Schedule C Giderleri: Fişleri Satırlara Göre Düzenleme
ABD'de şahıs işletmesi sahipleri ile şahıs işletmesi olarak vergilendirilen tek üyeli LLC'ler, işletme gelir ve giderlerini Schedule C (Form 1040) [Form 1040'un işletme gelir ve giderlerine ilişkin eki] üzerinden beyan eder. Part II, Advertising ile Other expenses arasındaki giderleri 8 ila 27b satırlarında listeler. Hazırlanmanın en kolay yolu, her fişe bu satırlardan biriyle eşleşen bir kategori vermek ve yıl sonunda her kategoriyi toplamaktır. Evinizin iş amaçlı kullanımına ilişkin giderler ise ayrıca 30. satıra yazılır.
Aşağıda Part II'deki her satırı, genellikle o satırda sınıflandırılan fiş türlerini ve elektronik tabloyla uygulayabileceğiniz basit bir iş akışını bulabilirsiniz. Satır adları IRS'nin (ABD federal vergi idaresi) formundan ve talimatlarından alınmıştır (2025 vergi yılı sürümleri). Bu yazı genel bilgi niteliğindedir, vergi tavsiyesi değildir. Bir giderin hangi satıra gireceği ve ne kadarının indirilebileceği somut durumunuza bağlıdır; bu yüzden IRS talimatlarına bakın veya bir vergi uzmanına danışın.
Schedule C Part II gider satırları
| Satır | Formdaki ad | Genellikle buraya giren fişler |
|---|---|---|
| 8 | Advertising (Reklam) | Çevrimiçi reklamlar, basılı broşürler, sponsorluklar, tanıtım ürünleri |
| 9 | Car and truck expenses (Otomobil ve kamyon giderleri) | İş için kullandığınız bir araca ait yakıt, onarım ve park giderleri veya standart kilometre oranı (talimatlara bakın) |
| 10 | Commissions and fees (Komisyonlar ve ücretler) | Başkalarına ödenen komisyonlar ve ücretler |
| 11 | Contract labor (Sözleşmeli işçilik) | Bağımsız yüklenicilere yapılan ödemeler |
| 12 | Depletion (Tükenme payı) | Doğal kaynaklar (çoğu küçük işletme için nadiren geçerlidir) |
| 13 | Depreciation and section 179 expense deduction (Amortisman ve section 179 gider indirimi) | Ekipman, bilgisayar, makine: satın alma fişlerini saklayın, genellikle Form 4562 ile bildirilir |
| 14 | Employee benefit programs (Çalışan yan hakları programları) | Çalışanlara yönelik yan hak programları (19. satırdaki emeklilik planları hariç) |
| 15 | Insurance (other than health) (Sigorta, sağlık dışında) | İşletme sigortası primleri |
| 16a / 16b | Interest: mortgage / other (Faiz: ipotek / diğer) | İşletme kredileri ve diğer kredilere ilişkin faiz dökümleri |
| 17 | Legal and professional services (Hukuki ve profesyonel hizmetler) | İşletmeyle ilgili muhasebeci, avukat ve vergi beyannamesi hazırlama ücretleri |
| 18 | Office expense (Ofis gideri) | IRS talimatlarına göre ofis malzemeleri ve posta gideri |
| 19 | Pension and profit-sharing plans (Emeklilik ve kâr paylaşım planları) | Çalışanlar için yapılan katkılar |
| 20a / 20b | Rent or lease: vehicles, machinery and equipment / other business property (Kira: araçlar, makineler ve ekipman / diğer işletme mülkü) | Ekipman kirası, ofis veya stüdyo kirası |
| 21 | Repairs and maintenance (Onarım ve bakım) | Değer katmayan veya kullanım ömrünü uzatmayan küçük çaplı onarımlar |
| 22 | Supplies (not included in Part III) (Sarf malzemeleri, Part III'e dahil olmayanlar) | İşletmede kullanılan malzemeler ve sarf malzemeleri |
| 23 | Taxes and licenses (Vergiler ve ruhsatlar) | İşletme ruhsatları, bazı işletme vergileri |
