Ce bonuri păstrezi pentru taxe dacă ești liber-profesionist

Dacă ești liber-profesionist, păstrează fiecare bon sau factură care justifică o cheltuială de afaceri pe care o declari, precum și documentele care justifică veniturile tale: facturi de vânzare, rapoarte ale platformelor de plată și extrase de cont. Fiecare document justificativ pentru o cheltuială ar trebui să arate cui ai plătit, cât, când, cum ai plătit și pentru ce. Păstrează separat și mai mult timp evidențele pentru active (echipamente, vehicule, proprietăți) și pentru tot ce se întinde pe mai mulți ani fiscali.

Mai jos găsești o listă practică, apoi ce trebuie să arate un bon și dacă o scanare poate înlocui hârtia. Sunt informații generale, preluate în mare parte din ghidurile IRS (autoritatea fiscală federală a SUA), HMRC (autoritatea fiscală și vamală din Regatul Unit) și CRA (agenția fiscală din Canada). Nu reprezintă consultanță fiscală, așa că verifică regulile din țara ta la autoritatea fiscală sau la un contabil.

De ce contează bonurile

Declarația ta fiscală conține totaluri: totalul cheltuielilor de birou, totalul cheltuielilor de deplasare și totalul veniturilor. Dacă autoritatea fiscală te întreabă cum ai ajuns la aceste cifre, bonurile și celelalte documente justificative îți servesc drept dovezi. IRS descrie documentele justificative drept sursa înregistrărilor din registrele tale și spune că ele ar trebui să susțină înregistrările din registre și din declarație.

Așadar, testul pentru orice hârtie este simplu: susține ea o cifră din declarația mea? Dacă da, păstrează-o.

Lista de verificare: ce păstrezi

Cheltuieli pe care le declari

• Bonuri pentru achiziții de afaceri: bonuri de magazin și de casă de marcat, confirmări de comenzi online, bonuri primite pe e-mail.
• Facturi de la furnizori, de preferință marcate ca plătite sau cu dovada plății corespunzătoare.
• Facturi pentru cheltuieli de afaceri: telefon, internet, chiria spațiului firmei, utilități (sau partea din ele care ține de afacere).
• Abonamente și software: factura sau e-mailul de facturare pentru fiecare sumă facturată.
• Deplasări: bilete de transport, note de plată detaliate ale hotelului (folio, adică nota detaliată, nu doar confirmarea rezervării), parcare și taxe de drum.
• Mese cu scop de afaceri: bonul plus o notă despre cine a participat și de ce. Regulile pentru mese se numără printre cele mai restrictive și variază de la o țară la alta.
• Costuri ale vehiculului: combustibil, reparații, asigurare, plus un registru al kilometrilor parcurși dacă regulile din țara ta îl cer.
• Comisioane și onorarii: comisioane bancare, comisioane ale procesatorilor de plăți, onorarii profesionale și onorariile contabilului.

Venituri

• Propriile facturi de vânzare, numerotate și datate.
• Rapoarte ale platformelor și piețelor online (procesatori de plăți, magazine de aplicații, marketplace-uri și aplicații pentru activități independente).
• Extrase de cont care arată sumele încasate.
• Orice formulare de venituri de la sfârșit de an pe care le primești.

Active și achiziții pe termen lung

• Bonuri de achiziție pentru echipamente, computere, vehicule și utilaje.
• Documente pentru proprietăți și lucrările de îmbunătățire.

De obicei, acestea trebuie păstrate mai mult decât bonurile obișnuite, pentru că influențează amortizarea sau deducerile pentru investiții (capital allowances), precum și câștigul sau pierderea la vânzare. Vezi cât timp păstrezi bonurile pentru regulile din SUA, Regatul Unit și Canada.

Dovada plății

• Extrase de cont și extrase de card.
• Cecuri anulate (SUA) sau cotoare de carnet de cecuri (Regatul Unit).
• Confirmări de plată pentru transferuri și plăți online.

IRS include printre documentele pentru cheltuieli cecurile anulate, benzile casei de marcat, extrasele de cont, bonurile de vânzare cu cardul de credit, facturile și bonurile din casa de mică valoare. Lista HMRC pentru liber-profesioniști include toate bonurile pentru bunuri și stocuri, extrasele de cont, cotoarele de carnet de cecuri, facturile de vânzare, benzile casei de marcat și chitanțele bancare.

Ce ar trebui să arate un bon

Un bon pe care scrie doar „Total 54.20” nu prea e de folos. Potrivit paginii IRS „What kind of records should I keep” (ce fel de evidențe ar trebui să păstrez), documentele justificative pentru cheltuieli ar trebui să indice:

1. Persoana sau firma plătită: cui ai plătit.
2. Suma plătită.
3. Dovada plății.
4. Data la care ai făcut cheltuiala.
5. O descriere a produsului sau a serviciului.

IRS mai precizează că poate fi nevoie de o combinație de documente pentru a acoperi toate aceste elemente. Un extras de card dovedește plata, dar rareori spune ce ai cumpărat. Un bon spune ce ai cumpărat, dar poate să nu dovedească cum ai plătit. Împreună constituie o dovadă completă. Discutăm mai pe larg despre asta în este suficient un extras de cont în loc de bon?

