Despesas do Schedule C: organize recibos por linha
O Schedule C (Form 1040), formulário do IRS para declarar receitas e despesas de um negócio, é usado por empresários individuais nos EUA e por LLCs de um único membro tributadas como empresas individuais para informar as receitas e despesas do negócio. A Part II lista as despesas nas linhas 8 a 27b, de Advertising (publicidade) a Other expenses (outras despesas). O jeito mais fácil de se preparar é dar a cada recibo uma categoria que corresponda a uma dessas linhas e, no fim do ano, somar cada categoria. O uso da sua casa para o negócio vai separado, na linha 30.
Abaixo estão todas as linhas da Part II, os tipos de recibo que normalmente pertencem a cada uma e um fluxo de trabalho simples em planilha. Os nomes das linhas vêm do formulário do IRS (a agência tributária federal dos EUA) e de suas instruções (versões do ano fiscal 2025). Esta é uma informação geral, não é aconselhamento tributário. Em qual linha uma despesa entra, e quanto dela é dedutível, depende dos fatos do seu caso, então confira as instruções do IRS ou consulte um profissional de impostos.
As linhas de despesa da Part II do Schedule C
| Linha | Nome no formulário | Recibos que normalmente entram aqui |
|---|---|---|
| 8 | Advertising (publicidade) | Anúncios online, panfletos impressos, patrocínios, brindes promocionais |
| 9 | Car and truck expenses (despesas com carro e caminhão) | Combustível, reparos e estacionamento de um veículo usado no negócio, ou a taxa padrão de quilometragem (veja as instruções) |
| 10 | Commissions and fees (comissões e taxas) | Comissões e taxas pagas a terceiros |
| 11 | Contract labor (mão de obra contratada) | Pagamentos a prestadores de serviço independentes |
| 12 | Depletion (exaustão) | Recursos naturais (raramente relevante para a maioria das pequenas empresas) |
| 13 | Depreciation and section 179 expense deduction (depreciação e dedução de despesa da section 179) | Equipamentos, computadores, máquinas: guarde os recibos de compra, geralmente informados por meio do Form 4562 |
| 14 | Employee benefit programs (programas de benefícios para funcionários) | Programas de benefícios para funcionários (exceto planos de previdência da linha 19) |
| 15 | Insurance (other than health) (seguros, exceto saúde) | Prêmios de seguro empresarial |
| 16a / 16b | Interest: mortgage / other (juros: hipoteca / outros) | Demonstrativos de juros de empréstimos e cartões de crédito empresariais |
| 17 | Legal and professional services (serviços jurídicos e profissionais) | Honorários de contador, advogado e preparação de impostos relacionados ao negócio |
| 18 | Office expense (despesas de escritório) | Material de escritório e postagem, conforme as instruções do IRS |
| 19 | Pension and profit-sharing plans (planos de previdência e de participação nos lucros) | Contribuições para funcionários |
| 20a / 20b | Rent or lease: vehicles, machinery and equipment / other business property (aluguel ou arrendamento: veículos, máquinas e equipamentos / outros bens do negócio) | Aluguel de equipamentos, aluguel de escritório ou estúdio |
| 21 | Repairs and maintenance (reparos e manutenção) | Reparos eventuais que não agregam valor nem prolongam a vida útil |
| 22 | Supplies (not included in Part III) (suprimentos, não incluídos na Part III) | Materiais e suprimentos usados no negócio |
| 23 | Taxes and licenses (impostos e licenças) | Licenças comerciais, certos impostos do negócio |
| 24a | Travel (viagens) | Hospedagem e transporte em viagens de negócios com pernoite (sem refeições) |
| 24b | Deductible meals (refeições dedutíveis) | Refeições de negócios, lançadas pelo valor dedutível |
| 25 | Utilities (contas de consumo) | Contas de consumo do local do negócio; veja as instruções sobre serviço telefônico |
| 26 | Wages (less employment credits) (salários, menos créditos de emprego) | Salários e remunerações pagos a funcionários |
| 27a | Energy efficient commercial buildings deduction (dedução para edifícios comerciais com eficiência energética) | Especializado; exige o Form 7205 |
| 27b | Other expenses (from line 48) (outras despesas, da linha 48) | Qualquer despesa ordinária e necessária que não se encaixe nas anteriores, detalhada na Part V |
Vale conhecer algumas regras das instruções antes de classificar:
- Refeições (linha 24b): as instruções dizem para lançar suas despesas dedutíveis com refeições de negócios, que são uma porcentagem do custo real, e que na maioria dos casos a porcentagem é 50%. Entretenimento não entra nesta linha. Então guarde o recibo completo da refeição, registre o valor total e aplique a porcentagem na hora de somar.
- Viagens (linha 24a): as instruções dizem para não incluir refeições aqui. As refeições vão na 24b.
- Outras despesas (Part V, linha 48): liste cada tipo e valor separadamente. As instruções dizem para não incluir equipamentos ou móveis do negócio, substituições ou melhorias permanentes, nem despesas pessoais, de subsistência e familiares.
