Birleşik Krallık'ta Geçerli KDV (VAT) Fişi Nasıl Olmalı?

Birleşik Krallık'ta KDV (VAT) kaydı olan bir işletmenin ödediği VAT tutarını geri almasına olanak tanıyan “VAT fişi”, aslında bir VAT faturasıdır (VAT invoice). HMRC (Birleşik Krallık vergi idaresi), aldığınız VAT faturalarının ödediğiniz VAT tutarını girdi vergisi (input tax) olarak geri almanızın başlıca kanıtı olduğunu belirtir. VAT dâhil £250 veya daha düşük tutarlı alımlar için basitleştirilmiş bir VAT faturası yeterlidir. Bu faturada tedarikçinin adı, adresi ve KDV numarası (VAT), teslim veya hizmet tarihi (tax point) ve mal veya hizmetin tanımı ve her VAT oranı için VAT dahil ödenecek toplam tutarı ile uygulanan VAT oranını göstermelidir. £250'nin üzerindeki tutarlarda ise genellikle daha ayrıntılı bir tam veya değiştirilmiş VAT faturası gerekir.

Bu kurallar, HMRC'nin VAT Notice 700/21 (VAT için kayıt tutma) belgesinin 3. ve 4. bölümlerine dayanır. Aşağıda her fatura türünde bulunması gereken bilgileri, bir kasa fişinin geçerli olup olmadığını nasıl anlayacağınızı ve faturaları nasıl saklayacağınızı bulabilirsiniz. Bunlar yalnızca genel bilgilerdir ve vergi tavsiyesi niteliği taşımaz. VAT kapsamında birçok özel durum bulunduğundan, olağan dışı durumlarda ilgili belgeyi kontrol edin veya bir muhasebeciye danışın.

Bu kurallar kimleri ilgilendirir

Bu kurallar, VAT kaydınız varsa ve işletmeniz için yaptığınız alımlarda ödediğiniz VAT tutarını geri almak istiyorsanız önemlidir. VAT kaydınız yoksa VAT iadesi alamazsınız. Gelir vergisi açısından işletme giderlerinin kanıtı olarak fişleri yine saklarsınız, ancak VAT faturası ayrıntıları o kadar kritik değildir.

HMRC ayrıca yalnızca VAT kaydı olan işletmelerin VAT faturası düzenleyebileceğini belirtir. VAT kaydı olmayan bir tedarikçiden alınan fişte VAT numarası veya VAT tutarı yer almaz; dolayısıyla bu fişe dayanarak VAT iadesi alınamaz.

Tam VAT faturası: neleri göstermelidir

VAT Notice 700/21'in 4.1 bölümüne göre, tam bir VAT faturası şunları göstermelidir:

• belgeyi benzersiz biçimde tanımlayan sıra numarası
• teslim veya hizmet tarihi (tax point)
• bu tarihten farklıysa düzenlenme tarihi
• tedarikçinin adı, adresi ve VAT kayıt numarası
• müşterinin adı ve adresi
• mal veya hizmetleri tanımlamaya yetecek bir açıklama
• her açıklama için mal miktarı veya hizmetin kapsamı, VAT oranı ve VAT hariç ödenecek tutar
• VAT hariç ödenecek brüt toplam tutar
• sunulan herhangi bir nakit indirimin oranı
• sterlin cinsinden ifade edilen toplam VAT tutarı
• birim fiyat

Marj düzenlemeleri (margin schemes) ve tersine vergi yükümlülüğüne (reverse charge) tabi teslim ve hizmetler için özel kurallar geçerlidir. Ayrıca Kuzey İrlanda'da AB müşterilerine fatura düzenleyen işletmelerin ek bilgiler göstermesi gerekir.

Basitleştirilmiş VAT faturası (£250 veya altı)

Belgenin 4.4 ve 4.5. bölümleri, toplam tutarı VAT dâhil £250 veya daha az olan bir teslim ya da hizmet için daha basit bir faturaya izin verir. Bu faturada şu bilgiler yer alır:

• tedarikçinin adı, adresi ve VAT kayıt numarası
• teslim veya hizmet tarihi (tax point)
• mal veya hizmetleri tanımlayan bir açıklama
• her VAT oranı için VAT dahil ödenecek toplam tutar ve uygulanan VAT oranı

Vergiden muaf teslim ve hizmetler bu tür bir faturaya dâhil edilmemelidir.

VAT kaydı olan mağaza, kafe ve akaryakıt istasyonlarının verdiği kasa fişlerinin çoğu bu biçimdedir. Basitleştirilmiş faturanın VAT tutarını ayrı göstermek zorunda olmadığına ve işletme adınızı içermesi gerekmediğine dikkat edin. VAT dahil toplamı ve oranı gösterir.

Perakendeciler ve “VAT fişleri”

4.4. bölüm, perakendecilerin VAT kaydı olmayan müşterilere yaptıkları perakende satışlarda VAT faturası düzenlemek zorunda olmadığını ve müşteri istemedikçe böyle bir faturaya gerek olmadığını varsayabileceklerini belirtir. Bir VAT faturası istenirse:

• £250 veya altı için perakendeci yukarıda anlatılan basitleştirilmiş faturayı düzenleyebilir
• £250'nin üzerindeki tutarlar için perakendeci tam VAT faturası veya değiştirilmiş VAT faturası (VAT hariç değerler yerine VAT dâhil değerleri gösteren) düzenlemelidir

Dolayısıyla normal kasa fişiniz mağazanın VAT numarasını göstermiyorsa veya alım £250'ın üzerindeyse, kasada ya da perakendecinin müşteri hizmetlerinden VAT faturası isteyin. Birçok çevrimiçi perakendeci, sipariş geçmişinizden VAT faturası indirmenize izin verir.