Dacă ești înregistrat în scopuri de TVA (VAT) sau GST/HST și recuperezi taxa aferentă achizițiilor, factura trebuie de obicei să conțină detalii suplimentare (de exemplu, numărul de înregistrare al furnizorului). Verifică regulile autorității tale fiscale privind o factură validă pentru TVA (VAT) sau GST/HST.

Completează bonurile cu informații neclare

Notează scopul de afaceri pe bon sau în foaia ta de calcul, chiar atunci. „Prânz, Bistro 9, 42.00” devine „Prânz cu clientul J. Smith, începutul proiectului”. O notă scurtă acum te scutește de presupuneri mai târziu.

Poate o scanare sau o poză să înlocuiască hârtia?

De multe ori da, dar cu condiții. Iată ce spun ghidurile din trei țări:

• SUA: IRS Publication 583 spune că aceleași cerințe se aplică evidențelor electronice ca și celor pe hârtie. Un sistem de stocare electronică trebuie să păstreze evidențele într-o formă lizibilă și ușor de recuperat, iar documentele originale pe hârtie pot fi distruse după ce sistemul respectă cerințele IRS (prevăzute în Revenue Procedure 97-22).
• Regatul Unit (VAT): HMRC oferă un exemplu în VAT Notice 700/21. Dacă o firmă scanează facturile și păstrează imaginea, iar imaginea conține toate detaliile cerute pentru TVA din Regatul Unit (VAT), originalul nu trebuie păstrat, decât dacă este necesar în alt scop. În schimb, simpla introducere a unor cifre selectate dintr-o factură într-un program nu este o copie, deci originalul trebuie păstrat. Unele documente, cum ar fi certificatul C79 pentru TVA la import, trebuie păstrate în forma lor originală.
• Canada: CRA spune că evidențele pot fi pe hârtie, electronice sau o combinație a celor două și are ghiduri detaliate pentru evidențele de pe hârtie convertite în formă electronică.

Concluzia practică este că o foaie de calcul cu cifre nu înlocuiește bonul în sine. Păstrează o imagine sau un PDF complet și lizibil al fiecărui bon, alături de foaia de calcul. Găsești detalii în ghidul poți arunca bonurile după scanare?.

Ce nu trebuie să păstrezi (pentru taxe)

Bonurile strict personale, care nu susțin nimic din declarația ta, nu intră sub incidența regulilor fiscale de păstrare a evidențelor. Printre ele: cumpărăturile alimentare, hainele personale și abonamentele personale. Poți totuși să le păstrezi pentru garanții sau returnări. Dacă folosești același cont pentru cheltuieli personale și de afaceri, păstrează extrasele și marchează tranzacțiile personale.

O metodă simplă de a păstra totul în ordine

1. Adună și salvează bonurile săptămânal. Fotografiază bonurile pe hârtie și salvează-le pe cele digitale într-un singur dosar pentru fiecare an fiscal.
2. Notează fiecare bon într-o foaie de calcul, cu data, furnizorul, descrierea, categoria, taxa și totalul. Găsești toți pașii în ghidul nostru despre cum să-ți organizezi bonurile pentru taxe.
3. Compară lunar foaia de calcul cu extrasele de cont ca să observi bonurile lipsă cât timp sunt ușor de recuperat.
4. Dă-i contabilului ambele: foaia de calcul și dosarul cu imagini.

Dacă ai deja imaginile, dar nu și foaia de calcul, ReceiptBatch poate transforma un dosar de bonuri într-o singură foaie de calcul pentru contabilul tău. Fiecare bon devine un rând pe care îl poți verifica și corecta, iar imaginile originale rămân dovada ta.

Întrebări frecvente

Am nevoie de bon pentru fiecare cheltuială în parte?

Ai nevoie de dovezi pentru fiecare cheltuială pe care o declari. De obicei, dovada este bonul, dar unele țări acceptă alte evidențe pentru anumite cheltuieli mici sau greu de documentat, iar regulile diferă. Dacă ai pierdut un bon, încearcă să obții o copie de la vânzător și înregistrează achiziția împreună cu dovada plății.

Sunt suficiente bonurile primite pe e-mail?

În general, da. Un bon sau o factură primită pe e-mail, care arată furnizorul, data, suma și ce ai cumpărat, este un document justificativ valabil. Salvează-o ca PDF în dosarul tău cu bonuri, ca să nu depinzi de păstrarea contului de e-mail respectiv.

Trebuie să păstrez bonurile pentru lucruri achitate din fonduri personale, dar folosite în activitatea profesională?

Dacă le declari drept cheltuială de afaceri, da. Vei avea nevoie și de o notă despre utilizarea în scop de afaceri față de cea personală, pentru că multe țări permit doar partea de afaceri.

Este aceasta consultanță fiscală?

Nu. Sunt informații generale, preluate din ghidurile IRS, HMRC și CRA. Cerințele variază în funcție de țară, de tipul afacerii și de situație, așa că verifică-le cu un specialist în fiscalitate.