Categorias de despesas da empresa: lista prática

A maioria das pequenas empresas consegue encaixar quase todos os recibos em uma lista curta de categorias de despesas, normalmente: publicidade e marketing, veículo e combustível, viagens, refeições, despesas de escritório e materiais, software e assinaturas, telefone e internet, aluguel e contas de consumo, seguros, honorários profissionais, tarifas bancárias e de pagamento, prestadores de serviço e salários, treinamento, equipamentos e outros. A melhor lista é a que corresponde às linhas de despesas da sua declaração de imposto de renda, para que os totais sejam transferidos diretamente para o formulário.

A seguir, você encontra uma lista inicial prática, a correspondência com os formulários dos EUA, do Reino Unido e do Canadá para autônomos e dicas para usar as categorias de forma consistente. Uma categoria serve para organizar as despesas, mas não determina se algo é dedutível. Isso depende do seu país e da sua situação, então confirme com um contador ou com a sua autoridade fiscal.

Uma lista inicial de categorias

Categoria	Recibos típicos	Observações
Publicidade e marketing	Anúncios on-line, serviços de impressão, custos de site, patrocínios
Veículo e combustível	Combustível, reparos, estacionamento, pedágios, seguro de um veículo da empresa	Geralmente exige um registro do uso profissional
Viagens	Passagens aéreas, de trem, hotéis, táxis em viagens de trabalho	Mantenha as refeições separadas
Refeições	Refeições de negócios, refeições durante viagens	Muitas vezes, são apenas parcialmente dedutíveis (veja abaixo)
Despesas de escritório	Papelaria, postagem, tinta de impressora
Materiais	Materiais usados no seu trabalho, ferramentas pequenas
Software e assinaturas	Ferramentas SaaS, armazenamento em nuvem, revistas profissionais
Telefone e internet	Contas de celular e banda larga	Apenas a parte profissional, em caso de uso misto
Aluguel e contas de consumo	Aluguel de escritório ou ateliê, aquecimento, iluminação	As regras para escritório em casa variam
Seguros	Prêmios de seguro empresarial
Honorários profissionais	Contador, advogado, consultores
Tarifas bancárias e de pagamento	Tarifas de conta, processamento de cartão, tarifas de plataformas
Prestadores de serviços e equipe	Subcontratados, freelancers, salários	Costumam se aplicar exigências adicionais de declaração
Treinamento e educação	Cursos relacionados ao seu negócio atual
Equipamentos	Computadores, máquinas, veículos	Muitas vezes recebem tratamento de bens de capital, e não de despesas operacionais comuns
Outros / consultar o contador	Qualquer despesa sobre a qual você tenha dúvidas	Melhor do que tentar adivinhar

Como as categorias se encaixam nos formulários fiscais

Nem todas as autoridades fiscais usam os mesmos agrupamentos. Alinhe a lista com o seu próprio formulário.

Estados Unidos: Schedule C

Empresários individuais nos EUA declaram as despesas no Schedule C (o anexo do formulário 1040 para renda de um negócio), Part II, linhas 8 a 27b, que incluem Advertising, Car and truck expenses, Commissions and fees, Contract labor, Depreciation and section 179 expense deduction, Insurance (other than health), Interest, Legal and professional services, Office expense, Rent or lease, Repairs and maintenance, Supplies, Taxes and licenses, Travel, Deductible meals, Utilities, Wages e Other expenses.

Duas observações das instruções do Schedule C: as refeições dedutíveis (deductible meals) têm linha própria (24b), com uma porcentagem do custo real, que as instruções indicam ser de 50% na maioria dos casos, e as viagens (24a) não incluem refeições. Nosso guia do Schedule C explica cada linha e mostra quais recibos normalmente devem ser incluídos em cada uma.

Reino Unido: despesas permitidas para autônomos

A página “Expenses if you're self-employed” (despesas se você é autônomo) do GOV.UK agrupa as despesas permitidas assim:

custos de escritório (por exemplo, papelaria ou contas de telefone)
custos de viagem (por exemplo, combustível, estacionamento, passagens de trem ou ônibus)
despesas com vestuário (por exemplo, uniformes)
custos com funcionários (por exemplo, salários ou custos de subcontratados)
itens que você compra para revender (por exemplo, estoque ou matéria-prima)
custos financeiros (por exemplo, seguros ou tarifas bancárias)
custos das instalações da empresa (por exemplo, aquecimento, iluminação, imposto sobre imóveis comerciais — business rates)
publicidade ou marketing (por exemplo, custos de site)
assinaturas (por exemplo, revistas comerciais ou profissionais)
cursos de treinamento relacionados ao seu negócio

A mesma página diz que, se você usa algo tanto para fins profissionais quanto pessoais, só pode declarar como despesa a parte correspondente ao uso profissional. Ela também diz que você não pode deduzir despesas se usar a isenção de £1,000 (tax-free trading allowance). Equipamentos, máquinas e veículos da empresa geralmente são deduzidos por meio de capital allowances (deduções de capital) na contabilidade tradicional. O GOV.UK explica como isso funciona no regime de caixa (cash basis). Se você tiver dúvidas sobre a admissibilidade de uma despesa, o GOV.UK recomenda entrar em contato com o HMRC (a autoridade tributária do Reino Unido).