| 24a | Travel (Seyahat) | Gecelemeli iş seyahatlerinde konaklama ve ulaşım (yemekler hariç) |
| 24b | Deductible meals (İndirilebilir yemekler) | İş yemekleri, indirilebilir tutar üzerinden girilir |
| 25 | Utilities (Elektrik, su vb. giderler) | İşletme mekânlarının elektrik, su vb. giderleri; telefon hizmetiyle ilgili talimatlara bakın |
| 26 | Wages (less employment credits) (Ücretler, istihdam kredileri düşüldükten sonra) | Çalışanlara ödenen maaş ve ücretler |
| 27a | Energy efficient commercial buildings deduction (Enerji verimli ticari binalar indirimi) | Uzmanlık gerektiren bir kalemdir; Form 7205 gerekir |
| 27b | Other expenses (from line 48) (Diğer giderler, 48. satırdan) | Yukarıdakilere uymayan her olağan ve gerekli gider; Part V'te kalem kalem yazılır |
Ayırmaya başlamadan önce talimatlardaki birkaç kuralı bilmekte fayda var:
- Meals (24b satırı): talimatlar, indirilebilir iş yemeği giderlerinizi girmenizi söyler. Bu tutar gerçek maliyetin bir yüzdesidir ve çoğu durumda bu oran %50'dir. Eğlence harcamaları bu satıra girmez. Bu yüzden yemeğin fişinin tamamını saklayın, tutarın tamamını kaydedin ve toplarken yüzdeyi uygulayın.
- Travel (24a satırı): talimatlar buraya yemek eklememenizi söyler. Yemekler 24b'ye girer.
- Other expenses (Part V, 48. satır): her gider türünü ve tutarını ayrı ayrı yazın. Talimatlara göre işletme ekipmanları veya mobilyaları, bunların yerine alınanlar ya da kalıcı iyileştirmeler ile kişisel giderler, geçim giderleri ve aile giderleri buraya eklenmez.
- Car and truck (9. satır): genellikle fiili giderleri ya da standart kilometre oranını kullanabilirsiniz; talimatlardaki koşullar geçerlidir. Hangisini seçerseniz seçin, işte kullanıma dair kayıtlara ihtiyacınız olur.
- Home office (ev ofisi): evinizin iş amaçlı kullanımına ilişkin giderler Part II'ye değil, 30. satıra yazılır.
Bir gider iki satıra da uyabiliyorsa (örneğin yazılım abonelikleri çoğunlukla office expense veya “other expense” olarak değerlendirilir), beyannamenizi hazırlayan kişiyle tek bir yöntem seçin ve tutarlı biçimde kullanın.
Schedule C giderlerine ait bir fişte neler bulunmalı
IRS, işletme giderlerini destekleyen belgelerde ödemenin yapıldığı kişi veya kuruluşun, ödenen tutarın, ödeme kanıtının, tarihin ve satın alınan mal ya da hizmetin açıklamasının bulunması gerektiğini belirtir. Publication 463 (IRS Yayını 463), seyahat, yemek ve araç giderleri için daha sıkı kurallar getirir. Bu giderlerde iş amacını, yemeklerde ise kimlerin katıldığını not edin. Tam kontrol listesi vergi için hangi fişlerin saklanması gerektiği yazısında.
Schedule C için elektronik tablo akışı
1. Kategorileri bir kez oluşturun
Gerçekten kullandığınız satırlarla eşleşen bir kategori listesi hazırlayın. Çoğu serbest çalışan 8, 9, 17, 18, 22, 24a, 24b, 25 ve 27b gibi birkaç satır kullanır. Eşleşme açıkça görünsün diye her kategoriyi satırla etiketleyin, örneğin “18 Office expense”.
2. Her fişi bir kategoriyle kaydedin
Her fiş için bir satır: tarih, satıcı, açıklama, kategori (Schedule C satırı), tutar ve dosya adı. Telefon gibi hem iş hem de kişisel amaçla kullanılan kalemler için bir iş amaçlı kullanım yüzdesi (%) sütunu, yemekler için ise bir indirilebilir tutar sütunu ekleyin.
