Este suficient un extras de cont în locul unui bon fiscal?

De obicei, un extras de cont sau de card nu înlocuiește de unul singur un bon fiscal. Un extras dovedește că ai plătit o anumită sumă unei anumite firme la o anumită dată. Nu arată ce ai cumpărat, ce taxă a fost inclusă și de ce a fost o cheltuială de afaceri. Autoritățile fiscale consideră extrasele documente justificative utile. Cea mai sigură evidență este extrasul și bonul împreună, sau extrasul plus propria ta notă despre ce a fost achiziția, atunci când bonul lipsește.

Acest articol explică ce dovedește și ce nu dovedește un extras, ce spun IRS (agenția fiscală federală din SUA) și HMRC (autoritatea fiscală din Regatul Unit) despre fiecare și ce poți face când ai doar rândul din extras. Sunt informații generale, nu consultanță fiscală. Regulile diferă de la o țară la alta, așa că verifică la autoritatea fiscală sau la un contabil pentru situația ta.

Ce dovedește un extras și ce nu

Gândește-te la o evidență a cheltuielilor ca la un răspuns la cinci întrebări. IRS le enumeră pentru cheltuielile de afaceri în pagina „What kind of records should I keep” [Ce fel de evidențe ar trebui să păstrez]: beneficiarul plății, suma plătită, dovada plății, data și o descriere a ceea ce s-a cumpărat.

Întrebare	Extras de cont sau de card	Bon detaliat
Cui ai plătit?	De obicei, sub forma numelui comerciantului, care poate fi abreviat	Da, cu nume și adesea cu adresă
Cât?	Da, totalul încasat	Da, adesea împărțit în subtotal, taxă și bacșiș
Ai plătit efectiv?	Da, acesta este punctul forte al unui extras	Nu întotdeauna (un bon poate fi pentru o comandă neplătită)
Când?	Da, data înregistrării, care poate fi cu o zi sau două mai târzie	Da, data tranzacției
Ce a fost și a fost pentru afacere?	Rareori	De obicei produsele, dar nu scopul de afaceri

Așadar, cele două documente se completează reciproc. De aceea IRS precizează că poate fi nevoie de o combinație de documente justificative pentru a acoperi toate elementele unei achiziții.

Ce spune IRS (Statele Unite)

Mai multe îndrumări ale IRS sunt relevante:

Extrasele contează ca documente justificative. IRS Publication 583 enumeră cecurile anulate, benzile casei de marcat, extrasele de cont, bonurile de vânzare plătite cu cardul de credit, facturile și bonurile de casă de mică valoare ca documente pentru cheltuieli. Precizează că documentele justificative ar trebui să arate suma plătită și că suma a fost pentru o cheltuială de afaceri.
Dovada plății singură nu este dovada unei cheltuieli de afaceri. În Publication 463 (Travel, Gift, and Car Expenses, adică cheltuieli de călătorie, cadouri și cu mașina), IRS spune că un cec anulat, împreună cu o factură de la beneficiarul plății, stabilește în mod obișnuit costul. Un cec anulat de unul singur nu dovedește o cheltuială de afaceri fără alte dovezi ale scopului de afaceri. Un rând dintr-un extras de cont sau de card se află într-o situație similară: arată plata, nu scopul.
Cheltuielile de călătorie, cadourile și cheltuielile cu mașina au reguli mai stricte. Pentru acestea, Publication 463 spune că, în general, ai nevoie de dovezi documentare, precum bonuri, cecuri anulate sau facturi. Descrie dovezile „adequate” [adecvate] ca fiind cele care arată suma, data, locul și natura esențială a cheltuielii. De exemplu, un bon de la restaurant ar trebui să arate numele și locația restaurantului, numărul de persoane servite, data și suma. Un extras de card nu va arăta cea mai mare parte din acestea.
Există excepții limitate. Publication 463 spune că dovezile documentare nu sunt necesare în anumite cazuri, de exemplu pentru o cheltuială (alta decât cazarea) de sub $75 sau pentru o cheltuială de transport pentru care un bon nu este ușor de obținut. Chiar și atunci ai nevoie de o evidență, cum ar fi o notă într-un jurnal sau într-o agendă, cu suma, data, locul și scopul de afaceri. Citește publicația însăși înainte să te bazezi pe o excepție.

Ce spune HMRC (Regatul Unit)

Pentru persoanele care desfășoară activități independente, pagina GOV.UK „what records to keep” [ce evidențe să păstrezi] enumeră tipurile de dovezi pe care ar trebui să le păstrezi, printre care toate bonurile pentru bunuri și stocuri, extrasele de cont, cotoarele carnetelor de cecuri, facturile de vânzare, rolele casei de marcat și chitanțele bancare. Extrasele de cont se află pe listă, dar alături de bonuri, nu în locul lor.

