Come fare una nota spese: guida passo passo

Per fare una nota spese, raccogli tutte le ricevute del periodo o del viaggio, elenca ogni spesa su una riga a sé (data, fornitore, descrizione, categoria, importo e valuta), calcola il totale delle righe, allega le ricevute, aggiungi la motivazione aziendale e inviala per l'approvazione entro la scadenza prevista dalla policy della tua azienda. Se la tua azienda usa un sistema per le note spese, ti chiede le stesse informazioni nel suo modulo.

Qui sotto trovi una guida passo passo, un modello da copiare in Excel o Google Sheets e gli errori per cui le note spese vengono più spesso respinte.

A cosa serve una nota spese

Una nota spese è la richiesta di rimborso per costi aziendali che hai anticipato di tasca tua, oppure il resoconto di spese pagate con una carta aziendale. Risponde a tre domande per chi la approva:

1. Cosa hai speso? Ogni spesa, con il suo importo.
2. Era per lavoro? Lo scopo del viaggio, della riunione o dell'acquisto.
3. Puoi dimostrarlo? Ricevute o altre prove per ogni riga.

I datori di lavoro di solito hanno motivi fiscali per volere che tutto sia fatto bene. Negli Stati Uniti, per esempio, la Publication 463 dell'IRS (l'agenzia fiscale federale statunitense), al capitolo 6, spiega che con un "accountable plan" (piano di rendicontazione) i dipendenti devono rendicontare in modo adeguato al datore di lavoro le spese entro un termine ragionevole e restituire l'eventuale anticipo in eccesso. Quando queste regole sono rispettate, i rimborsi in genere non vengono trattati come retribuzione. Altri paesi hanno regole proprie. In pratica, però, il punto è lo stesso ovunque: le note spese complete e ben documentate vengono pagate più in fretta.

Passo 1: controlla prima la policy della tua azienda

Prima di iniziare, trova la policy aziendale sulle spese e annota:

• la scadenza per l'invio (per esempio, entro un certo numero di giorni dal viaggio o dalla fine del mese)
• i limiti: importi delle diarie (per diem), tetti per l'hotel, limiti per i pasti, tariffe del rimborso chilometrico
• cosa non viene rimborsato (alcolici, upgrade, extra personali, multe)
• se servono ricevute dettagliate e da quale importo
• il formato: un modello di foglio di calcolo dell'azienda, un'app per le note spese o un modulo
• chi la approva e se servono un centro di costo o un codice progetto

Se non esiste una policy scritta, chiedi al tuo responsabile o all'ufficio amministrativo. Chiarire le regole in anticipo ti evita righe respinte più avanti.

Passo 2: raccogli tutte le ricevute

Raccogli tutto quello che riguarda il periodo o il viaggio:

• le ricevute cartacee che trovi nel portafoglio, nella borsa e in auto
• le ricevute via email e le conferme di prenotazione (voli, treni, hotel, corse prenotate in app)
• i conti dettagliati dell'hotel (folio), cioè il conto con tutte le voci e non solo la conferma di prenotazione
• le ricevute nelle app (corse, consegna di cibo a domicilio, parcheggio)
• l'estratto conto della carta, come lista di controllo per individuare ciò che ti è sfuggito

Fotografa le ricevute cartacee e salva tutto come file in un'unica cartella per la nota spese, per esempio Expenses/2026-03 Berlin trip.

Ne manca una? Leggi Hai perso una ricevuta? Cosa fare per sapere come recuperarla o come documentare la spesa in altro modo.

Passo 3: elenca ogni spesa su una riga

Usa una riga per ogni ricevuta. Ecco una possibile struttura:

Qualche consiglio:

• Usa la data riportata sulla ricevuta, non quella in cui hai pagato la fattura della carta.
• Scrivi la motivazione aziendale per ogni riga, oppure una volta sola in alto se l'intera nota spese riguarda un unico viaggio. Per i pasti, indica chi c'era.
• Separa le voci miste. Se il conto dell'hotel include una consumazione personale dal minibar, inserisci solo la parte aziendale e annota l'importo che hai tolto.
• Usa categorie coerenti con quelle adottate dalla tua azienda (voli, alloggio, pasti, trasporti a terra, rimborso chilometrico, forniture e così via).

Passo 4: gestisci le valute e il rimborso chilometrico

Valuta estera. Registra l'importo originale e la valuta, poi converti con il metodo indicato dalla tua policy. Può essere il cambio riportato sull'estratto conto della carta, un cambio giornaliero pubblicato o un cambio mensile fisso. Se hai pagato con carta, l'estratto conto mostra esattamente quanto ti è stato addebitato nella tua valuta, e spesso è la cifra più semplice da usare.