3. Satıra göre toplayın
Her satırın toplamını almak için pivot tablo ya da kategori sütununda SUMIFS kullanın. Fiş takip tablosu rehberi formülleri içerir. 24b satırı için yemeğin tam maliyetini toplayın, ardından beyannamenizi hazırlayan kişinin doğruladığı indirilebilir yüzdeyi uygulayın.
4. “Other expenses” kalemini ayrıntılandırın
27b satırı için Part V, her gider türünü ve tutarını ister. “Other” kalemini tek bir toplam yerine banka ücretleri, yazılım ve eğitim gibi türlere ayrılmış halde tutun.
5. Mutabakat yapın ve kanıtları saklayın
Toplamları işletmenizin banka hesap özetleri ve kart ekstreleriyle karşılaştırın. Ardından tabloyu ve fiş görsellerini yıl bazında birlikte arşivleyin. Ne kadar süre saklanacağı fişler ne kadar süre saklanmalı yazısında anlatılıyor.
Bir yıllık fişleri kategorilere ayırma
Fişleriniz fotoğraf ve PDF dosyalarından oluşan bir klasördeyse, en çok zaman alan iş bunları elle girmektir. ReceiptBatch fişleri toplu olarak okuyup Excel'e aktarır. IRS Schedule C şablonuyla her fiş; tarih, satıcı, ara toplam, vergi ve toplam bilgilerini içeren ayrı bir satıra dönüştürülür. Ayrıca “Line 18 – Office expense” veya “Line 24a – Travel” gibi önerilen bir Part II satırı eklenir. Excel dosyasındaki özet sayfasında her Schedule C satırının toplamı gösterilir. Bu sınıflandırma yalnızca bir öneridir: hatalıysa tabloda değiştirin. Ayrıca 24b satırındaki yemeklerin tam tutarla gösterildiğini ve indirilebilir yüzdenin yine de uygulanması gerektiğini unutmayın. Güvenmeden önce her satırı kontrol edin.
Sık yapılan hatalar
- Yemekleri seyahatle karıştırmak. Bunlar ayrı satırlardır ve yemekler genellikle yalnızca kısmen indirilebilir.
- Ekipmanı sarf malzemesi gibi gider yazmak. Daha büyük alımların amortismana tabi tutulması ya da 13. satırda section 179 kapsamında ele alınması gerekebilir. Beyannamenizi hazırlayan kişiye danışın.
- Fişlerin arasına karışan kişisel giderler. Schedule C'ye yalnızca karma kullanımlı maliyetlerin işle ilgili kısmı girer.
- Tek bir büyük “Other” toplamı. Part V ayrıntılı bir döküm ister.
- İş amacını not etmemek. Yemek, seyahat ve araç giderlerinde iş amacı belirtilmelidir.
Sık Sorulan Sorular
Kimlerin Schedule C vermesi gerekir?
Schedule C'yi genellikle şahıs işletmesi sahipleri ve şahıs işletmesi olarak vergilendirilen tek üyeli LLC'ler verir; birçok serbest çalışan ve gig ekonomisinde çalışan kişi de bu gruba dahildir. Kimlerin bu formu vermesi gerektiğini öğrenmek için IRS talimatlarına bakın. Ortaklıklar ve şirketler başka formlar kullanır.
Her Schedule C gideri için fişe ihtiyacım var mı?
İndirim konusu yaptığınız her gider için yeterli kayıt tutmanız gerekir. Fişler genellikle kanıt olarak kullanılır; seyahat, yemek ve araç giderleri için daha sıkı belgelendirme kuralları geçerlidir (Publication 463). Fişleri, ilgili IRS zamanaşımı süresi boyunca saklayın.
İş yemeklerinin %100'ünü indirebilir miyim?
Schedule C talimatları, indirilebilir yüzdenin çoğu durumda %50 olduğunu, bazı istisnaların bulunduğunu söyler. Beyanname vereceğiniz yıla ait talimatlara bakın ya da bir vergi uzmanına danışın.
Bu vergi tavsiyesi midir?
Hayır. Bu, IRS formuna ve talimatlarına dayanarak fişleri Schedule C satırlarına göre düzenlemeye yönelik genel bir rehberdir. Durumunuz farklı olabilir; bu yüzden bir vergi uzmanına danışarak doğrulayın.