Reembolso de gastos: qué recibos pide tu empleador

Para que te reembolsen los gastos de trabajo, la mayoría de los empleadores piden un recibo detallado de cada gasto (no solo el comprobante de pago con tarjeta o una línea del extracto), el motivo profesional, quiénes asistieron en el caso de las comidas, la factura detallada final del hotel (folio) para el alojamiento, y que todo se presente dentro del plazo que fija la política de gastos de la empresa. Si te falta un recibo, la mayoría de las empresas tiene una alternativa, como una declaración firmada, pero suele tener límites.

La política de tu empresa es la que manda, así que léela primero. Este artículo explica qué suelen pedir los empleadores y por qué. Incluye las reglas fiscales de EE. UU. que hay detrás: los “accountable plans” (“planes de rendición de cuentas”) de IRS Publication 463 (publicación del IRS, la agencia tributaria federal de EE. UU.), que son una de las razones principales por las que los empleadores son estrictos con los recibos. Es información general, no asesoramiento fiscal ni legal.

Por qué los empleadores son estrictos con los recibos

En EE. UU., IRS Publication 463 describe los accountable plans. Son sistemas de reembolso en los que los empleados:

1. tienen gastos con una relación con la actividad profesional
2. justifican adecuadamente esos gastos ante su empleador dentro de un plazo razonable
3. devuelven cualquier exceso del reembolso o anticipo dentro de un plazo razonable

Cuando se cumplen las tres reglas, Publication 463 indica que el empleador no debe incluir los reembolsos como ingresos en tu Form W-2 (formulario estadounidense de salarios e impuestos). Los reembolsos que no cumplen las reglas generalmente se consideran pagados en virtud de un nonaccountable plan (plan sin rendición de cuentas) y se declaran como salarios.

Publication 463 indica que justificas adecuadamente los gastos al entregar a tu empleador un informe de gastos, un libro de cuentas, un diario o un registro similar, con cada gasto anotado en el momento en que se produjo o poco después, junto con pruebas documentales, como recibos.

Por tanto, los recibos ayudan a que tus reembolsos no se consideren ingresos sujetos a impuestos y también sirven como control interno para tu empresa. Otros países tienen sus propias reglas para los reembolsos libres de impuestos, pero el requisito práctico es parecido: una prueba de cada gasto.

Qué suelen pedir los empleadores

Las políticas varían, pero estos requisitos son habituales.

Recibos detallados, no solo comprobantes de tarjeta

Un comprobante de pago con tarjeta o una línea del extracto muestra que pagaste, no qué compraste. La mayoría de las políticas exigen un recibo que detalle los conceptos adquiridos. En el caso de las comidas, este permite al equipo de finanzas comprobar si hay conceptos que la política no cubre, como el alcohol. En ¿basta un extracto bancario en lugar de un recibo? explicamos por qué un extracto por sí solo no es suficiente.

Factura detallada del hotel (folio)

Para el alojamiento, presenta la factura detallada final del hotel (folio) que te entregan al finalizar la estancia. Muestra la tarifa de la habitación por noche, los impuestos y los extras (minibar, servicio a la habitación, estacionamiento). Una confirmación de reserva no basta, porque muestra lo que reservaste, no lo que te cobraron. Publication 463 da como ejemplo de prueba adecuada un recibo de hotel cuando muestra el nombre y la ubicación del hotel, las fechas de tu estancia y importes separados para cargos como alojamiento, comidas y llamadas telefónicas.

Detalles de las comidas

Publication 463 indica que un recibo de restaurante es una prueba adecuada de una comida de negocios cuando muestra el nombre y la ubicación del restaurante, el número de personas atendidas y la fecha y el importe. Muchos empleadores piden además:

• los nombres de los asistentes y su organización
• el motivo profesional (“inicio del proyecto con el cliente X”)

Transporte

• Vuelos y trenes: el billete electrónico o el itinerario con la tarifa pagada, más los cargos por cambios.
• Taxis y servicios de transporte por app: el recibo de la app con la fecha, el trayecto y el importe.
• Kilometraje: un registro con fecha, punto de partida, destino, motivo y distancia, si condujiste tu propio vehículo.

