Cum organizezi bonurile în Excel sau Google Sheets

Pentru a organiza bonurile în Excel sau Google Sheets, fă câte un rând pentru fiecare bon și câte o coloană pentru fiecare detaliu (data, comerciantul, categoria, sumele și un link către fișier). Formatează-l ca tabel, păstrează categoriile într-o listă derulantă și totalizează-le cu SUMIFS sau cu un tabel pivot. Acesta e întregul sistem. Restul ghidului arată cum să-l configurezi ca să rămână ordonat tot anul.

Tot ce găsești aici funcționează în Microsoft Excel și în Google Sheets. Acolo unde cele două diferă, diferența este menționată.

Pasul 1: Alege coloanele

Pornește de la aceste coloane. Acestea acoperă informațiile pe care le solicită de obicei persoana care îți pregătește declarația fiscală sau care trebuie incluse într-un decont de cheltuieli, fără câmpuri inutile.

Opțional, poți adăuga: Client sau proiect (dacă refacturezi cheltuielile), Decontat? (pentru cheltuielile angajaților) și Note.

Sfaturi care te scutesc de probleme mai târziu:

• Introdu datele calendaristice în format de dată, nu ca text. Dacă poți, folosește formatul an-lună-zi (2026-03-14). Este lipsit de ambiguitate și se sortează corect.
• Păstrează sumele ca numere simple, fără simboluri monetare scrise în celulă. Folosește în schimb formatarea numerelor.
• Folosește un rând pentru fiecare bon, chiar dacă un bon conține articole din două categorii. Dacă trebuie să împarți un bon, folosește două rânduri cu aceeași dată, același comerciant și același fișier și notează împărțirea.

Pasul 2: Transformă intervalul într-un tabel

În Excel, dă clic pe orice celulă care conține date și alege Insert > Table sau apasă Ctrl+T. Tabelele se extind automat când adaugi rânduri, păstrează formulele consecvente și îți dau butoane de filtrare pe fiecare antet.

În Google Sheets, selectează datele și convertește-le în tabel (Format > Convert to table), dacă versiunea ta oferă această opțiune. Dacă nu, blochează rândul de antet (View > Freeze > 1 row) și adaugă un filtru (Data > Create a filter).

Numele din meniuri se schimbă de la o versiune la alta. Dacă nu găsești o opțiune, caută în secțiunea de ajutor a aplicației „create table” sau „filter”.

Pasul 3: Fă din categorii o listă derulantă

Greșelile de scriere îți împart totalurile. „Consumabile de birou”, „consumabile birou” și „Consumabile de birou ” (cu un spațiu la final) sunt trei categorii diferite pentru o formulă.

1. Pune lista de categorii pe o foaie separată, numită Lists.
2. Selectează coloana Categorie din foaia principală.
3. În Excel, aplică o validare a datelor de tip listă (Data > Data Validation > List). În Google Sheets, folosește validarea datelor cu listă derulantă dintr-un interval (Data > Data validation > Dropdown (from a range)).
4. Indică lista de pe foaia Lists.

Păstrează lista scurtă și stabilă. Dacă ești liber-profesionist, construiește-o pe baza rubricilor de cheltuieli din formularul tău fiscal sau întreabă-ți contabilul ce grupări preferă. Ghidul nostru despre organizarea bonurilor în scopuri fiscale conține o listă inițială orientativă.

Pasul 4: Totalizează fiecare categorie cu SUMIFS

Creează un mic bloc de sinteză, pe o a doua foaie sau în dreapta tabelului. Scrie fiecare categorie în coloana A, apoi folosește:

=SUMIFS(Receipts!G:G, Receipts!D:D, A2)

Formula adună valorile din coloana Total (G) pentru rândurile în care valoarea din coloana Categorie (D) corespunde categoriei din A2. Ajustează literele coloanelor în funcție de structura foii tale. Funcționează la fel în Excel și în Google Sheets.

Pentru a totaliza doar un an fiscal, adaugă condiții pentru dată:

=SUMIFS(Receipts!G:G, Receipts!D:D, A2, Receipts!A:A, ">="&DATE(2026,1,1), Receipts!A:A, "<="&DATE(2026,12,31))

Pentru a număra câte bonuri are fiecare categorie, folosește COUNTIFS cu aceleași condiții.

Pasul 5: Sau lasă un tabel pivot să facă treaba

Un tabel pivot îți oferă totaluri pe categorii, defalcări lunare și numărul de înregistrări, fără să fie nevoie să scrii formule.

• Excel: dă clic în tabel, apoi inserează un tabel pivot (Insert > PivotTable). Trage Categorie în zona Rows (rânduri) și Total în zona Values (valori). Trage Data în zona Columns (coloane) și grupeaz-o pe luni dacă vrei o vedere lunară.
• Google Sheets: inserează un tabel pivot (Insert > Pivot table), apoi adaugă Categorie la Rows (rânduri) și Total la Values (valori), însumate cu SUM.