Hızlı kontrol listesi: bu fiş geçerli mi?

£250 veya altındaki bir alım için fişin şunları gösterdiğini kontrol edin:

1. tedarikçinin adı ve adresi
2. VAT kayıt numarası
3. tarih (tedarik zamanı)
4. ne satın alındığı
5. VAT dahil toplam ve VAT oranı

VAT numarası yoksa, fişte “VAT dahil” yazsa bile bu geçerli bir VAT faturası değildir.

£250'nin üzerindeki alımlarda, işletmenizin adı ve adresi dâhil olmak üzere yukarıda belirtilen tam veya değiştirilmiş fatura bilgilerini kontrol edin.

VAT faturalarını saklama

Düzenlediğiniz ve aldığınız her faturanın bir kopyasını saklayın

3.2 bölümü, düzenlediğiniz her VAT faturasının bir kopyasını saklamanız gerektiğini, aldığınız VAT faturalarını ise istendiğinde kolayca bulabileceğiniz şekilde saklamanız gerektiğini söyler.

Dijital kopyalar

Belgenin 6. bölümü, dijital bir kopyanın kâğıt aslının yerini ne zaman tutabileceğini açıklar. Faturayı tarar ve görüntüyü saklarsanız ve görüntü VAT için gereken tüm ayrıntıları içeriyorsa, başka bir amaçla gerekmedikçe kâğıt aslını saklamanız gerekmez. Ancak yalnızca seçili rakamları yazılıma girerseniz, bu veri faturanın bir kopyası değildir ve aslını saklamanız gerekir. C79 ithalat VAT sertifikası gibi bazı belgeler asıl biçimleriyle saklanmalıdır. Bkz. taradıktan sonra fişleri atabilir misiniz?

Making Tax Digital

Belge ayrıca VAT kaydı olan işletmelerin belirli VAT kayıtlarını, birbiriyle işlevsel olarak uyumlu yazılımlar kullanarak dijital ortamda tutması gerektiğini belirtir. Yazılımınızdaki rakamların faturalarınıza kadar izlenebilmesi için faturalarınızı düzenli tutun.

Fişlerdeki VAT bilgilerini kaydetme

VAT iadesi talep ettiğiniz her alım için şu bilgileri kaydedin:

Yalnızca brüt tutarı ve oranı gösteren basitleştirilmiş faturalarda VAT tutarını bu bilgilerden hesaplayabilirsiniz. Örneğin %20 oranında VAT, VAT dahil toplamın altıda biridir. Yazılımınızın veya muhasebecinizin aynı yöntemi kullandığından emin olun.

İşlemeniz gereken çok sayıda fiş varsa ReceiptBatch; her fişin tarihini, tedarikçisini, net tutarını, VAT tutarını ve brüt tutarını ayrı sütunlara yerleştirerek Birleşik Krallık fişlerindeki VAT bilgilerini Excel'e aktarabilir. Yalnızca fişin üzerinde yazılı olan bilgileri okur. Bir fişin HMRC kurallarını karşılayıp karşılamadığını belirleyemez. Bu nedenle yukarıdaki kontrol listesini kullanın ve kanıt olarak orijinal görüntüleri saklayın.

Faturalar ile fişler arasındaki fark hakkında daha fazla bilgi için bkz. fatura ve fiş farkı.

SSS

VAT fişi olmadan VAT'ı geri alabilir miyim?

HMRC, aldığınız VAT faturalarını indirilecek KDV'yi geri almanın temel kanıtı olarak tanımlar. Fatura olmadan geri almak, HMRC'nin alternatif kanıta ilişkin kurallarına bağlıdır. Buna güvenmeden önce rehbere bakın veya bir muhasebeciye danışın.

Kartlı ödeme belgesi VAT fişi sayılır mı?

Genellikle hayır. Kart terminalinin verdiği belge normalde yalnızca ödenen tutarı gösterir. Tedarikçinin VAT numarasını gösteren ayrıntılı kasa fişini veya VAT faturasını saklayın.

VAT fişinde adımın yazması gerekir mi?

Basitleştirilmiş bir faturada (£250 veya altı) müşterinin adı ve adresi gerekmez. Tam bir VAT faturasında gerekir.

VAT kayıtlarını ne kadar süre saklamalıyım?

HMRC, VAT kayıtları için saklama süreleri belirler. Güncel süre ve istisnalar için VAT Notice 700/21'i kontrol edin. Gelir vergisi kayıt süreleri için fişler ne kadar süre saklanmalı yazısına göz atın.

Bu vergi tavsiyesi midir?

Hayır. Bu, HMRC'nin VAT Notice 700/21 belgesinin genel bir özetidir. VAT kapsamında marj düzenlemeleri, tersine vergi yükümlülüğü, ithalat ve kısmi istisna dâhil birçok özel durum vardır. Bu nedenle bilgileri bir muhasebeciye veya HMRC'ye doğrulatın.