Fattura vs ricevuta: qual è la differenza?

Una fattura è una richiesta di pagamento. Una ricevuta è la prova che il pagamento è stato effettuato. Il venditore ti invia la fattura prima del pagamento, indicando l'importo dovuto e la scadenza. La ricevuta viene emessa dopo il pagamento e ne conferma l'importo e la modalità. Nei negozi, di solito, i due sono riuniti nello stesso documento. Nei rapporti business-to-business (B2B), invece, sono spesso documenti separati e, ai fini della documentazione, la prova più solida di una spesa è spesso costituita dalla fattura insieme alla prova del pagamento.

Di seguito trovi un confronto diretto, le informazioni che ciascun documento riporta di solito, il ruolo di bollette, estratti conto e preventivi e alcuni consigli per archiviarli.

Fattura vs ricevuta a colpo d'occhio

Cosa riporta di solito una fattura

I requisiti della fattura dipendono dal paese e dal fatto che il venditore sia registrato ai fini dell'imposta sulle vendite (sales tax), dell'IVA (VAT) o della GST. Una fattura tipica include:

• nome, indirizzo e recapiti del venditore
• nome e indirizzo dell'acquirente
• un numero di fattura univoco e la data della fattura
• una descrizione dei beni o dei servizi, con quantità e prezzi
• subtotale, eventuale imposta indicata separatamente e totale dovuto
• condizioni di pagamento e scadenza (ad esempio “da pagare entro 30 giorni”)
• come pagare (coordinate bancarie, link di pagamento)

Se il venditore è registrato ai fini dell'IVA britannica (UK VAT), deve emettere una fattura IVA con informazioni specifiche, come la propria partita IVA (numero VAT). HMRC (l'agenzia fiscale del Regno Unito) specifica tali informazioni nella VAT Notice 700/21 (Record keeping for VAT; «Conservazione dei documenti ai fini dell'IVA»). Altri paesi con IVA o GST hanno regole proprie sulle fatture. Se vuoi recuperare l'imposta pagata sugli acquisti, controlla che le fatture dei tuoi fornitori rispettino tali regole.

Cosa riporta di solito una ricevuta

Una ricevuta conferma che il pagamento è avvenuto, quindi di solito riporta:

• il nome del venditore e spesso il suo indirizzo
• la data (e spesso l'ora) della transazione
• gli articoli o i servizi acquistati
• l'importo pagato, con l'imposta spesso indicata separatamente
• il metodo di pagamento (contanti, carta con le ultime cifre del numero, bonifico)
• un numero di transazione o di ricevuta

Ai fini della documentazione fiscale, l'IRS (l'agenzia fiscale federale degli Stati Uniti) afferma che i documenti giustificativi di una spesa dovrebbero indicare beneficiario, importo, prova del pagamento, data e una descrizione di ciò che è stato acquistato. Aggiunge che potrebbe essere necessaria una combinazione di documenti per documentare tutti questi elementi. Di solito la fattura documenta la descrizione e l'importo, mentre una ricevuta o la documentazione bancaria fornisce la prova del pagamento.

Quando servono entrambe

Se sei l'acquirente

• Pagamento a un fornitore o a un appaltatore con scadenza concordata: conserva la fattura (quanto dovevi e per quale motivo) e la prova del pagamento (conferma del bonifico, estratto conto della carta o ricevuta che attesta il pagamento). Insieme documentano integralmente la spesa.
• Acquisto con carta in negozio: lo scontrino di cassa svolge di norma entrambe le funzioni. Descrive l'acquisto e conferma l'avvenuto pagamento.
• Acquisti online: la conferma d'ordine o la ricevuta inviata via email di solito svolge entrambe le funzioni. Scaricala come PDF.
• Hotel: conserva il conto dettagliato finale dell'hotel (folio), non soltanto la conferma della prenotazione. La conferma indica cosa hai prenotato, mentre il folio mostra quanto ti è stato effettivamente addebitato.