Moneda extranjera

Conserva el recibo en la moneda original. El extracto de tu tarjeta muestra lo que se te cobró realmente en tu moneda local. Sigue lo que diga tu política sobre qué tipo de cambio usar.

Los plazos importan

Publication 463 indica que la definición de “reasonable period of time” (“plazo razonable”) depende de los hechos y las circunstancias. También enumera acciones que se consideran razonables, entre ellas:

• recibir un anticipo dentro de los 30 días previos al gasto
• justificar adecuadamente los gastos dentro de los 60 días posteriores a la fecha en que se pagaron o se incurrió en ellos
• devolver cualquier exceso del reembolso dentro de los 120 días posteriores a la fecha en que se pagó el gasto o se incurrió en él

El plazo de tu empresa puede ser más corto. Presentar los gastos sin demora también facilita encontrar los recibos y recordar mejor los detalles.

Si pierdes un recibo

Consulta si tu política contempla una declaración por recibo extraviado u otro formulario similar. Normalmente tendrás que describir el gasto, su fecha, importe y motivo profesional, adjuntar cualquier otra prueba (extracto de la tarjeta, confirmación de reserva, foto) y firmar la declaración. Las empresas suelen limitar el número de declaraciones que puedes presentar o el importe que pueden cubrir. Antes de dar el recibo por perdido, consulta ¿perdiste un recibo? Qué hacer.

Cómo lograr que tu solicitud se apruebe rápido

Los responsables de aprobación y los equipos de finanzas revisan muchas solicitudes de reembolso. Facilítales la comprobación de la tuya:

1. Una línea por recibo, con fecha, proveedor, categoría, importe, moneda y motivo.
2. Recibos numerados para que coincidan con las líneas, adjuntos en el mismo orden.
3. Totales por categoría (pasajes aéreos, alojamiento, comidas, transporte terrestre).
4. Gastos personales excluidos, con una nota que indique dónde los descontaste de la factura.
5. Anticipos restados, para que quede claro el importe a pagar.

El paso a paso está en cómo hacer un informe de gastos.

Si vuelves de un viaje con un montón de recibos y la factura detallada del hotel (folio) en PDF, lleva tiempo introducirlo todo en la plantilla de tu empresa. ReceiptBatch puede convertir facturas detalladas de hotel (folios) y recibos en una hoja de cálculo de gastos. El resultado incluye una fila por documento con la fecha, el proveedor, los importes y la moneda, para que puedas revisarlo y copiarlo en tu informe. Adjunta los recibos originales según lo que pida tu empresa.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un recibo de cada gasto para que me reembolsen?

Normalmente, sí, al menos cuando el importe supera el límite fijado por tu empresa. Revisa tu política. Las reglas fiscales de EE. UU. (Publication 463) tienen algunas excepciones al requisito de pruebas documentales, como los gastos (que no sean de alojamiento) inferiores a $75, pero tu empleador puede fijar reglas internas más estrictas.

¿Basta un extracto de la tarjeta de crédito para el reembolso?

Normalmente no por sí solo. La mayoría de los empleadores quieren recibos detallados, sobre todo para comidas y hoteles. Según la política, puede que se acepte un extracto junto con una declaración por recibo extraviado.

¿Mi reembolso estará sujeto a impuestos?

En EE. UU., los reembolsos efectuados conforme a un accountable plan generalmente no se incluyen en tu salario si cumples sus reglas. Los reembolsos efectuados conforme a un nonaccountable plan generalmente se consideran salario. Las reglas son distintas en otros lugares. Consulta al equipo de nómina de tu empleador o a un profesional tributario.

¿Y si mi empleador no me reembolsa un gasto?

La posibilidad de deducir en tu propia declaración de impuestos los gastos laborales no reembolsados depende de tu país y del ejercicio fiscal. Consulta las orientaciones vigentes de tu autoridad tributaria o pregunta a un profesional tributario antes de dar por hecho que puedes hacerlo.