Canadá: Form T2125 (declaração de atividades empresariais ou profissionais)

Para empresários individuais e sociedades de pessoas, a página “Business expenses” (despesas da empresa) da CRA (Canada Revenue Agency, a agência tributária do Canadá) lista despesas operacionais comuns, incluindo publicidade, impostos da empresa, taxas, licenças e contribuições, despesas relacionadas ao uso da residência para fins comerciais, capital cost allowance (dedução do custo de capital), entrega e frete, combustível (exceto para veículos motorizados), seguros, juros e tarifas bancárias, honorários jurídicos, contábeis e outros honorários profissionais, manutenção e reparos, refeições e entretenimento (apenas a parte permitida), despesas com veículo motorizado, despesas de escritório, aluguel, salários, materiais, telefone e contas de consumo e viagens.

Sobre refeições e entretenimento, a CRA diz que o valor máximo que você pode deduzir geralmente é 50% do menor valor entre o que você gastou e um valor razoável nas circunstâncias, com regras especiais em alguns casos. As aquisições de bens de capital são tratadas por meio da capital cost allowance, e não como despesas correntes.

Em outros países

Consulte o formulário ou o guia sobre rendimentos empresariais da sua autoridade fiscal e copie os títulos usados nele. Na Austrália, por exemplo, consulte as orientações da ATO para o seu tipo de negócio.

Como escolher a sua própria lista

Comece pelos títulos do seu formulário fiscal. Use-os como categorias para que os totais do fim do ano possam ser transferidos diretamente para o formulário.
Acrescente só o que precisar. Um designer talvez nunca use “veículo”. Quem trabalha com serviços manuais ou técnicos vai usar o tempo todo.
Mantenha as refeições separadas das viagens. Nos EUA, no Reino Unido e no Canadá, as refeições têm regras próprias.
Separe as compras de capital. Equipamentos e veículos geralmente recebem tratamento diferente das despesas do dia a dia.
Inclua uma categoria “consultar o contador”. É melhor do que tentar adivinhar.
Mantenha a lista inalterada durante o ano. Mudar as categorias no meio do ano atrapalha as comparações e os totais.

Usando as categorias no dia a dia

Atribua uma categoria ao registrar o recibo, e não no fim do ano, enquanto você ainda se lembra da finalidade da despesa.
Use uma lista suspensa na planilha para que os nomes não variem (“Office”, “office supplies”, “Office Supplies”). O guia de planilha de recibos mostra como.
Divida os recibos mistos em duas linhas se uma compra abranger duas categorias ou misturar despesas profissionais e pessoais.
Registre a finalidade comercial junto da categoria, principalmente em refeições, viagens e despesas com veículo.
Calcule mensalmente o total de cada categoria. Um salto repentino muitas vezes indica que um recibo foi classificado na categoria errada.

Para ver a rotina completa, leia como controlar as despesas da empresa.

Se você tem muitos recibos acumulados, classificar centenas deles manualmente dá trabalho. O ReceiptBatch lê um lote de fotos ou PDFs de recibos e sugere uma categoria geral para cada um, como material de escritório, viagens, refeições, software ou combustível. Você pode alterar qualquer categoria antes de baixar o arquivo, e o arquivo do Excel inclui um resumo dos totais por categoria. Considere as sugestões uma classificação inicial e revise-as, principalmente no caso de refeições e equipamentos.

FAQ

Quantas categorias de despesas uma pequena empresa deve ter?

O suficiente para corresponder ao seu formulário fiscal e mostrar para onde vai o seu dinheiro. Para a maioria dos autônomos e das pequenas empresas, isso significa cerca de 10 a 20 categorias. Categorias demais geram inconsistência, enquanto categorias de menos ocultam detalhes úteis.

Categorias são a mesma coisa que deduções?

Não. A categoria é a forma de agrupar os gastos. Se uma despesa é dedutível, e em que proporção, depende das suas regras fiscais. Refeições, itens de uso misto e compras de capital são exemplos comuns em que só uma parte é dedutível, ou em que a dedução é feita de outra forma.

Onde ficam as assinaturas de software?

Elas não têm linha própria nos formulários dos EUA, do Reino Unido ou do Canadá. Costumam ser agrupadas em despesas de escritório ou em outras despesas. Combine o tratamento com o seu contador e use-o sempre da mesma forma.

Isso é orientação fiscal?

Não. É um guia geral de organização que faz referência às orientações do IRS (a agência tributária federal dos EUA), do GOV.UK e da CRA. Confirme como as suas despesas devem ser tratadas com um profissional da área fiscal ou com a sua autoridade fiscal.