Cât păstrezi bonurile pentru taxe: SUA, Regatul Unit, Canada

Răspuns scurt: în SUA, IRS (agenția fiscală federală din SUA) spune, în general, să păstrezi evidențele 3 ani de la data la care ai depus declarația, cu perioade mai lungi (6 ani, 7 ani sau pe termen nelimitat) în situații specifice. În Regatul Unit, liber-profesioniștii trebuie să păstreze evidențele cel puțin 5 ani după termenul-limită de depunere din 31 ianuarie pentru anul fiscal respectiv, iar societățile de tip limited company, 6 ani de la sfârșitul exercițiului financiar. În Canada, CRA (agenția fiscală a Canadei) cere, în general, 6 ani de la sfârșitul anului fiscal la care se referă evidențele.

Acestea sunt regulile principale din ghidurile oficiale ale fiecărei autorități fiscale, rezumate mai jos împreună cu principalele excepții. Sunt informații generale, nu consultanță fiscală. Situația ta poate impune o perioadă mai lungă, așa că verifică cu un contabil sau cu autoritatea fiscală dacă ai dubii.

Statele Unite (IRS)

IRS leagă durata de păstrare a evidențelor de termenul de prescripție, adică intervalul în care poți modifica o declarație sau în care IRS poate stabili impozit suplimentar. Ghidul său („How long should I keep records?” [„Cât timp trebuie să păstrez evidențele?”]) enumeră aceste perioade:

Situație	Păstrează evidențele timp de
Majoritatea declarațiilor, dacă nu se aplică niciunul dintre cazurile de mai jos	3 ani
Depui o cerere de credit fiscal sau de rambursare după depunerea declarației	3 ani de la depunere sau 2 ani de la plata impozitului, luându-se în calcul termenul care expiră mai târziu
Declari o pierdere din titluri de valoare care și-au pierdut întreaga valoare sau o deducere pentru o creanță nerecuperabilă	7 ani
Nu declari venituri pe care ar fi trebuit să le declari, iar acestea depășesc 25% din venitul brut din declarația ta	6 ani
Nu depui declarația	Pe termen nelimitat
Depui o declarație frauduloasă	Pe termen nelimitat
Evidențele privind taxele aferente angajaților (dacă ai angajați)	Cel puțin 4 ani după data la care taxa devine scadentă sau este plătită, luându-se în calcul data mai târzie

Alte două aspecte de pe aceeași pagină a IRS pot trece ușor neobservate:

Evidențele privind bunurile (de exemplu, bonurile pentru o clădire, echipamente sau îmbunătățiri majore) ar trebui păstrate, în general, până la expirarea termenului de prescripție pentru anul în care înstrăinezi bunul. Ai nevoie de ele pentru a calcula amortizarea și câștigul sau pierderea la vânzare.
Motivele care nu țin de taxe pot impune o perioadă mai lungă. IRS precizează că asigurătorii sau creditorii pot dori ca evidențele să fie păstrate mai mult decât cere IRS.

În practică, mulți proprietari de firme mici din SUA păstrează totul cel puțin 7 ani, pentru a acoperi toate cazurile din tabel, cu excepția celor care impun păstrarea „pe termen nelimitat”. Este un obicei frecvent, nu o regulă a IRS. Perioada standard stabilită de IRS este de 3 ani.

Agențiile fiscale ale statelor pot avea reguli proprii, așa că verifică și regulile statului tău.

Regatul Unit (HMRC)

Liber-profesioniști (Self Assessment)

GOV.UK spune că trebuie să păstrezi evidențele cel puțin 5 ani după termenul de depunere din 31 ianuarie al anului fiscal în cauză. Exemplul oferit: dacă ai trimis online, până la 31 ianuarie 2024, declarația pentru anul fiscal 2022–2023, păstrează evidențele cel puțin până la sfârșitul lunii ianuarie 2029.

Dacă trimiți o declarație la mai mult de 4 ani după termenul-limită, GOV.UK spune să păstrezi evidențele 15 luni după ce o trimiți.

Societăți de tip limited company

Pentru societăți, GOV.UK spune că evidențele trebuie păstrate 6 ani de la sfârșitul ultimului exercițiu financiar al societății la care se referă, sau mai mult în unele cazuri, de exemplu când:

o tranzacție acoperă mai multe perioade contabile
societatea a cumpărat un bun care se estimează că va fi folosit mai mult de 6 ani, cum ar fi echipamente sau utilaje
Company Tax Return (declarația fiscală a societății) a fost trimisă cu întârziere
HMRC a început o verificare de conformitate

Firmele înregistrate în sistemul de TVA din Regatul Unit (VAT) trebuie să respecte reguli specifice de păstrare a evidențelor, așa că verifică și ghidul HMRC privind TVA.

Dacă evidențele se pierd sau se distrug

GOV.UK spune că, dacă nu poți înlocui evidențele pierdute, trebuie să faci tot posibilul pentru a furniza cifrele și să informezi HMRC, atunci când depui declarația, dacă folosești valori estimate sau provizorii.

Canada (CRA)

Canada Revenue Agency spune că, în general, trebuie să păstrezi toate evidențele și documentele justificative necesare timp de șase ani de la sfârșitul ultimului an fiscal la care se referă. Pentru persoanele fizice, anul fiscal este anul calendaristic, iar pentru societăți este perioada fiscală.

