Recibos de GST/HST no Canadá: o que guardar para pedir ITCs

Se você é registrante de GST/HST (o IVA do Canadá) e quer reivindicar créditos de imposto (ITCs) sobre o GST/HST pago em compras da empresa, precisa de recibos ou faturas com certas informações. O que é exigido depende do valor da compra. Pelos requisitos de informação da CRA (Canada Revenue Agency, a agência tributária do Canadá), todo recibo deve mostrar o nome do fornecedor, a data e o total. A partir de $100, deve mostrar também o GST/HST cobrado (ou a indicação de que está incluído) e o número de registro de GST/HST do fornecedor. A partir de $500, deve mostrar ainda seu nome, uma descrição e as condições de pagamento.

Abaixo, você encontra a tabela da CRA em linguagem simples, o que conferir em um recibo e como guardar os registros. São informações gerais, um resumo da orientação da CRA, e não aconselhamento tributário. O GST/HST tem muitas regras especiais, então consulte as páginas atuais da CRA ou um contador para o seu caso.

Para quem isso importa

Esses requisitos valem se você é registrante de GST/HST e reivindica ITCs na sua declaração de GST/HST. Se não é registrante, em geral não pode reivindicar ITCs, mas ainda assim guarda os recibos para comprovar as despesas da empresa no imposto de renda.

O que o recibo deve mostrar, por valor da compra

A página “Input tax credits” [Créditos de imposto] da CRA lista as informações necessárias em recibos, faturas ou outros documentos para sustentar um pedido de ITC:

Os valores se referem ao total da venda. A página da CRA observa que esses limites foram elevados de $30 e $150 para $100 e $500. Artigos mais antigos ainda podem citar os valores antigos.

A página também descreve exceções em que as exigências de documentação são reduzidas, como certas ajudas de custo ou reembolsos pagos a funcionários ou sócios. Confira a página da CRA se elas puderem se aplicar a você.

Uma conferência rápida do recibo

Menos de $100: confira se o recibo mostra de quem você comprou, quando e o total.

De $100 a $499.99: confira também:

• o valor do GST/HST, ou uma indicação de que o GST/HST está incluído
• o número de registro de GST/HST do fornecedor

A falta do número de registro é o motivo mais comum para um recibo não atender aos requisitos. Peça ao fornecedor um recibo ou uma fatura adequada.

$500 ou mais: confira também:

• o nome da sua empresa, ou o do seu representante autorizado
• uma descrição do que você comprou
• as condições de pagamento

Em compras maiores, peça aos fornecedores que coloquem o nome da sua empresa na fatura no momento da emissão. Incluí-lo depois é mais difícil.

Prazo para pedir ITCs

Segundo a mesma página da CRA, a maioria dos registrantes deve reivindicar os ITCs até a data de vencimento da declaração referente ao último período de declaração que termine dentro de quatro anos após o fim do período de declaração em que o ITC poderia ter sido reivindicado pela primeira vez. Um limite de dois anos vale para alguns registrados, como certas instituições financeiras listadas e empresas acima de um limite de $6 milhões, com exceções. Organize os recibos por período de declaração para localizar com facilidade ITCs ainda não pedidos.

Por quanto tempo guardar os registros de GST/HST

A orientação da CRA sobre guarda de registros diz que os registros e documentos de apoio geralmente devem ser guardados por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem. Ela explica que o prazo de seis anos para os registros de GST/HST é calculado de forma um pouco diferente. Para os detalhes, e para os outros países que cobrimos, veja por quanto tempo guardar recibos.

Como manter os recibos de GST/HST organizados

1. Digitalize ou registre os recibos sem demora. Recibos térmicos desbotam, e um número de registro desbotado não serve para nada.
2. Arquive por período de declaração (mensal, trimestral ou anual, de acordo com a sua declaração de GST/HST).
3. Anote o GST/HST separadamente em cada compra, em vez de só o total:

4. Sinalize os recibos que não têm os dados exigidos e entre em contato com o fornecedor antes de o período terminar.
5. Some o GST/HST pago em cada período para a sua declaração e guarde os recibos como comprovação.

Em províncias com HST, os recibos mostram um único imposto harmonizado. Em outras, você pode ver GST mais um imposto provincial sobre vendas separado (PST, ou QST em Quebec). Somente a parte de GST/HST pode ser pedida como ITC. Os impostos provinciais seguem regras próprias. Suas categorias podem seguir os agrupamentos de despesas da empresa da CRA, tratados em categorias de despesas da empresa.

Se você tem uma pilha de recibos para registrar, o ReceiptBatch pode converter recibos canadenses para Excel com GST/HST separado: uma linha por recibo, com data, fornecedor, subtotal, imposto e total; você revisa os dados antes de baixar o arquivo. Ele lê o que está impresso. Não verifica números de registro nem decide se um recibo atende aos requisitos da CRA, então use a tabela acima para isso.

Quando fatura e recibo forem documentos diferentes, veja fatura x recibo.

Perguntas frequentes

Preciso de um recibo com número de GST em compras pequenas?

Pela tabela da CRA, em vendas com total abaixo de $100, o número de registro de GST/HST do fornecedor não é exigido. Você ainda precisa do nome do fornecedor, da data e do total.

Posso pedir um ITC só com o comprovante do cartão?

O comprovante do cartão geralmente mostra só o estabelecimento e o valor. Em compras de $100 ou mais, você também precisa do valor do GST/HST (ou de uma indicação de que está incluído) e do número de registro do fornecedor, então guarde o recibo detalhado ou a fatura.

O limite de $30 / $150 ainda vale?

A página da CRA diz que os limites foram aumentados para $100 (de $30) e $500 (de $150). Confira a página atual da CRA se tiver dúvida sobre qual vale para um período mais antigo.

Isto é aconselhamento tributário?

Não. É um resumo da orientação da CRA sobre a documentação de ITCs. As regras de GST/HST têm muitos casos especiais, então confirme com a CRA ou com um contador.