Kanada'da GST/HST fişleri: ITC'ler için neler saklanmalı?
Kanada'da GST/HST'ye (KDV'ye) kayıtlıysanız ve işletme alımlarında ödediğiniz GST/HST için indirilecek vergi kredisi (ITC) talep etmek istiyorsanız, belirli bilgileri gösteren fişlere veya faturalara ihtiyacınız vardır. Hangi bilgilerin gerektiği alımın tutarına bağlıdır. CRA'nın (Kanada Gelir İdaresi) bilgi gerekliliklerine göre her fişte satıcının adı, tarih ve toplam tutar bulunmalıdır. $100 ve üzerinde fişte ayrıca tahsil edilen GST/HST (veya vergiye dahil olduğu bilgisi) ve satıcının GST/HST kayıt numarası da yer almalıdır. $500 ve üzerinde ise adınız, bir açıklama ve ödeme koşulları da gerekir.
Aşağıda CRA'nın tablosunu sade bir dille açıklıyor, fişte nelere bakmanız gerektiğini ve kayıtları nasıl saklayacağınızı anlatıyoruz. Bu yazı CRA rehberliğini özetleyen genel bilgidir; vergi tavsiyesi değildir. GST/HST'nin birçok özel kuralı vardır. Durumunuz için CRA'nın güncel sayfalarına bakın veya bir muhasebeciye danışın.
Bu konu kimleri ilgilendirir
Bu gereklilikler, GST/HST kaydınız varsa ve GST/HST beyannamenizde ITC talep ediyorsanız önem taşır. Kayıtlı değilseniz genellikle ITC talep edemezsiniz. Yine de gelir vergisi açısından işletme giderlerinizi belgelemek için fişleri saklarsınız.
Alım tutarına göre fişte neler bulunmalı
CRA'nın "Input tax credits" (İndirilecek vergi kredileri) sayfası, ITC talebini desteklemek için fişlerinizde, faturalarınızda veya diğer belgelerinizde bulunması gereken bilgileri sıralar:
| Gerekli bilgi | $100'ın altı | $100 ile $499.99 arası | $500 veya üzeri |
|---|---|---|---|
| Satıcının işletme veya ticari adı (ya da bir aracının adı) | Evet | Evet | Evet |
| Fatura tarihi; fatura yoksa GST/HST'nin ödendiği veya ödenmesi gereken tarih | Evet | Evet | Evet |
| Ödenen veya ödenmesi gereken toplam tutar | Evet | Evet | Evet |
| Tahsil edilen toplam GST/HST ya da tutarın geçerli oranda GST/HST içerdiğine dair bir ifade | Hayır | Evet | Evet |
| Faturada hem vergiye tabi hem de vergiden muaf tedarikler varsa her birinin durumu | Hayır | Evet | Evet |
| Satıcının (veya aracının) GST/HST kayıt numarası | Hayır | Evet | Evet |
| Alıcının adı veya ticari adı (ya da yetkili temsilcisi veya vekili) | Hayır | Hayır | Evet |
| Mal veya hizmetin kısa açıklaması | Hayır | Hayır | Evet |
| Ödeme koşulları | Hayır | Hayır | Evet |
Tutarlar toplam satışı ifade eder. CRA sayfası, bu eşiklerin $30 ve $150'den $100 ve $500'e yükseltildiğini belirtir. Eski yazılarda hâlâ eski rakamlar geçiyor olabilir.
Sayfada ayrıca, çalışanlara veya ortaklara ödenen bazı ödenekler ya da geri ödemeler gibi belge gerekliliklerinin azaldığı istisnalar da anlatılır. Sizin için geçerli olabileceklerini düşünüyorsanız CRA sayfasına bakın.
Hızlı fiş kontrolü
$100'ın altı: fişte satıcının adının, tarihin ve toplam tutarın yer aldığından emin olun.
$100 ile $499.99 arası: ayrıca şunlara bakın:
- GST/HST tutarı veya GST/HST'nin dahil olduğunu belirten bir ifade
- satıcının GST/HST kayıt numarası
Kayıt numarasının eksik olması, bir fişin gereklilikleri karşılamamasının en yaygın nedenidir. Satıcıdan usulüne uygun bir fiş veya fatura isteyin.
$500 ve üzeri: ayrıca şunlara bakın:
- işletme adınız veya yetkili temsilcinizin adı
- aldığınız şeyin açıklaması
- ödeme koşulları
Büyük alımlarda satıcılardan, işletme adınızı faturaya o sırada yazmalarını isteyin. Sonradan eklettirmek daha zordur.