Printre excepțiile de pe aceeași pagină a CRA se numără:

Dacă depui cu întârziere o declarație de impozit pe venit, păstrează evidențele șase ani de la data la care o depui.
Unele evidențe, cum ar fi cele cu informații istorice care afectează vânzarea, lichidarea sau încetarea unei afaceri, trebuie păstrate pe termen nelimitat.
CRA îți poate cere să păstrezi evidențele mai mult de șase ani. Agenția precizează că un funcționar te va anunța personal sau prin scrisoare recomandată.
Dacă vrei să distrugi evidențe înainte de sfârșitul perioadei de păstrare, aceeași pagină explică cum soliciți permisiunea CRA.

Evidențele GST/HST sunt acoperite tot de o perioadă de șase ani, dar CRA explică faptul că punctul de pornire se stabilește diferit pentru ele. Citește secțiunea despre GST/HST de pe pagina respectivă dacă ești înregistrat în scopuri de GST/HST.

Alte țări

Perioadele de păstrare diferă de la o țară la alta și, uneori, în funcție de tipul de afacere. Caută pe site-ul autorității tale fiscale „păstrarea evidențelor” sau „cât timp păstrezi evidențele”. În Australia, de exemplu, aceasta este ATO, iar în Irlanda, Revenue. Consultă ghidurile lor actuale, nu un tabel sintetic, deoarece aceste reguli se pot schimba.

Pe hârtie sau în format digital?

Cât timp păstrezi un bon este o întrebare. În ce formă îl păstrezi este alta. Multe autorități fiscale acceptă copii digitale dacă sunt complete și lizibile, dar condițiile diferă de la o țară la alta. Unele evidențe pot trebui păstrate în forma lor originală. Tratăm subiectul în ce bonuri să păstrezi pentru taxe.

Indiferent de formă, un bon păstrat șase ani trebuie să fie încă lizibil în al șaselea an. Bonurile termice de la casa de marcat devin adesea ilizibile cu mult înainte, așa că digitalizează-le din timp.

O rutină practică de păstrare

Un dosar pentru fiecare an fiscal. Tot ce ține de 2026 merge în Receipts/2026. După ce expiră perioada de păstrare pentru anul respectiv, poți verifica întregul dosar dintr-o dată.
Notează pe fiecare dosar data până la care trebuie păstrat. De exemplu: Receipts/2026 (keep until at least 2033). Calculează data pe baza regulii din țara ta și a excepțiilor care ți se aplică.
Păstrează separat bonurile pentru active. Pentru echipamente, vehicule, proprietăți și îmbunătățiri se aplică perioade de păstrare mai lungi în SUA, Regatul Unit și Canada. Folosește un dosar Assets pe care să nu-l ștergi odată cu dosarele anuale.
Păstrează o foaie de calcul de sinteză împreună cu documentele justificative. Dacă ți se cer vreodată informații despre un anumit an, foaia de calcul arată ce ai declarat, iar dosarul conține dovezile. Ghidul nostru despre organizarea bonurilor pentru taxe prezintă întregul sistem.
Fă două copii de siguranță. Păstrează una într-un spațiu de stocare în cloud și una offline.

Dacă transformarea unui teanc de fotografii și PDF-uri într-o foaie de calcul de sinteză îți ia cel mai mult timp, ReceiptBatch le poate converti pe toate într-un singur fișier Excel sau CSV, cu coloane pentru dată, furnizor, taxă și total.

Înainte să distrugi ceva

Chiar dacă perioada fiscală a trecut, verifică:

Bonul este pentru un activ pe care încă îl deții? Păstrează-l.
Există o garanție valabilă, o cerere de despăgubire, o cerere de împrumut sau un litigiu în curs? Păstrează-l.
Ai depus cu întârziere, ai modificat declarația sau ai primit o scrisoare de la autoritatea fiscală despre anul respectiv? Termenul poate să fi pornit din nou sau să fie mai lung.
Contabilul tău păstrează copii? Întreabă-l înainte de a presupune că le are.

Când ai dubii, păstrarea unei copii digitale costă foarte puțin.

Întrebări frecvente

Cât timp ar trebui să păstrez bonurile pentru impozitele personale (care nu țin de o afacere)?

Aceleași reguli ale IRS, HMRC și CRA se aplică evidențelor pe care se bazează orice declarație. Dacă un bon justifică o deducere sau un credit fiscal pe care l-ai inclus în declarație, păstrează-l pentru aceeași perioadă. Bonurile personale obișnuite, care nu justifică nimic dintr-o declarație, nu sunt deloc acoperite de regulile fiscale de păstrare.

Sunt 7 ani o cerință legală în SUA?

Nu, aceasta nu este o cerință generală. Perioada standard stabilită de IRS este de 3 ani, iar în anumite situații se aplică perioade de 6 ani, 7 ani sau pe termen nelimitat. Păstrarea timp de șapte ani este o regulă orientativă frecvent folosită, deoarece acoperă majoritatea acestor cazuri.

Pot arunca bonurile pe hârtie după ce le-am scanat?

Adesea da, dacă copia digitală este completă și lizibilă și îndeplinește condițiile autorității tale fiscale, dar asta diferă în funcție de țară și de tipul de evidență. Verifică ghidul autorității tale fiscale înainte să distrugi originalele.

Perioada începe de la data bonului?

Nu. Se calculează de la data depunerii declarației (SUA), de la termenul-limită de depunere (Regatul Unit, liber-profesioniști) sau de la sfârșitul anului fiscal (Canada). Un bon din ianuarie 2026 se păstrează conform calendarului declarației pentru 2026.