Categorii de cheltuieli de afaceri: o listă practică

Majoritatea firmelor mici pot încadra aproape fiecare bon într-o listă scurtă de categorii de cheltuieli, de obicei: publicitate și marketing, vehicul și combustibil, deplasări, mese, cheltuieli de birou și consumabile, software și abonamente, telefon și internet, chirie și utilități, asigurări, onorarii profesionale, comisioane bancare și de plată, colaboratori și salarii, formare, echipamente și altele. Cea mai bună listă este cea care se potrivește cu liniile de cheltuieli din declarația ta fiscală, astfel încât totalurile să ajungă direct în formular.

Mai jos găsești o listă de pornire practică, modul în care corespunde formularelor din SUA, Regatul Unit și Canada pentru liber-profesioniști, plus sfaturi pentru a folosi categoriile în mod consecvent. O categorie este o etichetă folosită pentru organizare, nu stabilește dacă o cheltuială este deductibilă. Aceasta depinde de țara și de situația ta, așa că verifică cu un contabil sau cu autoritatea ta fiscală.

Listă de categorii pentru început

Categorie	Bonuri tipice	Observații
Publicitate și marketing	Reclame online, tipărituri, costuri pentru site, sponsorizări
Vehicul și combustibil	Combustibil, reparații, parcare, taxe de drum, asigurare pentru un vehicul folosit în afaceri	De obicei este nevoie de o evidență a utilizării în scop de afaceri
Deplasări	Zboruri, trenuri, hoteluri, taxiuri în deplasări de afaceri	Ține mesele separat
Mese	Mese de afaceri, mese în timpul deplasărilor	Adesea deductibile doar parțial (vezi mai jos)
Cheltuieli de birou	Papetărie, taxe poștale, cerneală pentru imprimantă
Consumabile și materiale	Materiale folosite în munca ta, unelte mici
Software și abonamente	Instrumente SaaS, stocare în cloud, reviste de specialitate
Telefon și internet	Facturi de telefonie mobilă și de internet fix	Doar partea de afaceri, dacă folosești și în scop personal
Chirie și utilități	Chiria biroului sau a atelierului, încălzire, iluminat	Regulile pentru biroul de acasă diferă
Asigurări	Prime de asigurare pentru afacere
Onorarii profesionale	Contabil, avocat, consultanți
Comisioane bancare și de plată	Comisioane de cont, procesare de carduri, comisioane de platformă
Colaboratori și personal	Subcontractori, freelanceri, salarii	Se aplică adesea reguli suplimentare de raportare
Formare și educație	Cursuri legate de afacerea ta actuală
Echipamente	Calculatoare, utilaje, vehicule	Adesea tratate drept active de capital, nu drept cheltuială obișnuită
Altele / întreabă contabilul	Orice lucru în privința căruia nu ești sigur	Mai bine decât să ghicești

Cum se potrivesc categoriile cu formularele fiscale

Autoritățile fiscale nu folosesc toate aceleași grupări. Aliniază-ți categoriile cu formularul tău.

Statele Unite: Schedule C

Întreprinzătorii individuali din SUA raportează cheltuielile în Schedule C, Part II, de la linia 8 la linia 27b (Schedule C este anexa la Form 1040 pentru veniturile dintr-o afacere). Acestea includ: Advertising, Car and truck expenses, Commissions and fees, Contract labor, Depreciation and section 179 expense deduction, Insurance (other than health), Interest, Legal and professional services, Office expense, Rent or lease, Repairs and maintenance, Supplies, Taxes and licenses, Travel, Deductible meals, Utilities, Wages și Other expenses.

Două aspecte din instrucțiunile pentru Schedule C: Deductible meals (mese deductibile) apar pe o linie separată (24b), la un procent din costul real, care potrivit instrucțiunilor este 50% în cele mai multe cazuri, iar deplasările (24a) nu includ mesele. Ghidul nostru despre Schedule C parcurge fiecare linie și arată ce bonuri se trec de obicei acolo.

Regatul Unit: cheltuieli admise pentru liber-profesioniști

Pagina „Expenses if you're self-employed” [„Cheltuieli dacă ești liber-profesionist”] de pe GOV.UK (portalul guvernului britanic) grupează cheltuielile admise astfel:

costuri de birou (de exemplu papetărie sau facturi de telefon)
costuri de deplasare (de exemplu combustibil, parcare, bilete de tren sau de autobuz)
cheltuieli cu îmbrăcămintea (de exemplu uniforme)
costuri de personal (de exemplu salarii sau costuri cu subcontractorii)
bunuri pe care le cumperi pentru a le revinde (de exemplu stocuri sau materii prime)
costuri financiare (de exemplu asigurări sau comisioane bancare)
costurile spațiilor în care îți desfășori activitatea (de exemplu încălzire, iluminat, business rates, adică impozitul local pentru spații comerciale)
publicitate sau marketing (de exemplu costurile site-ului)
abonamente (de exemplu reviste de specialitate sau profesionale)
cursuri de formare legate de afacerea ta

Aceeași pagină spune că, dacă folosești ceva atât în scop de afaceri, cât și în scop personal, poți deduce doar partea aferentă activității. Mai spune că nu poți deduce cheltuieli dacă folosești scutirea de impozit de £1,000 pentru venituri din activități comerciale (trading allowance). Echipamentele, utilajele și vehiculele folosite în afaceri se deduc, în general, prin capital allowances (deduceri pentru active de capital) în sistemul contabil tradițional. GOV.UK explică cum funcționează acest lucru în sistemul cash basis (contabilitate în sistem de casă). Dacă nu ești sigur că o cheltuială este admisă, GOV.UK spune să contactezi HMRC (autoritatea fiscală din Regatul Unit).

