Factuur of bon: wat is het verschil?

Een factuur is een verzoek om betaling. Een bon is het bewijs dat er is betaald. Een verkoper stuurt een factuur voordat je betaalt, met daarop wat je verschuldigd bent en wanneer je moet betalen. Een bon krijg je nadat je hebt betaald. Die bevestigt het bedrag en hoe er is betaald. In winkels zijn die twee meestal hetzelfde stuk papier. Bij transacties tussen bedrijven (B2B) zijn het vaak aparte documenten. Voor je administratie is het sterkste bewijs van een uitgave vaak de factuur plus het bewijs dat je die hebt betaald.

Hieronder vergelijken we beide documenten, lees je welke gegevens er meestal op staan, hoe rekeningen, afschriften en offertes daarbij passen en hoe je alles bewaart.

Factuur of bon in één oogopslag

	Factuur	Bon
Doel	Vraagt om betaling	Bevestigt betaling
Moment van uitgifte	Vóór betaling (of bij levering van de goederen of diensten)	Na betaling
Belangrijkste gegevens	Te betalen bedrag, vervaldatum, betalingsvoorwaarden	Betaald bedrag, betaalmethode, ‘betaald’
Komt vaak voor bij	Freelancers, leveranciers, aannemers, B2B	Winkels, restaurants, webshops
Nummering	Meestal een uniek, oplopend factuurnummer	Vaak een transactie- of ordernummer
Voor de administratie van de koper	Laat zien wat er is gekocht en wat er verschuldigd is	Laat zien dat er is betaald

Wat er meestal op een factuur staat

Welke eisen er aan facturen worden gesteld, hangt af van het land en van de vraag of de verkoper geregistreerd is voor verkoopbelasting (sales tax), btw (VAT) of GST. Een typische factuur bevat:

de naam, het adres en de contactgegevens van de verkoper
de naam en het adres van de koper
een uniek factuurnummer en de factuurdatum
een omschrijving van de goederen of diensten, met aantallen en prijzen
het subtotaal, eventuele belasting apart vermeld en het totaal dat je moet betalen
betalingsvoorwaarden en de vervaldatum (bijvoorbeeld ‘te betalen binnen 30 dagen’)
hoe je betaalt (bankgegevens, betaallink)

Is de verkoper geregistreerd voor de Britse btw (UK VAT), dan is de factuur een btw-factuur en moet die specifieke gegevens bevatten, zoals het btw-nummer (VAT-nummer) van de verkoper. HMRC (de Britse belastingdienst) beschrijft die gegevens in VAT Notice 700/21 (Record keeping for VAT; regels voor de btw-administratie). Andere landen met btw of GST hebben hun eigen factuurregels. Als je belasting over inkopen terugvraagt, controleer dan of je leveranciersfacturen aan die regels voldoen.

Wat er meestal op een bon staat

Een bon bevestigt een afgeronde betaling, dus daarop staat meestal:

de naam van de verkoper, en vaak ook het adres
de datum (en vaak het tijdstip) van de transactie
de gekochte artikelen of diensten
het betaalde bedrag, waarbij de belasting vaak apart staat
de betaalmethode (contant, betaalkaart met de laatste cijfers, overschrijving)
een transactie- of bonnummer

Volgens de IRS (de Amerikaanse federale belastingdienst) horen bewijsstukken voor een uitgave duidelijk te vermelden aan wie is betaald, om welk bedrag het gaat, wat het betalingsbewijs en de datum zijn en wat er is gekocht. De IRS wijst erop dat je mogelijk een combinatie van documenten nodig hebt om al deze gegevens vast te leggen. Een factuur bevat meestal de omschrijving en het bedrag, terwijl een bon of bankafschrift als betalingsbewijs dient.

Wanneer je beide nodig hebt

Als koper

Je betaalt een leverancier of aannemer met een betalingstermijn: bewaar de factuur (wat je verschuldigd was en waarom) en het betalingsbewijs (bevestiging van de bankoverschrijving, creditcardafschrift of een betaalde bon). Samen geven ze een volledig beeld van de uitgave.
Aankoop met een betaalkaart in een winkel: de kassabon dient normaal gesproken voor beide doeleinden. Die beschrijft de aankoop en toont de betaling.
Online aankopen: de orderbevestiging of de bon die je per e-mail krijgt, vervult meestal beide functies. Download die als PDF.
Hotels: bewaar de definitieve, gespecificeerde hotelrekening (folio), niet alleen de boekingsbevestiging. De boeking laat zien wat je hebt gereserveerd, terwijl de folio vermeldt wat je daadwerkelijk in rekening is gebracht.

