Categorie di spese aziendali: elenco pratico

La maggior parte delle piccole imprese riesce a ordinare quasi ogni ricevuta in un breve elenco di categorie di spesa, di solito: pubblicità e marketing, veicolo e carburante, viaggi, pasti, spese d'ufficio e forniture, software e abbonamenti, telefono e internet, affitto e utenze, assicurazione, consulenze professionali, commissioni bancarie e di pagamento, collaboratori esterni e stipendi, formazione, attrezzature e altro. L'elenco migliore è quello che corrisponde alle voci di spesa della tua dichiarazione dei redditi, così i totali vengono riportati direttamente nel modulo.

Qui sotto trovi un elenco di partenza pratico, come si collega ai moduli statunitensi, britannici e canadesi per i lavoratori autonomi e qualche consiglio per usare le categorie in modo coerente. Una categoria serve a organizzare le spese, non stabilisce se una spesa è deducibile. Dipende dal tuo Paese e dalla tua situazione, quindi confermalo con un commercialista o con la tua autorità fiscale.

Un elenco di categorie di partenza

Categoria	Ricevute tipiche	Note
Pubblicità e marketing	Annunci online, stampe, costi del sito web, sponsorizzazioni
Veicolo e carburante	Carburante, riparazioni, parcheggio, pedaggi, assicurazione di un veicolo aziendale	Di solito serve un registro dell'uso aziendale
Viaggi	Voli, treni, hotel, taxi nei viaggi di lavoro	Tieni i pasti separati
Pasti	Pasti di lavoro, pasti durante i viaggi	Spesso deducibili solo in parte (vedi sotto)
Spese d'ufficio	Cancelleria, spese postali, inchiostro per la stampante
Forniture e materiali	Materiali usati nel tuo lavoro, piccoli attrezzi
Software e abbonamenti	Strumenti SaaS, archiviazione cloud, riviste professionali
Telefono e internet	Bollette di cellulare e banda larga	Solo la quota aziendale, se l'uso è misto
Affitto e utenze	Affitto di ufficio o studio, riscaldamento, illuminazione	Le regole per l'ufficio a casa cambiano
Assicurazione	Premi di assicurazione aziendale
Consulenze professionali	Commercialista, avvocato, consulenti
Commissioni bancarie e di pagamento	Commissioni del conto, commissioni per l'elaborazione dei pagamenti con carta, commissioni delle piattaforme
Collaboratori e personale	Subappaltatori, freelance, stipendi	Spesso si applicano ulteriori adempimenti
Formazione e istruzione	Corsi legati alla tua attività attuale
Attrezzature	Computer, macchinari, veicoli	Spesso trattate come spese in conto capitale, non come spese ordinarie
Altro / chiedi al commercialista	Tutto ciò di cui non sei sicuro	Meglio che tirare a indovinare

Come si collegano le categorie ai moduli fiscali

Le autorità fiscali non usano tutte gli stessi raggruppamenti. Allinea l'elenco al tuo modulo.

Stati Uniti: Schedule C

Le ditte individuali statunitensi dichiarano le spese nella Schedule C, Part II, righe da 8 a 27b (il modulo allegato al Form 1040 per i redditi d'impresa), che comprende: Advertising, Car and truck expenses, Commissions and fees, Contract labor, Depreciation and section 179 expense deduction, Insurance (other than health), Interest, Legal and professional services, Office expense, Rent or lease, Repairs and maintenance, Supplies, Taxes and licenses, Travel, Deductible meals, Utilities, Wages and Other expenses.

Due punti dalle istruzioni della Schedule C: i pasti deducibili (Deductible meals) vanno su una riga a parte (24b) per una percentuale del costo effettivo, che secondo le istruzioni è il 50% nella maggior parte dei casi, mentre i viaggi (24a) escludono i pasti. La nostra guida alla Schedule C passa in rassegna ogni riga e le ricevute che di solito ci vanno.

Regno Unito: spese ammesse per i lavoratori autonomi

La pagina di GOV.UK «Expenses if you're self-employed» (Spese se sei un lavoratore autonomo) raggruppa le spese ammesse così:

costi d'ufficio (ad esempio cancelleria o bollette del telefono)
costi di viaggio (ad esempio carburante, parcheggio, biglietti del treno o dell'autobus)
spese per l'abbigliamento (ad esempio le divise)
costi del personale (ad esempio stipendi o costi dei subappaltatori)
merci che acquisti per rivenderle (ad esempio scorte o materie prime)
costi finanziari (ad esempio assicurazione o spese bancarie)
costi dei locali dell'attività (ad esempio riscaldamento, illuminazione, business rates)
pubblicità o marketing (ad esempio i costi del sito web)
abbonamenti (ad esempio riviste di settore o professionali)
corsi di formazione legati alla tua attività

La stessa pagina dice che, se usi qualcosa sia per lavoro sia a titolo personale, puoi far valere solo la parte aziendale. Dice anche che non puoi far valere le spese se usi il trading allowance esente da imposte di £1,000. Con la contabilità tradizionale (traditional accounting), attrezzature, macchinari e veicoli aziendali di norma si portano in deduzione come capital allowances. GOV.UK spiega come funziona con il criterio di cassa (cash basis). Se non sei sicuro che una spesa sia ammessa, GOV.UK dice di contattare HMRC (l'agenzia fiscale britannica).