Canada: Form T2125

Pentru întreprinderile individuale și parteneriate, pagina „Business expenses” [„Cheltuieli de afaceri”] a CRA (Canada Revenue Agency, agenția fiscală a Canadei) enumeră cheltuielile de funcționare obișnuite, printre care: publicitate, taxe de afaceri, onorarii, licențe și cotizații, cheltuieli pentru folosirea locuinței în scop de afaceri, capital cost allowance (deducere pentru amortizarea activelor), livrare și transport de marfă, combustibil (cu excepția vehiculelor cu motor), asigurări, dobânzi și comisioane bancare, onorarii juridice, de contabilitate și alte onorarii profesionale, întreținere și reparații, mese și divertisment (doar partea admisă), cheltuieli cu vehiculele cu motor, cheltuieli de birou, chirie, salarii, consumabile, telefon și utilități, și deplasări.

În privința meselor și a divertismentului, CRA spune că suma maximă pe care o poți deduce este, în general, 50% din cea mai mică dintre suma pe care ai cheltuit-o și o sumă rezonabilă în circumstanțele respective, cu reguli speciale în unele cazuri. Achizițiile de capital se tratează prin capital cost allowance, nu ca o cheltuială curentă.

În alte țări

Caută formularul sau ghidul pentru veniturile din afaceri al autorității tale fiscale și copiază titlurile din el. În Australia, de exemplu, consultă ghidurile ATO (autoritatea fiscală din Australia) pentru tipul tău de afacere.

Cum îți alegi propria listă

Pornește de la titlurile din formularul tău fiscal. Copiază-le drept categorii, ca totalurile de la sfârșitul anului să se transfere direct.
Adaugă doar ce îți trebuie. Un designer poate să nu folosească niciodată „vehicul”. Un meseriaș îl va folosi constant.
Ține mesele separat de deplasări. În SUA, Regatul Unit și Canada, mesele au propriile reguli.
Separă achizițiile de capital. Echipamentele și vehiculele se tratează de obicei diferit față de cheltuielile obișnuite.
Include o categorie „întreabă contabilul”. Este mai bine decât să ghicești.
Păstrează lista neschimbată pe tot parcursul anului. Schimbarea categoriilor în mijlocul anului afectează comparațiile și totalurile.

Folosirea categoriilor zi de zi

Atribuie o categorie în momentul în care înregistrezi bonul, nu la sfârșitul anului, cât încă îți amintești la ce s-a referit.
Folosește o listă derulantă în foaia ta de calcul, ca denumirile să rămână consecvente („Birou”, „consumabile birou”, „Consumabile Birou”). Ghidul foii de calcul pentru bonuri arată cum.
Împarte bonurile mixte pe două rânduri dacă o singură achiziție acoperă două categorii sau atât scopuri de afaceri, cât și personale.
Notează scopul de afaceri lângă categorie, mai ales pentru mese, deplasări și costuri cu vehiculul.
Adună totalurile pe categorii în fiecare lună. O creștere bruscă înseamnă adesea un bon încadrat greșit.

Pentru rutina completă, citește cum îți urmărești cheltuielile de afaceri.

Dacă ai multe bonuri de procesat, încadrarea manuală a sutelor de bonuri este obositoare. ReceiptBatch citește un lot de fotografii sau PDF-uri cu bonuri și propune o categorie generală pentru fiecare, de exemplu consumabile de birou, deplasări, mese, software sau combustibil. Poți schimba orice categorie înainte de descărcare, iar fișierul Excel include un rezumat al totalurilor pe categorii. Consideră sugestiile o primă trecere și verifică-le, mai ales pentru mese și echipamente.

Întrebări frecvente

Câte categorii de cheltuieli ar trebui să aibă o firmă mică?

Suficiente cât să se potrivească cu formularul tău fiscal și să arate unde se duc banii. Pentru majoritatea liber-profesioniștilor și firmelor mici, asta înseamnă aproximativ între 10 și 20. Prea multe categorii creează inconsecvențe, iar prea puține ascund detalii utile.

Categoriile sunt același lucru cu deducerile?

Nu. O categorie este felul în care grupezi cheltuielile. Dacă o cheltuială este deductibilă și în ce măsură depinde de regulile tale fiscale. Mesele, articolele cu utilizare mixtă și achizițiile de capital sunt exemple frecvente în care doar o parte este deductibilă sau în care deducerea se face diferit.

Unde intră abonamentele la software?

Nu au o linie proprie în formularele din SUA, Regatul Unit sau Canada. De obicei sunt grupate la cheltuieli de birou sau la alte cheltuieli. Stabilește împreună cu contabilul tău cum le tratezi și folosește același tratament în mod consecvent.

Este acesta un sfat fiscal?

Nu. Este un ghid general de organizare, care face referire la îndrumările IRS (agenția fiscală federală din SUA), GOV.UK și CRA. Confirmă cu un specialist în fiscalitate sau cu autoritatea ta fiscală cum trebuie tratate cheltuielile tale.