Se sei un venditore o un libero professionista

• Invia una fattura numerata per ogni lavoro.
• Quando il cliente paga, segna la fattura come pagata nei tuoi registri oppure invia una ricevuta se la richiede.
• Conserva una copia di ogni fattura che emetti: fa parte della documentazione dei tuoi ricavi.

Altri documenti che si confondono con questi

• Bolletta o conto: nell'uso quotidiano è spesso semplicemente un altro modo di chiamare una fattura (per esempio, la bolletta del telefono o delle utenze). È una richiesta di pagamento.
• Estratto conto: un riepilogo di più transazioni effettuate in un determinato periodo, fornito da un fornitore o dalla tua banca. È utile per la riconciliazione contabile, ma di solito non riporta il dettaglio delle singole voci. Vedi un estratto conto basta al posto della ricevuta?
• Preventivo: un prezzo offerto prima di qualsiasi lavoro o vendita. Non è una richiesta di pagamento e non è una prova di spesa.
• Fattura pro forma: una fattura preliminare inviata prima della fornitura dei beni, a volte per richiedere un pagamento anticipato o per finalità doganali. Molte aziende non la considerano la fattura definitiva, quindi per i tuoi documenti aspetta la fattura vera e propria.
• Nota di credito: un documento che riduce una fattura, ad esempio per un rimborso o un reso. Conservala insieme alla fattura originale.

Come conservare fatture e ricevute

1. Salva tutto come file. Conserva i PDF ricevuti via email e le foto delle ricevute cartacee. Assegna ai file nomi coerenti, ad esempio 2026-03-14_acme-supplies_INV-1043_540.00.pdf.
2. Collega le fatture ai pagamenti. Nel foglio di calcolo delle spese, aggiungi colonne per il numero di fattura e per la data o il riferimento del pagamento.
3. Archivia tutto per anno d'imposta, nella stessa cartella, indipendentemente dal fatto che si tratti di fatture o ricevute. Ciò che conta è che ogni spesa sia accompagnata dalla relativa prova.
4. Conservale per l'intero periodo di conservazione previsto nel tuo paese.

Per l'elenco completo dei documenti da conservare, vedi quali ricevute conservare per le tasse. Se consegni tutto a un commercialista, come preparare le ricevute per il commercialista spiega come organizzare il materiale.

Trasformare una pila di fatture in un foglio di calcolo

Le fatture dei fornitori arrivano spesso in PDF, a volte a decine ogni mese. Inserire manualmente in un foglio di calcolo date, nomi dei fornitori, imposte e totali richiede tempo. Uno strumento che elabora più documenti insieme, come ReceiptBatch, può convertire molte fatture PDF in un unico foglio Excel, estraendo gli stessi campi dalle fatture e dalle ricevute e creando una riga per ogni documento, da controllare prima del download. Conserva i PDF originali come prova.

Domande frequenti

Una fattura è una prova di pagamento?

No. Una fattura mostra l'importo dovuto, ma non dimostra che sia stato pagato. Abbinala a una ricevuta, a un estratto conto bancario o della carta oppure a una conferma di avvenuto pagamento rilasciata dal venditore.

Una ricevuta può valere come fattura?

Per un acquisto semplice e immediato, una ricevuta di solito descrive cosa è stato acquistato e conferma il pagamento, quindi svolge entrambe le funzioni ai fini della documentazione. Se devi recuperare l'IVA (VAT) o la GST, verifica se la ricevuta soddisfa i requisiti previsti dall'autorità fiscale per le fatture.

Devo rilasciare una ricevuta se ho già inviato una fattura?

Non sempre. Molti freelance segnano semplicemente le fatture come pagate. Se un cliente chiede una ricevuta, o se le regole locali la richiedono, emettila.

Quale devo conservare per le tasse, la fattura o la ricevuta?

Conserva i documenti che forniscono una registrazione completa della spesa: cosa è stato acquistato, da chi, quando, quanto è costato e la prova del pagamento. Spesso ciò significa conservare la fattura insieme alla prova del pagamento.