ITC talebi için süre sınırı
Aynı CRA sayfasına göre GST/HST mükelleflerinin çoğu, ITC'yi ilk kez talep edebileceği beyan döneminin sona erdiği tarihten sonraki dört yıl içinde sona eren son beyan dönemine ait beyannamenin son tarihine kadar talep etmelidir. Bazı mükelleflere, örneğin belirli listelenmiş finansal kuruluşlara ve $6 milyon eşiğinin üzerindeki işletmelere, istisnalarla birlikte iki yıllık bir sınır uygulanır. Talep edilmemiş ITC'leri kolayca bulmak için fişleri beyan dönemine göre düzenli tutun.
GST/HST kayıtları ne kadar süre saklanır
CRA'nın kayıt tutma rehberliğine göre kayıtlar ve destekleyici belgeler genellikle ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl saklanmalıdır. Rehber, GST/HST kayıtları için altı yıllık sürenin biraz farklı hesaplandığını açıklar. Ayrıntılar ve ele aldığımız diğer ülkeler için fişler ne kadar süre saklanmalı yazısına bakın.
GST/HST fişlerini düzenli tutmak
- Fişleri hemen kaydedin. Termal fişler solar ve solmuş bir kayıt numarası işe yaramaz.
- Beyan dönemine göre dosyalayın (aylık, üç aylık veya yıllık; GST/HST beyannamesi verme sıklığınıza uygun olarak).
- Her alım için yalnızca toplam tutarı değil, GST/HST'yi de ayrı kaydedin:
| Tarih | Satıcı | GST/HST numarası | Açıklama | Ara toplam | GST/HST | Toplam | Dosya |
|---|
- Gerekli ayrıntıları eksik olan fişleri işaretleyin ve dönem kapanmadan satıcıyla iletişime geçin.
- Dönem başına ödenen toplam GST/HST'yi hesaplayın (beyannameniz için) ve fişleri kanıt olarak saklayın.
HST uygulanan eyaletlerde fişlerde tek bir uyumlaştırılmış vergi görünür. Diğerlerinde GST artı ayrı bir eyalet satış vergisi (PST ya da Quebec'te QST) görebilirsiniz. ITC olarak yalnızca GST/HST kısmı talep edilebilir. Eyalet vergileri kendi kurallarına tabidir. Kategorileriniz CRA'nın işletme gideri gruplamalarını izleyebilir; bunlar işletme gider kategorileri yazısında anlatılıyor.
Kaydedilecek bir fiş yığınınız varsa ReceiptBatch Kanada fişlerini GST/HST ayrıştırılmış şekilde Excel'e dönüştürebilir: her fiş için tarih, satıcı, ara toplam, vergi ve toplamı içeren bir satır oluşturur; siz de indirmeden önce kontrol edersiniz. Yalnızca fişin üzerinde yazan bilgileri okur. Kayıt numaralarını doğrulamaz ve bir fişin CRA gerekliliklerini karşılayıp karşılamadığına karar vermez. Bunun için yukarıdaki tabloyu kullanın.
Fatura ile fişin farklı belgeler olduğu durumlar için fatura ve fiş farkı yazısına bakın.
SSS
Küçük alımlarda GST/HST kayıt numarası bulunan bir fiş gerekir mi?
CRA'nın tablosuna göre toplam satışın $100'ın altında olduğu durumlarda satıcının GST/HST kayıt numarası gerekmez. Yine de satıcının adı, tarih ve toplam tutar gerekir.
Yalnızca kredi kartı slipiyle ITC talep edebilir miyim?
Kart slipi genellikle yalnızca işyerini ve tutarı gösterir. $100 ve üzeri alımlarda ayrıca GST/HST tutarı (veya dahil olduğuna dair bir ifade) ile satıcının kayıt numarası gerekir. Bu yüzden ayrıntılı fişi veya faturayı saklayın.
$30 / $150 eşiği hâlâ geçerli mi?
CRA sayfası, eşiklerin $100'e ($30'dan) ve $500'e ($150'den) yükseltildiğini belirtir. Eski bir döneme hangisinin uygulandığından emin değilseniz CRA'nın güncel sayfasına bakın.
Bu bir vergi tavsiyesi midir?
Hayır. ITC belgeleri konusunda CRA rehberliğinin bir özetidir. GST/HST kuralları birçok özel durum içerir; bu yüzden CRA'ya veya bir muhasebeciye danışarak doğrulayın.