Spesenerstattung: Welche Belege Ihr Arbeitgeber braucht

Um Ausgaben für die Arbeit erstattet zu bekommen, verlangen die meisten Arbeitgeber einen detaillierten Beleg für jede Ausgabe (nicht nur einen Kartenbeleg oder eine Zeile auf dem Kontoauszug), den geschäftlichen Anlass, bei Mahlzeiten wer teilgenommen hat, für die Unterkunft die endgültige Hotelrechnung (Folio) und dass alles innerhalb der Frist eingereicht wird, die in der Spesenrichtlinie des Unternehmens steht. Fehlt Ihnen ein Beleg, haben die meisten Unternehmen eine Ausweichlösung, etwa eine unterschriebene Erklärung, die in der Regel aber begrenzt ist.

Die Richtlinie Ihres Unternehmens ist hier das Regelwerk. Lesen Sie sie deshalb zuerst. Dieser Artikel erklärt, was Arbeitgeber in der Regel verlangen und warum. Dazu gehören die US-Steuerregeln dahinter („accountable plans“, also Erstattungspläne mit Nachweispflicht, in der IRS Publication 463 der US-Bundessteuerbehörde), die ein wichtiger Grund dafür sind, dass Arbeitgeber bei Belegen genau hinsehen. Das sind allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Warum Arbeitgeber bei Belegen streng sind

In den USA beschreibt die IRS Publication 463 accountable plans. Das sind Erstattungsregelungen, bei denen Beschäftigte:

1. Ausgaben mit einem geschäftlichen Bezug haben
2. diese Ausgaben gegenüber ihrem Arbeitgeber innerhalb eines angemessenen Zeitraums angemessen abrechnen
3. zu viel erhaltene Erstattungen oder Vorschüsse innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurückgeben

Sind alle drei Regeln erfüllt, sollte der Arbeitgeber die Erstattungen laut Publication 463 nicht als Einkommen in Ihrem Form W-2 angeben. Erstattungen, die die Regeln nicht erfüllen, gelten im Allgemeinen als im Rahmen eines nonaccountable plan (nicht nachweispflichtiger Plan) gezahlt und werden als Arbeitslohn gemeldet.

Publication 463 sagt, dass Sie angemessen abrechnen, indem Sie Ihrem Arbeitgeber eine Ausgabenaufstellung, ein Kassenbuch, ein Tagebuch oder eine ähnliche Aufzeichnung geben, in der jede Ausgabe zum Zeitpunkt der Ausgabe oder zeitnah erfasst ist, zusammen mit Nachweisen wie Belegen.

Ihre Belege tragen also dazu bei, dass Erstattungen für Sie steuerfrei bleiben, und dienen zugleich als interne Kontrolle Ihres Unternehmens. Andere Länder haben eigene Regeln für steuerfreie Erstattungen, aber die praktische Anforderung ist ähnlich: ein Nachweis für jede Ausgabe.

Was Arbeitgeber in der Regel verlangen

Die Richtlinien unterscheiden sich, aber diese Anforderungen sind üblich.

Detaillierte Belege, nicht nur Kartenbelege

Ein Beleg vom Kartenterminal oder eine Zeile auf dem Kontoauszug zeigt, dass Sie bezahlt haben, nicht was Sie gekauft haben. Die meisten Richtlinien verlangen den detaillierten Beleg mit den einzelnen Positionen. Bei Mahlzeiten prüft die Finanzabteilung damit, ob etwas dabei ist, das die Richtlinie nicht abdeckt, zum Beispiel Alkohol. Warum ein Kontoauszug allein nicht reicht, erklärt Reicht ein Kontoauszug statt eines Belegs?

Hotelrechnungen

Reichen Sie für die Unterkunft die endgültige Hotelrechnung (Folio) ein, also die detaillierte Rechnung, die Sie beim Auschecken bekommen. Sie zeigt den Zimmerpreis pro Nacht, Steuern und Extras (Minibar, Zimmerservice, Parken). Eine Buchungsbestätigung reicht nicht, denn sie zeigt, was Sie gebucht haben, nicht, was Ihnen berechnet wurde. Publication 463 nennt einen Hotelbeleg als Beispiel für einen angemessenen Nachweis, wenn er Name und Ort des Hotels, die Aufenthaltsdaten und getrennte Beträge für Posten wie Unterkunft, Mahlzeiten und Telefongespräche zeigt.

Angaben zu Mahlzeiten

Laut Publication 463 ist ein Restaurantbeleg ein angemessener Nachweis für ein Geschäftsessen, wenn er Name und Ort des Restaurants, die Zahl der bewirteten Personen sowie Datum und Betrag zeigt. Viele Arbeitgeber verlangen außerdem:

• die Namen der Teilnehmenden und ihre Organisation
• den geschäftlichen Anlass („Projektstart mit Kunde X“)

Transport

• Flüge und Bahnfahrten: das E-Ticket oder die Reiseübersicht mit dem bezahlten Fahrpreis, plus eventuelle Umbuchungsgebühren.
• Taxis und Fahrdienste: der Beleg aus der App mit Datum, Strecke und Betrag.
• Kilometerpauschale: ein Fahrtenbuch mit Datum, Start, Ziel, Zweck und Strecke, wenn Sie Ihr eigenes Auto genutzt haben.