Canada: Form T2125

Per ditte individuali e società di persone, la pagina «Business expenses» (Spese aziendali) della CRA (Canada Revenue Agency, l'agenzia fiscale canadese) elenca le spese operative più comuni, tra cui: pubblicità, imposte aziendali, commissioni, licenze e quote associative, spese per l'uso della casa a fini aziendali, ammortamento fiscale (capital cost allowance), consegna e trasporto merci, carburante (esclusi i veicoli a motore), assicurazione, interessi e spese bancarie, consulenze legali, contabili e altre consulenze professionali, manutenzione e riparazioni, pasti e intrattenimento (solo la parte ammessa), spese per i veicoli a motore, spese d'ufficio, affitto, stipendi e salari, forniture, telefono e utenze, e viaggi.

Su pasti e intrattenimento, la CRA dice che il massimo che puoi far valere è in genere il 50% del minore tra l'importo sostenuto e un importo ragionevole nelle circostanze, con regole speciali in alcuni casi. Gli acquisti in conto capitale si gestiscono tramite la capital cost allowance e non come spesa corrente.

Altri Paesi

Cerca il modulo o la guida sul reddito d'impresa della tua autorità fiscale e copiane le voci. In Australia, ad esempio, consulta le indicazioni dell'ATO per il tuo tipo di attività.

Come scegliere il tuo elenco

Parti dalle voci del tuo modulo fiscale. Copiale come categorie, così i totali di fine anno si trasferiscono direttamente.
Aggiungi solo ciò che ti serve. Un designer magari non userà mai «veicolo». Un artigiano lo userà di continuo.
Tieni i pasti separati dai viaggi. Negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in Canada i pasti hanno regole proprie.
Separa gli acquisti in conto capitale. Attrezzature e veicoli di solito si trattano in modo diverso dalle spese di tutti i giorni.
Includi una categoria «chiedi al commercialista». È meglio che tirare a indovinare.
Blocca l'elenco per tutto l'anno. Cambiare le categorie a metà anno rovina i confronti e i totali.

Usare le categorie giorno per giorno

Assegna una categoria quando registri la ricevuta, non a fine anno, finché hai ancora chiaro a cosa serviva.
Usa un menu a tendina nel tuo foglio di calcolo, così i nomi non cambiano da una riga all'altra («Ufficio», «spese ufficio», «Spese Ufficio»). La guida al foglio di calcolo per le ricevute ti mostra come.
Dividi le ricevute miste in due righe se un acquisto copre due categorie, oppure se comprende sia spese aziendali sia personali.
Annota la motivazione aziendale accanto alla categoria, soprattutto per pasti, viaggi e spese del veicolo.
Fai il totale per categoria ogni mese. Un balzo improvviso spesso indica una ricevuta categorizzata male.

Per la routine completa, leggi come tenere traccia delle spese aziendali.

Se hai un arretrato, categorizzare a mano centinaia di ricevute è noioso. ReceiptBatch legge un lotto di foto o PDF di ricevute e propone una categoria generica per ciascuna, per esempio forniture per l'ufficio, viaggi, pasti, software o carburante. Puoi modificare qualsiasi categoria prima di scaricare, e il file Excel include un riepilogo dei totali per categoria. Considera i suggerimenti una prima valutazione e rivedili, soprattutto per pasti e attrezzature.

FAQ

Quante categorie di spesa dovrebbe avere una piccola impresa?

Abbastanza da corrispondere al tuo modulo fiscale e da mostrare dove va il tuo denaro. Per la maggior parte dei freelance e delle piccole imprese sono circa 10-20. Troppe categorie creano incoerenza e troppo poche nascondono dettagli utili.

Le categorie sono la stessa cosa delle deduzioni?

No. Una categoria è il modo in cui raggruppi le uscite. La deducibilità di una spesa, e la misura in cui lo è, dipende dalle regole fiscali che ti riguardano. Pasti, beni a uso misto e acquisti in conto capitale sono esempi comuni in cui si deduce solo una parte, oppure la deduzione avviene in modo diverso.

Dove vanno gli abbonamenti ai software?

Non hanno una riga propria nei moduli statunitensi, britannici o canadesi. Di solito si raggruppano sotto le spese d'ufficio o altre spese. Concorda un trattamento con il tuo commercialista e usalo in modo coerente.

Questa è una consulenza fiscale?

No. È una guida generale all'organizzazione che fa riferimento alle indicazioni dell'IRS (l'agenzia fiscale federale statunitense), di GOV.UK e della CRA. Conferma come trattare le tue spese con un professionista fiscale o con la tua autorità fiscale.