Rimborso chilometrico. Se hai usato la tua auto, elenca ogni tragitto con data, partenza, destinazione, motivo e distanza, poi moltiplica per la tariffa chilometrica della tua azienda. Conserva il registro come prova.

Passo 5: calcola il totale e allega le prove

• Calcola il totale della colonna in valuta di base. Molti aggiungono anche i subtotali per categoria, perché chi approva e chi lavora in amministrazione spesso li chiede.
• Sottrai l'eventuale anticipo in contanti che hai ricevuto. Il risultato è quanto ti spetta, o quanto devi restituire.
• Allega le ricevute. In un foglio di calcolo, numera i file in modo che corrispondano alle righe (01, 02, 03…). In un'app per le note spese, allega ogni immagine alla sua riga.

In Excel o Google Sheets, =SUM() dà il totale e =SUMIFS() i subtotali per categoria. La guida al foglio di calcolo per le ricevute mostra le formule.

Passo 6: ricontrolla prima di inviare

La maggior parte delle note spese viene respinta per motivi semplici. Controlla che:

• ogni riga abbia una ricevuta, o una spiegazione documentata se manca
• nulla sia inserito due volte, come la conferma di prenotazione e la fattura finale dello stesso hotel
• le date rientrino nel viaggio o nel periodo
• gli importi corrispondano esattamente alle ricevute
• le spese personali siano state tolte
• ogni riga abbia una motivazione aziendale
• limiti e diarie (per diem) siano rispettati, con una nota per tutto ciò che li supera

Poi invia la nota spese entro la scadenza, con l'approvazione del tuo responsabile se serve.

Un modo più veloce per compilare le righe

Digitare una dozzina di ricevute va benissimo. Digitarne sessanta dopo un lungo viaggio, o per un mese di pranzi con i clienti, è lì che la compilazione della nota spese rallenta. Puoi velocizzare il lavoro in diversi modi:

• Registra man mano. Aggiungi ogni ricevuta alla nota spese il giorno stesso, dal telefono.
• Usa l'app per le note spese della tua azienda, se ce n'è una. Molte riconoscono i dati nelle foto delle ricevute.
• Converti la cartella in blocco. ReceiptBatch prende una cartella di foto e PDF di ricevute e restituisce un foglio di calcolo con una riga per ricevuta, con data, fornitore, subtotale, imposta, mancia, totale, valuta e una categoria suggerita. Controlli e correggi la tabella, scarichi il file in formato Excel o CSV e incolli le righe nel modello della tua azienda. La pagina dalle ricevute di viaggio alla nota spese mostra come funziona per un viaggio di lavoro.

Qualunque strumento tu usi, conserva le immagini originali delle ricevute. Il tuo ufficio amministrativo vorrà quelle, non solo le cifre.

Modello di nota spese (da copiare)

Crea un foglio con:

• Intestazione: nome del dipendente, reparto o centro di costo, periodo della nota spese o viaggio, motivazione aziendale, responsabile, data di invio
• Righe: Data, Fornitore, Descrizione / motivazione, Categoria, Importo, Valuta, Tasso di cambio, Importo in valuta di base, Pagato con, File della ricevuta
• Riepilogo: totale per categoria, totale complessivo, meno gli anticipi, importo dovuto
• Approvazione e firme: nomi e date del dipendente e di chi approva

Salva una copia vuota come modello e fai una nuova copia per ogni nota spese.

FAQ

Cosa deve contenere una nota spese?

Per ogni spesa: data, fornitore, descrizione e motivazione aziendale, categoria, importo e valuta, metodo di pagamento e una ricevuta. Per la nota spese nel suo insieme: il tuo nome, il periodo o il viaggio, il totale, l'eventuale anticipo e l'approvazione.

Ogni quanto devo inviare le note spese?

Segui la policy della tua azienda. Molte chiedono la nota spese ogni mese o entro un certo numero di giorni dal viaggio. Inviarla subito rende anche più facile ritrovare le ricevute.

Posso presentare un estratto conto al posto delle ricevute?

Le policy variano, ma la maggior parte delle aziende vuole ricevute dettagliate, soprattutto per pasti e hotel. Un estratto conto mostra il pagamento, non cosa hai acquistato. Leggi un estratto conto basta al posto della ricevuta?

I lavoratori autonomi hanno bisogno di note spese?

Non nello stesso senso, dato che nessuno deve rimborsarti. Ma tenere lo stesso tipo di elenco, una riga per ricevuta con categoria e motivazione, è proprio ciò che ti serve per i tuoi documenti fiscali.