Dacă ești înregistrat în scopuri de TVA în Regatul Unit și recuperezi TVA pentru achiziții, facturile de TVA au reguli proprii, prevăzute în VAT Notice 700/21 de la HMRC. Un extras de cont nu arată defalcarea TVA și nici numărul de TVA al furnizorului, așa că verifică secțiunile despre facturile de TVA din notă înainte să recuperezi TVA fără factură.

Alte țări au principii similare. Caută îndrumările autorității tale fiscale privind păstrarea evidențelor, deoarece detaliile diferă.

Când ai doar extrasul

Bonurile se pierd. Dacă o achiziție apare doar în extras, de obicei poți face evidența mult mai solidă:

Obține o copie a bonului. Majoritatea comercianților online, furnizorilor de abonamente software, companiilor aeriene, hotelurilor și aplicațiilor de transport îți permit să descarci din cont bonurile mai vechi. Multe magazine pot reimprima un bon dacă le dai data, suma și cardul folosit.
Scrie o notă acum. Notează ce ai cumpărat, de ce a fost pentru afacere și (pentru mese) cine a participat. Pune nota în foaia ta de calcul a cheltuielilor, lângă rândul din extras. O notă scrisă în momentul achiziției sau la scurt timp după este mai bună decât una scrisă în timpul unei verificări, un an mai târziu.
Atașează orice altă dovadă. Un e-mail de confirmare a comenzii, o confirmare de rezervare, un aviz de livrare, o intrare din calendar pentru întâlnire sau o fotografie a obiectului.
Păstrează pagina de extras. Salvează extrasul PDF împreună cu evidențele tale pentru anul respectiv.
Nu forța lucrurile. Dacă chiar nu poți spune pentru ce a fost o plată, nu o deduce sau marcheaz-o pentru ca un contabil să decidă.

Mai multe despre asta în ai pierdut un bon? Ce poți face.

De ce îți mai trebuie bonurile

Chiar și lăsând deoparte regulile fiscale, bonurile detaliate te ajută să:

Împarți achizițiile mixte. O singură plată la supermarket poate acoperi pe jumătate consumabile de birou și pe jumătate alimente. Doar bonul arată asta.
Deduci taxa corectă. Dacă poți recupera taxa pe vânzări, VAT sau GST/HST, suma taxei trebuie să provină din bon sau din factură, nu din totalul din extras.
Încadrezi corect în categorii. "AMZN MKTP" dintr-un extras poate fi orice. Bonul îți spune dacă a fost software, consumabile sau echipament.
Gestionezi retururile și garanțiile. Magazinele și producătorii vor, de obicei, bonul.

Extrasele și bonurile, folosite împreună

Cel mai eficient obicei este să tratezi extrasul ca pe o listă de verificare și bonurile ca pe dovezi:

În fiecare lună, descarcă extrasele contului și cardului de afaceri.
Parcurge-le rând cu rând și asociază fiecare cheltuială de afaceri cu un bon.
Pentru ce nu are pereche, recuperează bonul sau scrie o notă (vezi mai sus).
Înregistrează fiecare pereche potrivită în foaia de calcul a cheltuielilor: data, furnizorul, descrierea, categoria, taxa și totalul, plus locul în care este salvat fișierul bonului.

Această verificare lunară durează câteva minute dacă o faci cu regularitate și este cea mai bună metodă de a identifica bonurile lipsă cât timp sunt încă ușor de recuperat. Rutina completă este în cum să urmărești cheltuielile de afaceri. Pentru lista cu ce să păstrezi, vezi ce bonuri să păstrezi pentru taxe.

Dacă potrivirea merge greu pentru că bonurile sunt un morman de fotografii și PDF-uri, un instrument precum ReceiptBatch le poate transforma într-o singură foaie de calcul cu date, furnizori și totaluri, ceea ce face mult mai rapidă compararea lor cu extrasul.

Întrebări frecvente

Acceptă IRS un extras de card de credit ca dovadă a unei cheltuieli?

Un extras este acceptat ca un document justificativ și arată că ai plătit. Pentru a dovedi o cheltuială de afaceri, în general trebuie să arăți și ce s-a cumpărat, precum și scopul de afaceri, de obicei cu un bon sau o factură. Cheltuielile de călătorie, cadourile, mesele și cheltuielile cu mașina au reguli IRS mai stricte. Vezi Publication 463.

Este un extras de cont dovada achiziției pentru retur sau garanție?

Depinde de comerciant sau de producător, nu de autoritatea fiscală. Unii acceptă un extras, mulți vor bonul. Verifică politica lor.

Ce se întâmplă dacă extrasul arată doar numele procesatorului de plăți?

Uneori plățile apar sub numele unui procesator de plăți sau al unei companii-mamă, nu sub numele magazinului. Caută în e-mail suma și data ca să găsești comanda, apoi notează în evidențele tale furnizorul real.

Este consultanță fiscală?

Nu. Sunt informații generale, bazate pe îndrumările IRS și HMRC. Ce înseamnă o dovadă adecvată depinde de țara ta, de tipul cheltuielii și de situația ta, așa că verifică cu un specialist în domeniul fiscal.