Gegevens uit PDF-facturen in Excel zetten: 4 methoden

Er zijn vier hoofdmanieren om gegevens uit PDF-facturen in Excel te krijgen: kopiëren en plakken (prima voor een paar facturen), de PDF-connector van Power Query in Excel (geschikt voor PDF's met echte teksttabellen), OCR (nodig voor gescande of gefotografeerde facturen) en batchtools voor gegevensextractie die de belangrijkste velden (datum, leverancier, factuurnummer, belasting, totaal) van veel facturen tegelijk uitlezen. Welke methode het geschiktst is, hangt af van hoeveel facturen je hebt, of ze digitaal of gescand zijn en of je factuurregels of alleen samenvattende factuurgegevens nodig hebt.

Hieronder lees je hoe elke methode werkt, waar de beperkingen liggen en hoe je het resultaat controleert.

Eerst: wat voor PDF heb je?

Dit bepaalt vrijwel alles:

Digitale PDF's met tekst worden gemaakt door boekhoudsoftware, webwinkels en factureringssystemen. Je kunt de tekst selecteren en kopiëren. De gegevens staan er dus al in. Ze moeten alleen nog in kolommen komen.
Gescande of gefotografeerde PDF's zijn afbeeldingen die als PDF zijn opgeslagen. Kun je geen losse woorden selecteren, dan is er geen tekstlaag en heb je OCR (optische tekenherkenning) nodig om de tekst te lezen.

Snelle test: open de PDF en probeer het totaalbedrag met je cursor te markeren. Lukt dat, dan is het een tekst-PDF.

Bepaal ook wat je nodig hebt:

Kopgegevens (één rij per factuur): factuurdatum, leverancier, factuurnummer, subtotaal, belasting, totaal. Dit is meestal genoeg voor je boekhouding, het bijhouden van uitgaven en belastingzaken.
Factuurregels (één rij per product of dienst): nodig voor voorraad, kostenberekening per project of gedetailleerde analyse. Dit is veel lastiger betrouwbaar uit te lezen.

Methode 1: kopiëren en plakken

Voor een handvol facturen is handmatig invoeren eerlijk gezegd het snelst.

Open de PDF van de factuur.
Selecteer de velden die je nodig hebt en kopieer ze.
Plak ze in je spreadsheet. Gebruik in Excel Paste Special > Text of Keep Text Only om te voorkomen dat de opmaak wordt overgenomen.
Corrigeer waarden die in één cel zijn geplakt, waar nodig met de functie om tekst over kolommen te verdelen (Data > Text to Columns).

Geschikt voor: minder dan ongeveer tien facturen en eenmalige klussen. Minder geschikt voor: grote aantallen. Er sluipen typefouten in en het gaat langzaam.

Methode 2: de PDF-connector van Power Query in Excel

Excel bevat in Power Query (de functie voor het ophalen van gegevens, Get Data) een PDF-connector. Volgens de documentatie van Microsoft gebruikt die een functie met de naam Pdf.Tables, die alle tabellen in een PDF-bestand teruggeeft. Om meerdere PDF-bestanden tegelijk te importeren gebruik je een connector voor meerdere bestanden, zoals de connector voor mappen (Folder).

Algemene stappen (de namen van de menu's verschillen per Excel-versie en platform):

Open in Excel de functie voor het ophalen van gegevens (Get Data) en kies de PDF-optie. In recente Microsoft 365-versies voor Windows staat die onder Data > Get Data > From File.
Blader naar de PDF en open die (Open).
Kies in de Navigator de tabel of pagina met de gegevens die je wilt hebben.
Kies laden (Load) om de gegevens in een blad te zetten, of gegevens transformeren (Transform Data) om ze eerst op te schonen in de Power Query Editor (rijen verwijderen, kolommen splitsen, gegevenstypen instellen).
Gebruik bij veel facturen de connector voor mappen (Folder) om alle PDF's in een map te combineren. Pas daarna dezelfde transformatie op allemaal toe.

Geschikt voor: digitale PDF's van dezelfde leverancier of hetzelfde systeem, met een vaste opmaak en gegevens in een echte tabel, zoals een tabel met factuurregels. Schiet tekort:

Gescande PDF's: er is geen tekst om te herkennen, dus er zijn ook geen tabellen.
Verschillende leveranciers: elke opmaak is anders, dus één transformatie past niet op alle facturen.
Kopgegevens zoals factuurnummer en datum staan vaak helemaal niet in een tabel, waardoor ze lastiger te pakken zijn.
De PDF-connector is niet in elke Excel-editie of op elk platform beschikbaar, dus controleer of jouw versie de connector ondersteunt.

De documentatie van Microsoft noemt ook manieren om met grote PDF's om te gaan, bijvoorbeeld door steeds een reeks pagina's te laden.

