vengono smarriti o distrutti

GOV.UK indica che, se non puoi sostituire i documenti smarriti, devi fare del tuo meglio per fornire le cifre e comunicare all'HMRC, al momento della presentazione, se stai usando cifre stimate o provvisorie.

Canada (CRA)

La Canada Revenue Agency indica che, in genere, devi conservare tutti i documenti richiesti e la documentazione di supporto per sei anni dalla fine dell'ultimo anno d'imposta a cui si riferiscono. Per i privati l'anno d'imposta coincide con l'anno solare, mentre per le società è il periodo fiscale.

Tra le eccezioni indicate nella stessa pagina della CRA:

Se presenti la dichiarazione dei redditi in ritardo, conserva i documenti per sei anni dalla data in cui la presenti.
Alcuni documenti, come quelli con informazioni storiche che incidono sulla vendita, sulla liquidazione o sulla chiusura di un'attività, devono essere conservati senza limiti di tempo.
La CRA può chiederti di conservare i documenti per più di sei anni. Secondo la CRA, un funzionario ti avviserà di persona o con lettera raccomandata.
Se vuoi distruggere i documenti prima della fine del periodo di conservazione, la stessa pagina spiega come chiedere il permesso alla CRA.

Anche i documenti relativi a GST/HST (IVA canadese) sono soggetti a un periodo di sei anni, ma la CRA spiega che la decorrenza si calcola in modo diverso. Se sei un soggetto registrato, leggi la parte dedicata a GST/HST in quella pagina.

Altri paesi

I periodi di conservazione cambiano da paese a paese e, a volte, a seconda del tipo di attività. Cerca sul sito della tua autorità fiscale «conservazione dei documenti» o «per quanto tempo conservare i documenti». In Australia, ad esempio, è l'ATO, mentre in Irlanda è Revenue. Fai riferimento alle indicazioni aggiornate, non a una tabella riepilogativa, perché queste regole cambiano.

Carta o digitale?

Per quanto tempo conservare una ricevuta è una domanda. In che forma conservarla è un'altra. Molte autorità fiscali accettano copie digitali se sono complete e leggibili, ma le condizioni variano da paese a paese. Alcuni documenti potrebbero dover essere conservati in originale. Ne parliamo in quali ricevute conservare per le tasse.

Qualunque sia la forma, una ricevuta conservata per sei anni deve essere ancora leggibile al sesto anno. Gli scontrini termici spesso sbiadiscono molto prima, quindi acquisiscili per tempo.

Una routine pratica di conservazione

Una cartella per ogni anno d'imposta. Tutto ciò che riguarda il 2026 va in Receipts/2026. Quando un anno supera il suo periodo di conservazione, puoi esaminare l'intera cartella.
Indica su ogni cartella la data fino alla quale conservarla. Ad esempio Receipts/2026 (keep until at least 2033). Calcolala in base alla regola del tuo paese e alle eventuali eccezioni che ti riguardano.
Tieni a parte le ricevute dei beni. Attrezzature, veicoli, immobili e migliorie sono soggetti a periodi di conservazione più lunghi negli USA, nel Regno Unito e in Canada. Usa una cartella Assets che non venga mai eliminata con il ciclo annuale.
Tieni insieme alle prove un foglio di calcolo riepilogativo. Se un giorno ti chiedono conto di un anno, il foglio di calcolo ti dice cosa hai dichiarato e la cartella contiene le prove. La nostra guida su come organizzare le ricevute per le tasse mostra l'intera impostazione.
Fai due backup. Un archivio cloud e una copia offline.

Se la parte lenta è trasformare un mucchio di foto e PDF in quel foglio di calcolo riepilogativo, ReceiptBatch può convertirli in blocco in un unico file Excel o CSV con colonne per data, fornitore, imposta e totale.

Prima di buttare qualcosa

Anche se il periodo fiscale è passato, verifica:

La ricevuta riguarda un bene che possiedi ancora? Conservala.
C'è una garanzia aperta, una richiesta di indennizzo assicurativo, una domanda di prestito o una controversia in corso? Conservala.
Hai presentato la dichiarazione in ritardo, l'hai rettificata o hai ricevuto una lettera dall'autorità fiscale su quell'anno? Il termine potrebbe ricominciare da capo o essere più lungo.
Il tuo commercialista ne conserva una copia? Chiedi prima di darlo per scontato.

Nel dubbio, conservare una copia digitale costa pochissimo.

FAQ

Per quanto tempo devo conservare le ricevute per le tasse personali (non aziendali)?

Le stesse regole dell'IRS, dell'HMRC e della CRA valgono per i documenti a supporto di qualsiasi dichiarazione. Se una ricevuta supporta una deduzione o un credito che hai richiesto, conservala per lo stesso periodo. Le normali ricevute personali che non supportano nulla in una dichiarazione non rientrano affatto nelle regole fiscali di conservazione.

Sette anni sono un obbligo di legge negli USA?

Non come regola generale. Il periodo di base dell'IRS è di 3 anni, con periodi di 6 anni, 7 anni o senza limiti di tempo in situazioni specifiche. Un periodo di sette anni è una regola pratica molto diffusa perché copre la maggior parte di quei casi.

Posso buttare le ricevute cartacee dopo averle scansionate?

Spesso sì, se la copia digitale è completa e leggibile e rispetta le condizioni della tua autorità fiscale, ma varia da paese a paese e in base al tipo di documento. Prima di distruggere gli originali, consulta le indicazioni della tua autorità fiscale.

Il periodo decorre dalla data della ricevuta?

No. Decorre da quando è stata presentata la dichiarazione (USA), dalla scadenza per la presentazione (Regno Unito, lavoratori autonomi) o dalla fine dell'anno d'imposta (Canada). Una ricevuta di gennaio 2026 si conserva secondo il calendario della dichiarazione 2026.