Estratto conto al posto della ricevuta: basta per le tasse?

Di solito, un estratto conto bancario o della carta di credito, da solo, non sostituisce completamente una ricevuta. Un estratto conto dimostra che hai pagato un certo importo a un determinato esercente in una determinata data. Non mostra cosa hai comprato, l'eventuale imposta, né perché fosse una spesa aziendale. Le autorità fiscali considerano gli estratti conto una buona prova a supporto. La documentazione più sicura è l'estratto conto insieme alla ricevuta, oppure l'estratto conto accompagnato da una tua nota sull'acquisto, se la ricevuta manca.

Questo articolo spiega cosa dimostra e cosa non dimostra un estratto conto, cosa dicono l'IRS (l'agenzia fiscale federale degli Stati Uniti) e HMRC (l'agenzia fiscale del Regno Unito) su ciascuno dei due documenti, e cosa fare quando hai solo la riga dell'estratto conto. Sono informazioni generali, non una consulenza fiscale. Le regole cambiano da paese a paese, quindi chiedi conferma alla tua autorità fiscale o a un commercialista per la tua situazione.

Cosa dimostra un estratto conto e cosa no

Pensa a un documento di spesa come alla risposta a cinque domande. L'IRS ("What kind of records should I keep", cioè "quali tipi di documenti dovrei conservare") le elenca per le spese aziendali: il beneficiario, l'importo pagato, la prova del pagamento, la data e una descrizione di ciò che è stato acquistato.

Domanda	Estratto conto bancario o della carta	Ricevuta dettagliata
Chi hai pagato?	Di solito, come nome dell'esercente, che può essere abbreviato	Sì, con nome e spesso indirizzo
Quanto?	Sì, il totale addebitato	Sì, spesso suddiviso in subtotale, imposta e mancia
Hai davvero pagato?	Sì, è il punto di forza dell'estratto conto	Non sempre (una ricevuta può riferirsi a un ordine non pagato)
Quando?	Sì, la data di registrazione, che può essere in ritardo di un giorno o due	Sì, la data della transazione
Cos'era, ed era per l'attività?	Raramente	Di solito le voci, ma non la motivazione aziendale

Quindi i due documenti si completano a vicenda. Per questo l'IRS osserva che può essere necessaria una combinazione di documenti di supporto per coprire ogni elemento di un acquisto.

Cosa dice l'IRS (Stati Uniti)

Diverse indicazioni dell'IRS sono rilevanti:

Gli estratti conto contano come documenti di supporto. L'IRS Publication 583 (Starting a Business and Keeping Records) elenca assegni annullati, scontrini di cassa, estratti conto, ricevute di vendita con carta di credito, fatture e buoni di piccola cassa tra i documenti per le spese. Aggiunge che i documenti di supporto dovrebbero mostrare l'importo pagato e che l'importo era per una spesa aziendale.
La sola prova di pagamento non è prova di una spesa aziendale. Nella Publication 463 (Travel, Gift, and Car Expenses), l'IRS dice che un assegno annullato, insieme a una fattura o a un conto del beneficiario, di solito stabilisce il costo. Un assegno annullato da solo non dimostra una spesa aziendale senza altre prove della motivazione aziendale. La riga di un estratto conto bancario o della carta è in una posizione simile: mostra il pagamento, non lo scopo.
Viaggi, regali e spese per l'auto hanno regole più rigide. Per queste, la Publication 463 dice che in genere servono prove documentali come ricevute, assegni annullati o fatture. Descrive come prova "adequate" ("adeguata") quella che mostra importo, data, luogo e natura essenziale della spesa. Per esempio, la ricevuta di un ristorante dovrebbe mostrare nome e località del ristorante, il numero di persone servite, la data e l'importo. Un estratto conto della carta non mostrerà la maggior parte di queste informazioni.
Ci sono eccezioni limitate. La Publication 463 dice che in certi casi non servono prove documentali, per esempio per una spesa (diversa dall'alloggio) inferiore a $75, o per una spesa di trasporto per cui non è facilmente disponibile una ricevuta. Anche in quel caso serve comunque una registrazione, come un registro o una voce di diario, di importo, data, luogo e motivazione aziendale. Leggi la pubblicazione stessa prima di fare affidamento su un'eccezione.

Cosa dice HMRC (Regno Unito)

Per i lavoratori autonomi, la pagina di GOV.UK "what records to keep" (quali documenti conservare) elenca i tipi di prove da conservare, tra cui tutte le ricevute di merci e scorte, estratti conto bancari, matrici del libretto degli assegni, fatture di vendita, rotoli di cassa e distinte bancarie. Gli estratti conto bancari sono nell'elenco, ma insieme alle ricevute, non al loro posto.

Se sei registrato ai fini dell'IVA britannica (UK VAT) e recuperi l'IVA sugli acquisti, le fatture VAT hanno regole proprie, definite nella VAT Notice 700/21 di HMRC. Un estratto conto bancario non mostra alcun dettaglio dell'IVA né il numero di partita IVA (VAT) del fornitore, quindi controlla le sezioni della VAT Notice 700/21 relative alle fatture IVA prima di recuperare l'IVA senza una fattura.