Reîmprospătează tabelul pivot după ce adaugi rânduri. În Excel, folosește butonul Refresh (reîmprospătare) din fila PivotTable. Google Sheets se actualizează de obicei singur.

Pasul 6: Leagă fiecare rând de fișierul bonului

Un total dintr-o foaie de calcul este util doar dacă ai și documentele justificative pe care se bazează. Pentru fiecare rând, notează unde se află bonul:

• Numele fișierului: dacă folosești o convenție consecventă pentru denumirea fișierelor (de exemplu 2026-03-14_staples_54.20.pdf), numele este suficient pentru a găsi bonul.
• Link: în oricare dintre aplicații, lipește în coloana Fișier un link de partajare către fișierul din spațiul de stocare în cloud sau folosește =HYPERLINK("url", "view").

Păstrează fișierele cu bonuri într-un folder separat pentru fiecare an, astfel încât foaia de calcul și documentele justificative să rămână împreună. Cât timp trebuie să le păstrezi depinde de țara ta. Vezi cât timp să păstrezi bonurile.

Pasul 7: Verifică lunar

O dată pe lună:

1. Filtrează tabelul pe luna respectivă și compară totalul cu extrasul de cont sau de card.
2. Caută tranzacțiile din extras care nu au un rând corespunzător. Pentru acestea lipsesc bonurile.
3. Filtrează coloana Categorie după celulele goale și completează-le.
4. Sortează coloana Total în ordine descrescătoare, ca să verifici orice valoare neobișnuită.

Durează câteva minute, iar totalul de la sfârșitul anului va fi fost deja verificat de douăsprezece ori.

Ce durează cel mai mult: introducerea bonurilor în foaie

Crearea foii de calcul durează o oră. Introducerea a 300 de bonuri durează mult mai mult și, de aceea, cele mai multe foi de calcul pentru bonuri ajung să fie abandonate încă din martie.

Câteva moduri de a scrie mai puțin:

• Introdu datele săptămânal, nu o dată pe an. Zece bonuri pe săptămână reprezintă o cantitate ușor de gestionat.
• Descarcă ce poți. Multe bănci și multe companii emitente de carduri îți permit să exporți tranzacțiile ca CSV. Așa obții datele, comercianții și sumele pentru achizițiile cu cardul. Ai în continuare nevoie de bonuri ca dovadă și pentru a completa taxa și categoria.
• Extrage date simultan din mai multe imagini și PDF-uri. Un instrument precum ReceiptBatch citește un folder cu fotografii și PDF-uri de bonuri și generează un singur fișier Excel sau CSV cu data, comerciantul, subtotalul, taxa, bacșișul, totalul, moneda și o categorie sugerată pentru fiecare bon. Verifici tabelul, corectezi eventualele erori, descarci fișierul și lipești rândurile în foaia principală. Dacă lucrezi în Google Sheets, poți importa CSV-ul direct în Sheets.

Indiferent de metodă, păstrează aceeași ordine a coloanelor de fiecare dată, ca rândurile lipite să se alinieze.

Un model gata de copiat

Dacă vrei să începi chiar acum, creează aceste foi:

1. Receipts: tabelul de la Pasul 1.
2. Lists: lista ta de categorii pentru lista derulantă.
3. Summary: categoriile în coloana A, totalul calculat cu SUMIFS în coloana B, numărul calculat cu COUNTIFS în coloana C și un total general la final.
4. Pivot (opțional): o defalcare lunară pe categorii.

Fă o copie nouă a fișierului pentru fiecare an fiscal. Păstrează-o pe cea de anul trecut așa cum este, ca cifrele din spatele unei declarații depuse să nu se schimbe niciodată.

Întrebări frecvente

Este mai potrivit Excel sau Google Sheets pentru evidența bonurilor?

Ambele sunt potrivite. Excel oferă funcții mai avansate pentru tabele pivot și funcționează offline. Google Sheets este gratuit, ușor de partajat cu un contabil și comod de folosit pe telefon. Alege-l pe cel pe care chiar îl vei deschide în fiecare săptămână.

Pot atașa imaginea bonului în foaia de calcul?

Poți insera imagini în celule în ambele aplicații, dar fișierele devin voluminoase și greu de utilizat. Pentru un an întreg, este mai practic să incluzi un link către fișierul din folder.

Cum tratez un bon într-o monedă străină?

Notează suma originală și moneda și adaugă o coloană cu suma convertită în moneda ta principală. Regulile privind cursul de schimb în scopuri fiscale depind de țara ta, așa că întreabă-ți contabilul ce curs să folosești.

Ce fac dacă un bon cuprinde articole de afaceri și personale?

Împarte-l în două rânduri (profesional și personal), folosește același link către fișier și explică împărțirea în coloana Descriere.