Como fazer um relatório de despesas (passo a passo)

Para fazer um relatório de despesas, reúna todos os recibos do período ou da viagem, liste cada despesa em uma linha própria (data, fornecedor, descrição, categoria, valor e moeda), some os valores, anexe os recibos, informe a finalidade comercial e envie para aprovação até o prazo definido pela política da sua empresa. Se a sua empresa usa um sistema de despesas, ele solicita as mesmas informações em um formato próprio.

Abaixo você encontra um passo a passo, um modelo para copiar no Excel ou no Google Sheets e os erros que mais fazem um relatório voltar para correção.

Para que serve um relatório de despesas

Um relatório de despesas é um pedido de reembolso por despesas profissionais que você pagou do próprio bolso ou um registro usado para prestar contas das despesas pagas com o cartão da empresa. Para quem aprova, ele responde a três perguntas:

1. Quais foram os gastos? Cada despesa, com o respectivo valor.
2. Foi a trabalho? A finalidade da viagem, da reunião ou da compra.
3. Dá para comprovar? Recibos ou outras provas de cada linha.

Os empregadores geralmente têm motivos fiscais para querer isso bem feito. Nos EUA, por exemplo, o IRS (a agência tributária federal dos EUA) explica, na publicação IRS Publication 463 (capítulo 6), que, em um “accountable plan” (plano de reembolso com prestação de contas), os funcionários devem prestar contas de forma adequada ao empregador pelas despesas dentro de um prazo razoável e devolver qualquer adiantamento excedente. Quando essas regras são cumpridas, os reembolsos geralmente não são tratados como salário. Outros países têm regras próprias. A conclusão prática é a mesma em qualquer lugar: quem envia relatórios completos e bem documentados recebe o reembolso mais rápido.

Passo 1: Confira primeiro a política da sua empresa

Antes de começar, encontre a política de despesas e anote:

• o prazo de envio (por exemplo, dentro de um número definido de dias após a viagem ou o fim do mês)
• os limites: valores de diárias (per diem), tetos de hotel, limites de refeição, valores de reembolso por quilometragem
• o que não é reembolsável (bebidas alcoólicas, upgrades, extras pessoais, multas)
• se recibos detalhados são exigidos e a partir de que valor
• o formato: um modelo de planilha da empresa, um aplicativo de despesas ou um formulário
• quem aprova e se é preciso informar centro de custo ou código de projeto

Se não houver política escrita, pergunte ao seu gestor ou ao time financeiro. Combinar as regras antes evita linhas recusadas depois.

Passo 2: Reúna todos os recibos

Junte tudo do período ou da viagem:

• recibos em papel que estão na carteira, na bolsa e no carro
• recibos por e-mail e confirmações de reserva (voos, trens, hotéis, aplicativos de transporte)
• contas detalhadas do hotel (folios), ou seja, a conta com todos os itens, e não apenas a confirmação da reserva
• recibos em aplicativos (transporte, entrega de comida, estacionamento)
• a fatura do cartão, como lista de verificação para identificar o que ficou de fora

Fotografe os recibos em papel e salve tudo como arquivos em uma única pasta para o relatório, por exemplo Expenses/2026-03 Berlin trip.

Perdeu algum? Veja perdeu um recibo? O que fazer para saber como recuperá-lo ou, na falta dele, registrar a despesa.

Passo 3: Liste cada despesa em uma linha

Use uma linha por recibo. Um layout típico:

Dicas:

• Use a data que está no recibo, não a data em que você pagou a fatura do cartão.
• Escreva a finalidade comercial de cada linha ou, se o relatório inteiro for de uma só viagem, uma vez no topo. Nas refeições, anote quem participou.
• Separe os itens mistos. Se a conta do hotel inclui um gasto pessoal do frigobar, liste só a parte de trabalho e anote o que foi descontado.
• Mantenha as categorias iguais às que a sua empresa usa (passagem aérea, hospedagem, refeições, transporte terrestre, quilometragem, material e assim por diante).

Passo 4: Trate moedas e quilometragem

Moeda estrangeira. Registre o valor original e a moeda, e depois converta pelo método que a sua política define. Pode ser a cotação da fatura do cartão, uma cotação diária divulgada ou uma cotação mensal fixa. Se você pagou com cartão, a fatura mostra exatamente quanto foi cobrado na sua moeda-base, e esse costuma ser o valor mais simples de usar.