Anche altri paesi seguono principi simili. Cerca le indicazioni della tua autorità fiscale sulla conservazione dei documenti, perché i dettagli cambiano.

Quando hai solo l'estratto conto

Le ricevute si perdono. Se un acquisto compare solo sul tuo estratto conto, di solito puoi rendere la documentazione molto più solida:

Procurati una copia della ricevuta. La maggior parte dei venditori online, degli abbonamenti software, delle compagnie aeree, degli hotel e delle app di trasporto ti permette di scaricare le ricevute passate dal tuo account. Molti negozi possono ristampare una ricevuta se indichi la data, l'importo e la carta che hai usato.
Scrivi subito una nota. Annota cosa hai comprato, perché era per l'attività e (per i pasti) chi ha partecipato. Mettila nel tuo foglio di calcolo delle spese accanto alla riga dell'estratto conto. Una nota scritta al momento o poco dopo vale più di una scritta durante una verifica un anno più tardi.
Allega qualsiasi altra prova. Un'email di conferma dell'ordine, una conferma di prenotazione, un documento di consegna, un appuntamento in calendario per la riunione o una foto dell'articolo.
Conserva la pagina dell'estratto conto. Salva l'estratto conto in PDF insieme ai tuoi documenti dell'anno.
Non tirare troppo la corda. Se davvero non sai dire a cosa servisse un pagamento, non includerlo tra le spese, oppure segnalalo al tuo commercialista perché decida lui.

Per saperne di più, consulta Hai perso una ricevuta? Cosa fare.

Perché le ricevute ti servono comunque

Anche a prescindere dalle regole fiscali, le ricevute dettagliate ti aiutano a:

Dividere gli acquisti misti. Un singolo addebito al supermercato può essere per metà materiale per ufficio e per metà spesa alimentare. Solo la ricevuta lo mostra.
Recuperare l'imposta giusta. Se puoi recuperare l'imposta sulle vendite, l'IVA (VAT) o la GST/HST, l'importo dell'imposta deve venire dalla ricevuta o dalla fattura, non dal totale dell'estratto conto.
Assegnare la categoria giusta. "AMZN MKTP" su un estratto conto può essere qualsiasi cosa. La ricevuta ti dice se era software, materiale o attrezzatura.
Gestire resi e garanzie. Negozi e produttori di solito vogliono la ricevuta.

Usare insieme estratti conto e ricevute

L'abitudine più efficiente è trattare il tuo estratto conto come la lista di controllo e le tue ricevute come la prova:

Ogni mese, scarica gli estratti conto del conto aziendale e delle carte.
Scorrili riga per riga e abbina ogni addebito aziendale a una ricevuta.
Per ogni addebito senza abbinamento, recupera la ricevuta o scrivi una nota (vedi sopra).
Registra ogni coppia abbinata nel tuo foglio di calcolo delle spese: data, fornitore, descrizione, categoria, imposta e totale, più il punto in cui è salvato il file della ricevuta.

Questo abbinamento mensile richiede pochi minuti se lo fai con regolarità, ed è il modo migliore per accorgerti delle ricevute mancanti quando sono ancora facili da recuperare. La routine completa è in come tenere traccia delle spese aziendali. Per un elenco di ciò che devi conservare, consulta quali ricevute conservare per le tasse.

Se l'abbinamento va a rilento perché le ricevute sono un insieme disordinato di foto e PDF, un convertitore come ReceiptBatch può trasformarle in un unico foglio di calcolo con date, fornitori e totali, così da confrontarle molto più velocemente con l'estratto conto.

FAQ

L'IRS accetta un estratto conto della carta di credito come prova di una spesa?

Un estratto conto è accettato come un documento di supporto e mostra che hai pagato. Per dimostrare una spesa aziendale, in genere serve anche far vedere cosa è stato acquistato e la sua motivazione aziendale, di solito con una ricevuta o una fattura. Viaggi, regali, pasti e spese per l'auto sono soggetti a regole IRS più rigide. Vedi la Publication 463.

Un estratto conto bancario è prova d'acquisto per un rimborso o una garanzia?

Dipende dal rivenditore o dal produttore, non dall'autorità fiscale. Alcuni accettano un estratto conto, molti vogliono la ricevuta. Verifica la loro politica.

E se l'estratto conto mostra solo il nome del gestore dei pagamenti?

A volte gli addebiti compaiono sotto il nome di un gestore dei pagamenti o di una società capogruppo invece che sotto il nome del negozio. Cerca nella tua email l'importo e la data per trovare l'ordine, poi annota nei tuoi documenti il vero fornitore.

È una consulenza fiscale?

No. Sono informazioni generali basate sulle indicazioni dell'IRS e di HMRC. Cosa conta come prova adeguata dipende dal tuo paese, dal tipo di spesa e dalla tua situazione, quindi conferma con un professionista fiscale.