Cómo hacer un informe de gastos paso a paso

Para hacer un informe de gastos, reúne todos los recibos del período o del viaje, anota cada gasto en su propia línea (fecha, proveedor, descripción, categoría, importe y moneda), suma las líneas, adjunta los recibos, añade el motivo profesional y envíalo para su aprobación antes de la fecha límite que fije la política de tu empresa. Si tu empresa usa un sistema de gastos, te pedirá la misma información en su propio formulario.

A continuación encontrarás una guía paso a paso, una plantilla que puedes copiar en Excel o Google Sheets y los errores que con más frecuencia hacen que devuelvan un informe.

Para qué sirve un informe de gastos

Un informe de gastos sirve para solicitar el reembolso de los gastos del negocio que pagaste de tu bolsillo o para justificar los gastos abonados con una tarjeta de la empresa. Responde a tres preguntas para quien debe aprobarlo:

1. ¿Qué gastaste? Cada gasto, con su importe.
2. ¿Fue por motivos de trabajo? El propósito del viaje, la reunión o la compra.
3. ¿Puedes demostrarlo? Recibos u otras pruebas para cada línea.

Las empresas suelen tener motivos fiscales para exigir que se haga correctamente. En EE. UU., por ejemplo, la Publication 463 (publicación 463) del IRS, la agencia tributaria federal de EE. UU., explica en su capítulo 6 que, con un "accountable plan" (plan con rendición de cuentas), los empleados deben justificar adecuadamente sus gastos ante el empleador dentro de un plazo razonable y devolver cualquier anticipo sobrante. Cuando se cumplen esas reglas, los reembolsos generalmente no se tratan como salario. Otros países tienen sus propias normas. La conclusión práctica es la misma en todas partes: los informes completos y bien documentados permiten recibir el reembolso más rápido.

Paso 1: Revisa primero la política de tu empresa

Antes de empezar, busca la política de gastos y anota:

• la fecha límite de envío (por ejemplo, un número determinado de días después del viaje o del cierre del mes)
• los límites: tarifas de dietas (per diem), topes de hotel, límites de comidas, tarifas de kilometraje
• lo que no se reembolsa (alcohol, mejoras de categoría, extras personales, multas)
• si se exigen recibos detallados y a partir de qué importe
• el formato: una plantilla de hoja de cálculo de la empresa, una app de gastos o un formulario
• quién lo aprueba y si hace falta un centro de costos o un código de proyecto

Si no hay una política por escrito, pregunta a tu jefe o al equipo de finanzas. Dejar claras las reglas de antemano evita que más adelante te rechacen partidas.

Paso 2: Reúne todos los recibos

Reúne todo lo del período o del viaje:

• recibos en papel de tu cartera, tu bolso y tu auto
• recibos por correo electrónico y confirmaciones de reserva (vuelos, trenes, hoteles y viajes reservados mediante apps de transporte)
• facturas detalladas del hotel (folio), la cuenta detallada y no solo la confirmación de la reserva
• recibos dentro de apps (transporte, comida a domicilio, estacionamiento)
• el extracto de la tarjeta, como lista de comprobación para detectar lo que se te haya pasado

Fotografía los recibos en papel y guarda todos los archivos en una sola carpeta para el informe, por ejemplo Expenses/2026-03 Berlin trip.

¿Te falta alguno? Consulta ¿Has perdido un recibo? Qué hacer para saber cómo recuperarlo o documentarlo en su lugar.

Paso 3: Anota cada gasto en su propia línea

Usa una fila por recibo. Un diseño típico:

Consejos:

• Usa la fecha que figura en el recibo, no la fecha en que pagaste el saldo de la tarjeta.
• Escribe el motivo profesional en cada línea, o una sola vez arriba si todo el informe corresponde a un viaje. En las comidas, anota quiénes asistieron.
• Separa los gastos mixtos. Si la cuenta del hotel incluye un cargo personal del minibar, anota solo la parte de trabajo e indica el importe que has excluido.
• Mantén las categorías coherentes con las que usa tu empresa (vuelos, alojamiento, comidas, transporte terrestre, kilometraje, suministros y demás).

Paso 4: Moneda extranjera y kilometraje

Moneda extranjera. Anota el importe y la moneda originales y conviértelos con el método que indique tu política. Puede ser el tipo de cambio del extracto de tu tarjeta, un tipo de cambio diario publicado o un tipo mensual fijo. Si pagaste con tarjeta, el extracto muestra exactamente lo que te cobraron en tu moneda, que a menudo es la cifra más sencilla de usar.