Fremdwährung

Bewahren Sie den Beleg in der Originalwährung auf. Ihre Kartenabrechnung zeigt, was Ihnen tatsächlich in Ihrer Heimatwährung berechnet wurde. Welchen Wechselkurs Sie verwenden, richtet sich nach Ihrer Richtlinie.

Fristen sind wichtig

Laut Publication 463 hängt die Definition eines „reasonable period of time“ (angemessener Zeitraum) von den Tatsachen und Umständen ab. Sie nennt außerdem Vorgehensweisen, die als angemessen gelten, darunter:

• einen Vorschuss innerhalb von 30 Tagen nach der Ausgabe zu erhalten
• Ausgaben innerhalb von 60 Tagen nach ihrer Bezahlung oder nachdem sie angefallen sind angemessen abzurechnen
• eine zu viel gezahlte Erstattung innerhalb von 120 Tagen nach der Bezahlung der Ausgabe oder nachdem sie angefallen ist zurückzugeben

Die Frist Ihres Unternehmens kann kürzer sein. Wer zügig einreicht, findet seine Belege außerdem leichter, und die Details sind noch frischer.

Wenn Sie einen Beleg verlieren

Suchen Sie in Ihrer Richtlinie nach einer Erklärung über einen fehlenden Beleg oder einem ähnlichen Formular. Üblicherweise beschreiben Sie darin die Ausgabe, ihr Datum, den Betrag und den geschäftlichen Anlass, fügen weitere Nachweise bei (Kartenabrechnung, Buchungsbestätigung, Foto) und unterschreiben. Unternehmen begrenzen oft, wie viele dieser Erklärungen Sie nutzen dürfen oder welchen Betrag sie übernehmen können. Wie Sie einen Beleg zunächst wiederbeschaffen können, steht in Beleg verloren? Das können Sie tun.

So wird Ihre Abrechnung schnell genehmigt

Die für die Genehmigung zuständigen Personen und die Finanzteams bearbeiten viele Abrechnungen. Machen Sie Ihre deshalb leicht prüfbar:

1. Eine Zeile pro Beleg, mit Datum, Händler, Kategorie, Betrag, Währung und Zweck.
2. Belege passend zu den Zeilen nummeriert und in derselben Reihenfolge angehängt.
3. Summen nach Kategorie (Flug, Unterkunft, Mahlzeiten, Transport vor Ort).
4. Private Posten entfernt, mit einem Hinweis, wo Sie diese von einer Rechnung abgezogen haben.
5. Vorschüsse abgezogen, damit der fällige Betrag klar ist.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in So erstellen Sie eine Spesenabrechnung.

Kommen Sie von einer Reise mit einem Stapel Belege und einer Hotelrechnung als PDF zurück, kostet es Zeit, alles in die Vorlage Ihres Unternehmens zu tippen. ReceiptBatch kann Hotelrechnungen und Belege in eine Tabelle für die Spesenabrechnung umwandeln: eine Zeile pro Dokument mit Datum, Händler, Beträgen und Währung, die Sie prüfen und dann in Ihre Abrechnung kopieren. Hängen Sie die Originalbelege an, wie Ihr Unternehmen es verlangt.

FAQ

Brauche ich für jede Ausgabe einen Beleg, um eine Erstattung zu erhalten?

Meistens ja, zumindest ab einem Betrag, den Ihr Unternehmen festlegt. Prüfen Sie Ihre Richtlinie. Die US-Steuerregeln (Publication 463) kennen einige Ausnahmen von der Pflicht zum dokumentarischen Nachweis, etwa für Ausgaben (außer Unterkunft) unter $75, aber Ihr Arbeitgeber kann strengere interne Regeln festlegen.

Reicht eine Kreditkartenabrechnung für die Erstattung?

Meist nicht allein. Die meisten Arbeitgeber wollen detaillierte Belege, besonders bei Mahlzeiten und Hotels. Je nach Richtlinie kann eine Kreditkartenabrechnung zusammen mit einer Erklärung für fehlende Belege akzeptiert werden.

Wird meine Erstattung versteuert?

In den USA zählen Erstattungen im Rahmen eines „accountable plan“ im Allgemeinen nicht zu Ihrem Arbeitslohn, wenn Sie dessen Regeln einhalten. Erstattungen im Rahmen eines „nonaccountable plan“ gelten im Allgemeinen als Arbeitslohn. Anderswo gelten andere Regeln. Fragen Sie die Lohnbuchhaltung Ihres Arbeitgebers oder einen Steuerberater.

Was ist, wenn mein Arbeitgeber eine Ausgabe nicht erstattet?

Ob Sie nicht erstattete Arbeitnehmerausgaben in Ihrer eigenen Steuererklärung geltend machen können, hängt von Ihrem Land und dem Steuerjahr ab. Prüfen Sie die aktuellen Hinweise Ihrer Steuerbehörde oder fragen Sie einen Steuerberater, bevor Sie davon ausgehen, dass es möglich ist.