O que torna válido um recibo de IVA (VAT) no Reino Unido?

No Reino Unido, o “recibo de IVA do Reino Unido (VAT)” que permite a uma empresa registrada para fins de VAT recuperar o imposto é, na verdade, uma fatura de VAT. A HMRC afirma que as faturas de VAT que você recebe são a principal comprovação para recuperar o VAT pago nas compras (input tax). Para compras de £250 ou menos (VAT incluído), basta uma fatura de VAT simplificada. Ela deve mostrar nome, endereço e número de registro de IVA (VAT) do fornecedor, o momento do fornecimento (tax point), uma descrição dos bens ou serviços e, para cada alíquota de VAT, o valor total a pagar com VAT incluído e a alíquota de VAT cobrada. Acima de £250, geralmente é preciso uma fatura de VAT completa ou modificada, com mais detalhes.

Essas regras constam das seções 3 e 4 da VAT Notice 700/21 da HMRC (Record keeping for VAT [guarda de registros de VAT]). A seguir, veja o que cada tipo de fatura deve mostrar, como saber se um recibo emitido no caixa é válido e como guardar essas faturas. São informações gerais, não aconselhamento tributário. O VAT tem muitos casos especiais; por isso, consulte o documento ou pergunte a um contador em situações fora do comum.

A quem isso se aplica

Essas regras se aplicam se você tem registro para fins de VAT e quer recuperar o VAT sobre compras da empresa. Se você não tem esse registro, não pode recuperar o VAT. Ainda assim, é preciso guardar os recibos como comprovantes de despesas da empresa para fins de imposto de renda, embora os detalhes da fatura de VAT sejam menos importantes nesse caso.

A HMRC também ressalta que apenas empresas registradas para fins de VAT podem emitir faturas de VAT. O recibo de um fornecedor que não tenha esse registro não apresentará um número de registro de IVA (VAT) nem um valor de VAT, portanto não haverá VAT a recuperar.

Fatura de VAT completa: o que ela deve mostrar

Segundo a seção 4.1 da VAT Notice 700/21, uma fatura de VAT completa deve mostrar:

• um número sequencial que identifica o documento de forma única
• o momento do fornecimento (tax point)
• a data de emissão, se for diferente do momento do fornecimento
• nome, endereço e número de registro de IVA (VAT) do fornecedor
• nome e endereço do cliente
• uma descrição suficiente para identificar os bens ou serviços
• para cada descrição, a quantidade de bens ou o volume dos serviços, a alíquota de VAT e o valor a pagar sem VAT
• o valor total bruto a pagar, sem VAT
• o percentual de qualquer desconto por pagamento à vista oferecido
• o valor total do VAT, expresso em libras esterlinas
• o preço unitário

Há regras especiais para regimes de margem (margin schemes) e operações sujeitas a reverse charge. Além disso, empresas da Irlanda do Norte que emitem faturas para clientes da UE precisam apresentar detalhes adicionais.

Fatura de VAT simplificada (£250 ou menos)

Para um fornecimento de £250 ou menos, VAT incluído, as seções 4.4 e 4.5 do documento permitem uma fatura mais simples. Ela deve mostrar:

• nome, endereço e número de registro de IVA (VAT) do fornecedor
• o momento do fornecimento (tax point)
• uma descrição que identifique os bens ou serviços
• para cada alíquota de VAT, o valor total a pagar com VAT incluído e a alíquota de VAT cobrada

Fornecimentos isentos não devem constar nesse tipo de fatura.

Esse é o formato adotado pela maioria dos recibos emitidos no caixa de lojas, cafés e postos de gasolina registrados para fins de VAT. Repare que a fatura simplificada não precisa mostrar o valor do VAT separadamente nem o nome da sua empresa. Ela mostra o total com VAT incluído e a alíquota.

Varejistas e “recibos de VAT”

A seção 4.4 diz que os varejistas não são obrigados a emitir fatura de VAT em vendas no varejo para clientes não registrados para fins de VAT e podem presumir que ela não é necessária a menos que o cliente peça. Se um cliente pedir uma fatura de VAT:

• para £250 ou menos, o varejista pode emitir a fatura simplificada descrita acima
• para mais de £250, o varejista deve emitir uma fatura de VAT completa ou uma fatura de VAT modificada (com valores com VAT incluído, e não sem VAT)

Portanto, se o recibo comum emitido no caixa não mostrar o número de registro de IVA (VAT) da loja ou se a compra for superior a £250, peça uma fatura de VAT no caixa ou ao atendimento ao cliente do varejista. Muitos varejistas online permitem baixar a fatura de VAT no histórico de pedidos.