Kilometraje. Si usaste tu propio auto, anota cada trayecto con fecha, origen, destino, motivo y distancia, y multiplica por la tarifa de kilometraje de tu empresa. Conserva el registro como prueba.

Paso 5: Suma y adjunta las pruebas

• Suma la columna del importe en tu moneda. Muchas personas también calculan subtotales por categoría, porque quienes aprueban los informes y los equipos de contabilidad suelen pedirlos.
• Resta cualquier anticipo en efectivo que hayas recibido. El resultado es lo que deben reembolsarte o lo que debes devolver.
• Adjunta los recibos. En una hoja de cálculo, numera los archivos para que coincidan con las filas (01, 02, 03…). En una app de gastos, adjunta cada imagen a su línea.

En Excel o Google Sheets, =SUM() da el total y =SUMIFS() da los subtotales por categoría. La guía de hoja de cálculo para recibos muestra las fórmulas.

Paso 6: Revisa antes de enviar

La mayoría de los informes se rechazan por errores sencillos. Comprueba que:

• cada línea tiene un recibo o, si no, una explicación documentada
• no hay nada duplicado, como la confirmación de la reserva y la factura final del mismo hotel
• las fechas corresponden al viaje o al período indicado
• los importes coinciden exactamente con los recibos
• se han quitado los gastos personales
• cada línea tiene un motivo profesional
• se respetan los límites y las dietas (per diem), y se añade una nota cuando se supera alguno

Después envíalo antes de la fecha límite, con la aprobación de tu jefe si hace falta.

Una forma más rápida de rellenar las líneas

Introducir los datos de una docena de recibos no es ningún problema. Hacerlo con sesenta recibos de un viaje largo o con todo un mes de comidas con clientes es cuando los informes se hacen eternos. Puedes acelerarlo de varias maneras:

• Anota sobre la marcha. Añade cada recibo al informe el mismo día, desde el teléfono.
• Usa la app de gastos de tu empresa, si tiene una. Muchas pueden leer los datos de las fotos de los recibos.
• Convierte la carpeta por lotes. ReceiptBatch procesa una carpeta de fotos y PDF de recibos y genera una fila en una hoja de cálculo por cada recibo, con fecha, proveedor, subtotal, impuesto, propina, total, moneda y una categoría sugerida. Tú revisas y corriges la tabla, la descargas como Excel o CSV y pegas las filas en la plantilla de tu empresa. La página Cómo convertir los recibos de un viaje en un informe de gastos muestra cómo funciona en un viaje de trabajo.

Sea cual sea la herramienta, conserva las imágenes originales de los recibos. Tu equipo de finanzas las querrá, no solo las cifras.

Plantilla de informe de gastos (cópiala)

Crea una hoja con:

• Encabezado: nombre del empleado, departamento o centro de costos, período del informe o del viaje, motivo profesional, jefe, fecha de envío
• Líneas: Fecha, Proveedor, Descripción / motivo, Categoría, Importe, Moneda, Tipo de cambio, Importe en tu moneda, Pagado con, Archivo del recibo
• Resumen: total por categoría, total general, menos anticipos, importe a pagar
• Firmas: nombres y fechas del empleado y de quien aprueba

Guarda una copia en blanco como plantilla y haz una copia nueva para cada informe.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir un informe de gastos?

Para cada gasto: fecha, proveedor, descripción y motivo profesional, categoría, importe y moneda, forma de pago y un recibo. Para el informe completo: tu nombre, el período o el viaje, el total, cualquier anticipo y la aprobación.

¿Con qué frecuencia debo enviar informes de gastos?

Sigue la política de tu empresa. Muchas empresas piden los informes cada mes o dentro de un número determinado de días después de un viaje. Enviarlos pronto también facilita encontrar los recibos.

¿Puedo presentar un extracto bancario en lugar de recibos?

Las políticas varían, pero la mayoría de las empresas quieren recibos detallados, sobre todo para comidas y hoteles. Un extracto muestra el pago, no lo que compraste. Consulta ¿basta un extracto bancario en lugar de un recibo?

¿Los autónomos necesitan informes de gastos?

No en el mismo sentido, ya que nadie te reembolsa. Pero llevar el mismo tipo de lista, una línea por recibo con su categoría y motivo, es justo lo que necesitas para tus registros fiscales.