Als verkoper of freelancer

Stuur voor elke klus een genummerde factuur.
Zodra de klant betaalt, markeer je de factuur in je administratie als betaald, of stuur je een bon als de klant daarom vraagt.
Bewaar een kopie van elke factuur die je verstuurt. Die facturen vormen je inkomstenadministratie.

Andere documenten die mensen hiermee verwarren

Rekening: in het dagelijks taalgebruik vaak gewoon een ander woord voor factuur (een telefoonrekening, een rekening van het nutsbedrijf). Ook die vraagt om betaling.
Afschrift: een overzicht van meerdere transacties over een bepaalde periode, afkomstig van een leverancier of je bank. Het is handig om je administratie af te stemmen, maar bevat meestal geen details per artikel. Zie is een bankafschrift genoeg in plaats van een bon?
Offerte of prijsopgave: een prijs die je krijgt voordat er werk wordt gedaan of iets wordt verkocht. Het is geen verzoek om betaling en geen bewijs van een uitgave.
Proformafactuur: een voorlopige factuur die wordt gestuurd voordat goederen worden geleverd, soms voor vooruitbetaling of voor de douane. Veel bedrijven beschouwen die niet als de definitieve factuur. Wacht daarom voor je administratie op de echte factuur.
Creditnota: een document waarmee het factuurbedrag wordt verlaagd, bijvoorbeeld vanwege een terugbetaling of retour. Bewaar het samen met de oorspronkelijke factuur.

Zo bewaar je facturen en bonnen voor je administratie

Sla alles op als bestand. Bewaar PDF's uit e-mails en foto's van papieren bonnen. Geef bestanden een consistente naam, bijvoorbeeld 2026-03-14_acme-supplies_INV-1043_540.00.pdf.
Koppel facturen aan betalingen. Voeg in je spreadsheet met uitgaven kolommen toe voor het factuurnummer en de betaaldatum of de betalingsreferentie.
Sla ze op per belastingjaar, in dezelfde map, of het nu facturen of bonnen zijn. Waar het om gaat, is dat er voor elke uitgave bewijs beschikbaar is.
Bewaar ze de volledige bewaartermijn die in jouw land geldt.

Voor de volledige lijst van wat je moet bewaren, zie welke bonnen je bewaart voor de belasting. Geef je alles aan een accountant, dan lees je in bonnen voorbereiden voor je accountant hoe je dat netjes aanlevert.

Een stapel facturen omzetten naar een spreadsheet

Leveranciersfacturen komen vaak binnen als PDF, soms tientallen per maand. Het kost veel tijd om datums, leveranciersnamen, belasting en totalen over te typen in een spreadsheet. Met een tool als ReceiptBatch kun je veel PDF-facturen omzetten naar één Excel-werkblad. Daarbij worden uit facturen en bonnen dezelfde velden uitgelezen. Je krijgt één rij per document, die je controleert voordat je het bestand downloadt. Bewaar de originele PDF's als bewijs.

Veelgestelde vragen

Is een factuur een bewijs van betaling?

Nee. Een factuur laat zien wat er verschuldigd was, niet dat het is betaald. Combineer de factuur met een bon, een bank- of creditcardafschrift of een bevestiging van de verkoper dat er is betaald.

Kan een bon dienen als factuur?

Bij een eenvoudige aankoop ter plekke beschrijft een bon meestal wat er is gekocht en bevestigt die de betaling. Voor je administratie vervult de bon dan beide functies. Wil je btw of GST terugvragen, controleer dan of de bon voldoet aan de factuureisen van jouw belastingautoriteit.

Moet ik een bon geven als ik al een factuur heb gestuurd?

Niet altijd. Veel freelancers markeren facturen gewoon als betaald. Vraagt een klant om een bon of schrijven lokale regels dit voor, geef er dan een.

Wat bewaar ik voor de belasting, de factuur of de bon?

Bewaar wat een volledig beeld van de uitgave geeft: wat er is gekocht, bij wie, wanneer, om welk bedrag het ging en het bewijs dat je hebt betaald. Vaak is dat de factuur plus een betalingsbewijs.