Checklist rápido: este recibo é válido?

Em uma compra de £250 ou menos, confira se o recibo mostra:

1. nome e endereço do fornecedor
2. o número de registro de IVA (VAT) do fornecedor
3. a data (momento do fornecimento)
4. o que foi comprado
5. o total com VAT incluído e a alíquota de VAT

Se faltar o número de registro de IVA (VAT), o documento não será uma fatura de VAT válida, mesmo que o recibo diga “VAT included” (VAT incluído).

Para compras acima de £250, confira os detalhes da fatura completa ou modificada citados acima, incluindo o nome e o endereço da sua empresa.

Como guardar faturas de VAT

Guarde uma cópia de cada fatura que você emite e recebe

A seção 3.2 diz que você precisa guardar uma cópia de cada fatura de VAT que você emite e que deveria guardar as faturas de VAT que você recebe de um jeito que permita encontrá-las com facilidade quando forem solicitadas.

Cópias digitais

A seção 6 do documento explica quando uma cópia digital pode substituir o papel. Se você escaneia uma fatura e guarda a imagem, e a imagem contém todos os detalhes exigidos para o VAT, você não precisa guardar o original em papel, a menos que ele seja necessário para outra finalidade. Mas se você apenas digita alguns valores em um software, esses dados não são uma cópia da fatura, e você precisa guardar o original. Alguns documentos, como o certificado C79 de VAT de importação, precisam ser guardados na forma original. Veja dá para jogar fora recibos depois de escanear?

Making Tax Digital

O documento também diz que as empresas registradas para fins de VAT precisam manter certos registros de VAT em formato digital, usando software funcionalmente compatível (functional compatible software). Mantenha as faturas organizadas para que seja possível vincular os valores registrados no software aos respectivos documentos.

Como registrar o VAT dos recibos

Para cada compra sobre a qual você recupera VAT, registre:

Para faturas simplificadas que mostram só o valor bruto e a alíquota, dá para calcular o VAT a partir delas. Por exemplo, a 20%, o VAT é um sexto do total com VAT incluído. Confira se o seu software ou contador usa o mesmo método.

Se você tem uma pilha de recibos para processar, o ReceiptBatch pode extrair o VAT de recibos do Reino Unido para o Excel, colocando data, fornecedor, valor líquido, VAT e valor bruto em colunas separadas para cada recibo. A ferramenta lê o que está impresso, mas não consegue determinar se um recibo atende às regras da HMRC. Por isso, use o checklist acima e guarde as imagens originais como comprovante.

Para ver a diferença entre faturas e recibos de forma mais geral, veja fatura x recibo.

Perguntas frequentes

Posso recuperar o VAT sem um recibo de VAT?

A HMRC descreve as faturas de VAT que você recebe como a principal comprovação para recuperar o input tax. A recuperação sem uma dessas faturas está sujeita às regras da HMRC sobre formas alternativas de comprovação. Consulte as orientações ou pergunte a um contador antes de recorrer a essa possibilidade.

O comprovante de pagamento com cartão é um recibo de VAT?

Em geral, não. O comprovante do terminal de cartão normalmente mostra apenas o valor pago. Guarde o recibo detalhado emitido no caixa ou a fatura de VAT que apresente o número de registro de IVA (VAT) do fornecedor.

O recibo de VAT precisa ter o meu nome?

Uma fatura simplificada (£250 ou menos) não precisa apresentar o nome e o endereço do cliente. Já uma fatura de VAT completa exige esses dados.

Por quanto tempo devo guardar os registros de VAT?

A HMRC define prazos de guarda para os registros de VAT. Consulte a VAT Notice 700/21 para ver o prazo atual e as exceções, e veja por quanto tempo guardar recibos para os prazos de guarda dos registros de imposto de renda.

Isto é aconselhamento tributário?

Não. É um resumo geral da VAT Notice 700/21 da HMRC. O VAT tem muitos casos especiais, incluindo regimes de margem, reverse charge, importações e isenção parcial; por isso, confirme com um contador ou com a HMRC.