Recibos de GST/HST en Canadá: qué guardar para reclamar ITC
Si estás inscrito en el GST/HST (el IVA de Canadá) y quieres reclamar créditos por impuesto soportado (ITC) por el GST/HST que pagaste en compras del negocio, necesitas recibos o facturas que muestren cierta información. La cantidad de datos depende del tamaño de la compra. De acuerdo con los requisitos de información de la CRA (la agencia tributaria de Canadá), todo recibo debe mostrar el nombre del proveedor, la fecha y el total. A partir de $100 también debe mostrar el GST/HST cobrado (o que está incluido) y el número de registro de GST/HST del proveedor. A partir de $500 debe incluir además tu nombre, una descripción y las condiciones de pago.
A continuación encontrarás la tabla de la CRA explicada en palabras sencillas, qué revisar en un recibo y cómo conservar los registros. Es información general que resume las pautas de la CRA, no asesoría fiscal. El GST/HST tiene muchas reglas especiales, así que consulta las páginas vigentes de la CRA o a un contador según tu caso.
Quién debe prestar atención
Estos requisitos importan si estás inscrito en el GST/HST y reclamas ITC en tu declaración de GST/HST. Si no estás registrado, por lo general no puedes reclamar ITC, pero de todos modos conservas los recibos para respaldar los gastos del negocio en el impuesto sobre la renta.
Qué debe mostrar un recibo según el monto de la compra
La página «Input tax credits» (créditos por impuesto soportado) de la CRA enumera la información que necesitas en tus recibos, facturas u otra documentación para respaldar un reclamo de ITC:
| Información requerida | Menos de $100 | De $100 a $499.99 | $500 o más |
|---|---|---|---|
| Nombre del negocio o nombre comercial del proveedor (o de un intermediario) | Sí | Sí | Sí |
| Fecha de la factura o, si no hay factura, fecha en que se paga o debe pagarse el GST/HST | Sí | Sí | Sí |
| Importe total pagado o por pagar | Sí | Sí | Sí |
| Total de GST/HST cobrado, o una indicación de que el importe incluye GST/HST a la tasa aplicable | No | Sí | Sí |
| Tratamiento de cada suministro, cuando la factura incluye suministros gravados y exentos | No | Sí | Sí |
| Número de registro de GST/HST del proveedor (o del intermediario) | No | Sí | Sí |
| Nombre o nombre comercial del comprador (o de su agente o representante autorizado) | No | No | Sí |
| Descripción breve de los bienes o servicios | No | No | Sí |
| Condiciones de pago | No | No | Sí |
Los montos se refieren a la venta total. La página de la CRA señala que estos umbrales se elevaron de $30 y $150 a $100 y $500. Los artículos más antiguos pueden seguir citando las cifras anteriores.
La página también describe excepciones en las que se reducen los requisitos de documentación, como ciertas asignaciones o reembolsos pagados a empleados o socios. Consulta la página de la CRA si podrían aplicarte.
Una revisión rápida del recibo
Menos de $100: verifica que el recibo muestre a quién le compraste, cuándo y el total.
De $100 a $499.99: revisa también que incluya:
- el importe de GST/HST, o una indicación de que el GST/HST está incluido
- el número de registro de GST/HST del proveedor
Que falte el número de registro es el motivo más común por el que un recibo no cumple. Pídele al proveedor un recibo o una factura en regla.
$500 o más: revisa también que incluya:
- el nombre de tu negocio, o el de tu representante autorizado
- una descripción de lo que compraste
- las condiciones de pago
En compras más grandes, pide a los proveedores que pongan el nombre de tu negocio en la factura en el momento. Agregarlo después es más difícil.
Plazo para reclamar ITC
Según la misma página de la CRA, la mayoría de los registrados debe reclamar los ITC a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración del último período de declaración que termine dentro de los cuatro años posteriores al fin del período de declaración en el que el ITC pudo reclamarse por primera vez. Se aplica un límite de dos años a algunas personas y entidades inscritas, como ciertas instituciones financieras incluidas en la lista (listed financial institutions) y negocios con ingresos superiores a $6 millones, con excepciones. Organiza los recibos por período de declaración para que sea fácil encontrar los ITC sin reclamar.
Cuánto tiempo conservar los registros de GST/HST
La guía de la CRA sobre conservación de registros indica que los registros y documentos de respaldo por lo general deben conservarse durante seis años a partir del final del último ejercicio fiscal al que se refieren. Explica que el período de seis años para los registros de GST/HST se calcula de forma ligeramente distinta. Para conocer los detalles, y los demás países que cubrimos, consulta cuánto tiempo conservar los recibos.
Cómo mantener ordenados los recibos de GST/HST
- Captura los recibos sin demora. Los recibos térmicos se desvanecen, y un número de registro borroso no sirve de nada.
- Archiva por período de declaración (mensual, trimestral o anual, según la periodicidad con la que presentes tu declaración de GST/HST).
- Registra el GST/HST por separado en cada compra, en lugar de anotar solo el total:
| Fecha | Proveedor | Número de GST/HST | Descripción | Subtotal | GST/HST | Total | Archivo |
|---|
- Marca los recibos que no tengan los datos requeridos y pide al proveedor que complete lo que falte antes de que cierre el período.
- Suma el GST/HST pagado en cada período para tu declaración y conserva los recibos como respaldo.
En las provincias con HST, los recibos muestran un único impuesto armonizado. En otras puede que veas GST más un impuesto provincial sobre las ventas por separado (PST, o QST en Quebec). Solo la parte de GST/HST se puede reclamar como ITC. Los impuestos provinciales siguen sus propias reglas. Tus categorías pueden seguir los grupos de gastos del negocio de la CRA, que se explican en categorías de gastos del negocio.
Si tienes una pila de recibos por registrar, ReceiptBatch puede convertir recibos canadienses a Excel con el GST/HST desglosado: una fila por recibo con fecha, proveedor, subtotal, impuesto y total, que revisas antes de descargar. Lee lo que está impreso. No verifica números de registro ni decide si un recibo cumple los requisitos de la CRA, así que usa la tabla anterior para eso.
Si una factura y un recibo son documentos distintos, consulta factura vs. recibo.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un recibo con número de GST en las compras pequeñas?
Según la tabla de la CRA, en ventas totales de menos de $100 no se exige el número de registro de GST/HST del proveedor. De todos modos necesitas el nombre del proveedor, la fecha y el total.
¿Puedo reclamar un ITC solo con el comprobante de la tarjeta?
Un comprobante de tarjeta normalmente muestra solo el comercio y el importe. Para compras de $100 o más también necesitas el importe de GST/HST (o una indicación de que está incluido) y el número de registro del proveedor, así que conserva el recibo detallado o la factura.
¿Sigue vigente el umbral de $30 / $150?
La página de la CRA indica que los umbrales aumentaron a $100 (desde $30) y $500 (desde $150). Consulta la página vigente de la CRA si no estás seguro de cuál se aplica a un período anterior.
¿Esto es asesoría fiscal?
No. Es un resumen de las pautas de la CRA sobre la documentación de los ITC. Las reglas del GST/HST incluyen muchos casos especiales, así que confirma con la CRA o con un contador.