Quilometragem. Se você usou o próprio carro, liste cada deslocamento com data, origem, destino, finalidade e distância, e depois multiplique pelo valor por quilômetro da sua empresa. Guarde o registro como comprovação.

Passo 5: Some tudo e anexe os comprovantes

• Some a coluna de valor na moeda-base. Muitas pessoas também calculam subtotais por categoria, pois os responsáveis pela aprovação e as equipes de contabilidade costumam solicitá-los.
• Subtraia qualquer adiantamento em dinheiro que você recebeu. O resultado é o que você tem a receber ou o que precisa devolver.
• Anexe os recibos. Em uma planilha, numere os arquivos de acordo com as linhas (01, 02, 03…). Em um aplicativo de despesas, anexe cada imagem à sua linha.

No Excel ou no Google Sheets, =SUM() calcula o total e =SUMIFS() calcula os subtotais por categoria. O guia de planilha de recibos mostra as fórmulas.

Passo 6: Revise antes de enviar

A maioria dos relatórios é recusada por erros simples. Confira se:

• toda linha tem um recibo ou, se não tiver, uma explicação documentada
• nada aparece duas vezes, como a confirmação de reserva e a fatura final do mesmo hotel
• as datas estão dentro da viagem ou do período
• os valores batem exatamente com os recibos
• os itens pessoais foram retirados
• toda linha tem uma finalidade comercial
• os limites e as diárias (per diem) foram respeitados, com uma nota para qualquer valor acima

Depois, envie dentro do prazo, com a aprovação do seu gestor, se for necessária.

Um jeito mais rápido de preencher as linhas

Digitar uma dúzia de recibos não é problema. Mas o trabalho fica demorado quando são sessenta recibos de uma viagem longa ou de um mês de almoços com clientes. Você pode ganhar tempo de algumas maneiras:

• Registre no dia. Adicione cada recibo ao relatório no mesmo dia, pelo celular.
• Use o aplicativo de despesas da sua empresa, se houver. Muitos leem fotos de recibos.
• Converta os arquivos da pasta em lote. O ReceiptBatch recebe uma pasta de fotos e PDFs de recibos e gera uma linha de planilha para cada recibo, com data, fornecedor, subtotal, imposto, gorjeta, total, moeda e uma sugestão de categoria. Você confere e corrige a tabela, exporta para Excel ou CSV e cola as linhas no modelo da sua empresa. A página recibos de viagem para relatório de despesas mostra como isso funciona em uma viagem de negócios.

Seja qual for a ferramenta, guarde as imagens originais dos recibos. A sua equipe financeira vai precisar delas, não apenas dos valores.

Modelo de relatório de despesas (copie)

Crie uma planilha com:

• Cabeçalho: nome do funcionário, departamento ou centro de custo, período do relatório ou viagem, finalidade comercial, gestor, data de envio
• Linhas: Data, Fornecedor, Descrição / finalidade, Categoria, Valor, Moeda, Taxa de câmbio, Valor na moeda-base, Pago com, Arquivo do recibo
• Resumo: total por categoria, total geral, menos adiantamentos, valor a receber
• Aprovação: nomes e datas do funcionário e do aprovador

Salve uma cópia em branco como modelo e faça uma nova cópia para cada relatório.

Perguntas frequentes

O que deve constar em um relatório de despesas?

Para cada despesa: data, fornecedor, descrição e finalidade comercial, categoria, valor e moeda, forma de pagamento e um recibo. Para o relatório como um todo: seu nome, o período ou a viagem, o total, qualquer adiantamento e a aprovação.

Com que frequência devo enviar relatórios de despesas?

Siga a política da sua empresa. Muitas pedem relatórios mensais ou dentro de um número definido de dias após a viagem. Enviar logo também facilita encontrar os recibos.

Posso enviar um extrato bancário no lugar dos recibos?

As políticas variam, mas a maioria das empresas quer recibos detalhados, principalmente para refeições e hotéis. O extrato mostra o pagamento, não o que você comprou. Veja o extrato bancário basta no lugar de um recibo?

Autônomos precisam de relatórios de despesas?

Não no mesmo sentido, já que não há ninguém para reembolsar você. Mas manter o mesmo tipo de lista, com uma linha por recibo, uma categoria e uma finalidade, é exatamente o que você precisa para os seus registros fiscais.