Methode 3: OCR voor gescande facturen

Als je facturen scans of foto's zijn, moet de tekst eerst worden herkend. Je hebt onder meer deze opties:

OCR die in PDF-software is ingebouwd en een tekstlaag aan de scan toevoegt. Daarna kun je kopiëren en plakken, of soms Power Query gebruiken.
Scanner-apps voor je telefoon die doorzoekbare PDF's maken. Google Drive vermeldt bijvoorbeeld dat de Android-scanner scans als doorzoekbare PDF's opslaat.
Clouddiensten voor documentverwerking van de grote cloudaanbieders, bedoeld voor ontwikkelaars.

Geschikt voor: het omzetten van PDF's die alleen uit afbeeldingen bestaan in bruikbare tekst. Schiet tekort: OCR levert je tekst op, geen spreadsheet. Je moet de datum, het totaal en de belasting nog zelf in die tekst opzoeken en in kolommen zetten. De nauwkeurigheid neemt ook af bij vervaagde of gekreukte scans en scans met een lage resolutie, dus controleer de bedragen.

Methode 4: batchtools voor gegevensextractie

Speciale tools voor het uitlezen van facturen en bonnetjes lezen de gegevens uit en structureren ze meteen. Je uploadt veel digitale of gescande facturen en krijgt een tabel met één rij per factuur en duidelijk benoemde kolommen.

ReceiptBatch werkt zo. Je sleept een reeks PDF's of afbeeldingen naar de tool en krijgt per document de datum, leverancier, het subtotaal, de belasting, fooi, het totaal, de valuta en een voorgestelde categorie terug. Je kunt de tabel aanpassen voordat je die als Excel- of CSV-bestand downloadt. Op de pagina over de converter van PDF-facturen naar Excel in batch lees je de details. Let op: de tool leest samenvattende factuurgegevens, geen factuurregels en verwerkt maximaal 10 pagina's per PDF.

Geschikt voor: veel facturen van verschillende leveranciers, een mix van scans en digitale PDF's, en een boekhouding waarvoor je samenvattende factuurgegevens nodig hebt. Schiet tekort: als je elke factuurregel nodig hebt, of als je om redenen van vertrouwelijkheid geen documenten naar een online dienst kunt uploaden. Lees eerst het privacybeleid van de tool.

Vergelijking

Methode	Omvang	Gescande PDF's	Verschillende opmaken	Factuurregels	Inspanning
Kopiëren en plakken	Laag	Alleen als de tekst te selecteren is	Ja	Ja, maar traag	Hoog per factuur
Power Query PDF	Gemiddeld tot hoog	Nee	Slecht	Ja, bij consistente tabellen	Eenmalig instellen, daarna laag
OCR	Elke	Ja	Ja	Gedeeltelijk	Gemiddeld; structurering blijft nodig
Batchtool voor gegevensextractie	Hoog	Ja	Ja	Afhankelijk van de tool	Laag, plus controle

Welke methode je ook kiest: controleer de uitkomst

Controleer uitgelezen gegevens altijd voordat ze in je boekhouding of belastingaangifte terechtkomen:

Tel de rijen en vergelijk ze met het aantal bestanden. Elke factuur moet precies één keer voorkomen.
Controleer de totalen. Subtotaal plus belasting moet gelijk zijn aan het totaal. Met een eenvoudige formule in een extra kolom zie je meteen waar het niet klopt.
Controleer de datums. Let op verwisselde dag en maand (03/04 kan 4 maart of 3 april zijn).
Controleer de valuta als je bij leveranciers in het buitenland koopt.
Vergelijk steekproefsgewijs met de PDF's, vooral bij de hoogste bedragen.
Bewaar de originele PDF's. De spreadsheet is een samenvatting; de facturen zijn je bewijs.

Zijn de gegevens eenmaal schoon, dan lees je in de handleiding voor een spreadsheet met bonnetjes hoe je ze per categorie optelt met SUMIFS of een draaitabel. Geef je ze door aan een accountant? Lees dan hoe je je bonnetjes voorbereidt voor je accountant.

Veelgestelde vragen

Kan Excel een PDF-factuur rechtstreeks lezen?

De PDF-connector van Power Query in Excel kan tabellen importeren uit PDF's die tekst bevatten. Gescande afbeeldingen kan hij niet lezen, en niet elke Excel-editie heeft de connector.

Hoe haal ik het factuurnummer en de datum eruit, en niet alleen de tabel?

Die staan meestal buiten de tabel met factuurregels, dus importeren op basis van tabellen mist ze vaak. Kopieer ze handmatig, gebruik Power Query-transformaties bij een vaste opmaak, of gebruik een extractietool die kopgegevens uitleest.

Wat is het verschil tussen een factuur en een bon hierbij?

De extractiemethoden zijn hetzelfde. Voor je administratie zit het verschil in wat elk van de twee bewijst. Zie factuur vs bon.

Is het veilig om facturen naar een online tool te uploaden?

Facturen kunnen persoonlijke en zakelijke gegevens bevatten. Lees het privacybeleid van de tool om te zien hoe bestanden worden verwerkt en opgeslagen, en gebruik alleen diensten waar je een goed gevoel bij hebt.