- Carro e caminhão (linha 9): em geral, você pode usar as despesas reais ou a taxa padrão de quilometragem, sujeito às condições das instruções. De qualquer forma, você precisa de registros do uso no negócio.
- Escritório em casa: o uso da sua casa para o negócio vai na linha 30, não na Part II.
Quando uma despesa pode se encaixar em duas linhas (assinaturas de software, por exemplo, costumam ser tratadas como despesa de escritório ou como “outra despesa”), escolha uma abordagem com seu preparador de declarações e use-a de forma consistente.
O que um recibo do Schedule C precisa mostrar
O IRS diz que os documentos de apoio das despesas do negócio devem identificar quem recebeu o pagamento, o valor pago, a comprovação do pagamento, a data e uma descrição do que foi comprado. A Publication 463 acrescenta regras mais rígidas para despesas de viagem, refeições e carro. Para essas, anote a finalidade comercial e, no caso das refeições, quem participou. A lista completa está em quais recibos guardar para fins de imposto.
Um fluxo de trabalho em planilha para o Schedule C
1. Crie as categorias uma só vez
Crie uma lista de categorias que corresponda às linhas que você realmente usa. A maioria dos freelancers usa poucas, como 8, 9, 17, 18, 22, 24a, 24b, 25 e 27b. Identifique cada categoria com a linha, por exemplo “18 Despesas de escritório”, para que a correspondência fique óbvia.
2. Registre cada recibo com uma categoria
Uma linha por recibo: data, fornecedor, descrição, categoria (linha do Schedule C), valor e nome do arquivo. Adicione uma coluna de % de uso no negócio para itens de uso misto, como um celular, e uma coluna de valor dedutível para refeições.
3. Some por linha
Use uma tabela dinâmica, ou SUMIFS na coluna de categoria, para obter o total de cada linha. O guia da planilha de controle de recibos traz as fórmulas. Para a linha 24b, some o custo total das refeições e depois aplique a porcentagem dedutível que seu preparador confirmar.
4. Detalhe as “Outras despesas”
Para a linha 27b, a Part V pede cada tipo de despesa e seu valor. Mantenha “Outras” dividido por tipos, como tarifas bancárias, software e educação, em vez de um valor único.
5. Concilie e guarde a documentação comprobatória
Compare os totais com os extratos bancários e as faturas de cartão do negócio. Depois, arquive a planilha e as imagens dos recibos juntas, por ano. Por quanto tempo guardá-los está em por quanto tempo guardar recibos.
Como colocar um ano de recibos em categorias
Se seus recibos são uma pasta de fotos e PDFs, digitar tudo é a parte lenta. O ReceiptBatch lê um lote de recibos e transfere os dados para o Excel. Com o modelo IRS Schedule C, cada recibo vira uma linha da tabela, com data, fornecedor, subtotal, imposto e total, além de uma sugestão de linha da Part II, como “Line 18 – Office expense” ou “Line 24a – Travel”. A aba de resumo do arquivo Excel soma cada linha. A linha é só uma sugestão: altere-a na tabela onde estiver errada e lembre-se de que as refeições da linha 24b aparecem pelo valor total, então a porcentagem dedutível ainda precisa ser aplicada. Confira cada linha da tabela antes de confiar nela.
Erros comuns
- Misturar refeições com viagens. São linhas separadas, e as refeições normalmente são dedutíveis só em parte.
- Lançar equipamentos como suprimentos. Compras maiores podem precisar ser depreciadas ou tratadas pela section 179 na linha 13. Pergunte ao seu preparador.
- Despesas pessoais no meio da pilha. Somente a parte comercial dos custos de uso misto entra no Schedule C.
- Um único número enorme em “Outras”. A Part V exige o detalhamento.
- Nenhuma finalidade comercial anotada para refeições, viagens e custos com veículo.
Perguntas frequentes
Quem preenche o Schedule C?
Em geral, empresários individuais e LLCs de um único membro tributadas como empresa individual, incluindo muitos freelancers e trabalhadores autônomos de plataformas. Confira as instruções do IRS para saber quem deve preencher. Sociedades (partnerships) e corporações (corporations) usam outros formulários.
Preciso de recibos para toda despesa do Schedule C?
Você precisa de registros adequados para toda despesa que deduz. Os recibos são a prova habitual, e custos de viagem, refeições e veículo têm regras de comprovação mais rígidas (Publication 463). Guarde os recibos pelo prazo previsto pelo IRS para a manutenção desses registros.
Posso deduzir 100% das refeições de negócios?
As instruções do Schedule C dizem que a porcentagem dedutível é 50% na maioria dos casos, com algumas exceções. Confira as instruções do ano em que você vai declarar ou consulte um profissional de impostos.
Isto é aconselhamento tributário?
Não. É um guia geral para organizar recibos por linha do Schedule C, com base no formulário e nas instruções do IRS. Sua situação pode ser diferente, então confirme com um profissional de impostos.