Come estrarre i dati dalle fatture PDF in Excel

Esistono quattro modi principali per estrarre i dati dalle fatture PDF e importarli in Excel: copia e incolla (va bene per poche fatture), il connettore PDF di Power Query in Excel (adatto ai PDF che contengono vere tabelle di testo), l'OCR (necessario per le fatture scansionate o fotografate) e gli strumenti di estrazione batch, che leggono i campi principali (data, fornitore, numero di fattura, imposta, totale) da molte fatture in una volta sola. La scelta dipende dal numero di fatture, dal fatto che siano digitali o scansionate e dal fatto che ti servano le singole voci o solo i totali dell'intestazione.

Qui sotto trovi come funziona ogni metodo, dove mostra i suoi limiti e come controllare il risultato.

Prima di tutto: che tipo di PDF hai?

Da questo dipende quasi tutto:

I PDF digitali (con testo) vengono generati da software di contabilità, negozi online e sistemi di fatturazione. Puoi selezionare e copiare il testo. I dati sono già presenti: devi solo organizzarli in colonne.
I PDF scansionati o fotografati sono immagini salvate come PDF. Se non riesci a selezionare le singole parole, non c'è un livello di testo e ti serve l'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per leggerlo.

Test rapido: apri il PDF e prova a evidenziare il totale con il cursore. Se ci riesci, è un PDF con testo.

Decidi anche cosa ti serve:

Campi di testata (una riga per fattura): data della fattura, fornitore, numero di fattura, subtotale, imposta, totale. Di solito basta per la contabilità, la gestione delle spese e gli adempimenti fiscali.
Voci di riga (una riga per prodotto o servizio): servono per il magazzino, il controllo di gestione delle commesse o analisi dettagliate. Estrarle in modo affidabile è molto più difficile.

Metodo 1: copia e incolla

Per una manciata di fatture, la registrazione manuale è, francamente, il metodo più rapido.

Apri il PDF della fattura.
Seleziona i campi che ti servono e copiali.
Incollali nel foglio di calcolo. In Excel, Incolla speciale > Testo (Paste Special > Text, oppure Keep Text Only) evita di portarsi dietro la formattazione.
Sistema i valori finiti tutti in una cella, usando Dati > Testo in colonne (Data > Text to Columns) quando serve.

Va bene per: meno di dieci fatture circa e lavori una tantum. Limiti: non è adatto a grandi volumi: aumentano gli errori di battitura e il lavoro è lento.

Metodo 2: il connettore PDF di Power Query in Excel

Excel include un connettore PDF in Power Query (la funzione Get Data per acquisire i dati). Secondo la documentazione di Microsoft usa una funzione chiamata Pdf.Tables, che restituisce tutte le tabelle trovate in un file PDF, e per importare più file PDF contemporaneamente si usa un connettore per più file, come Folder (cartella).

Passaggi generali (i nomi dei menu variano in base alla versione di Excel e alla piattaforma):

In Excel apri la funzione per recuperare i dati (Get Data) e scegli l'opzione PDF. Nelle versioni recenti di Microsoft 365 per Windows la trovi nel menu Dati, in Recupera dati e poi Da file (Data > Get Data > From File).
Cerca il PDF e seleziona Open (Apri).
Nel riquadro Navigator, scegli la tabella o la pagina che contiene i dati che vuoi.
Seleziona Load (Carica) per portarli in un foglio, oppure Transform Data (Trasforma dati) per ripulirli prima nell'editor di Power Query (elimina righe, dividi colonne, imposta i tipi di dati).
Per molte fatture, usa il connettore Folder per combinare tutti i PDF di una cartella, poi applica la stessa trasformazione a tutti.

Va bene per: PDF digitali dello stesso fornitore o sistema, con un layout uniforme e i dati in una vera tabella, come la tabella delle voci di riga. Mostra i limiti:

PDF scansionati: non c'è testo da rilevare, quindi non ci sono tabelle.
Fornitori diversi: ogni layout è diverso, quindi una sola trasformazione non va bene per tutti.
Campi di testata come numero di fattura e data spesso non stanno affatto in una tabella, quindi sono più difficili da individuare.
Il connettore PDF non è disponibile in tutte le edizioni e piattaforme di Excel, quindi verifica la tua.

La documentazione di Microsoft suggerisce anche alcuni modi per gestire i PDF di grandi dimensioni, per esempio caricare un intervallo di pagine alla volta.

Metodo 3: OCR per le fatture scansionate

Se le tue fatture sono scansioni o foto, il testo va prima riconosciuto. Tra le opzioni:

OCR integrato nei software per PDF, che aggiunge un livello di testo alla scansione. Dopo puoi copiare e incollare, o a volte usare Power Query.
App di scansione per smartphone che creano PDF ricercabili. Per esempio, lo scanner di Google Drive per Android descrive il salvataggio delle scansioni come PDF ricercabili.
Servizi cloud di elaborazione dei documenti offerti dai principali provider cloud, pensati per gli sviluppatori.

Va bene per: trasformare PDF fatti solo di immagini in testo utilizzabile. Mostra i limiti: l'OCR ti restituisce testo, non un foglio di calcolo. Devi comunque trovare data, totale e imposta in quel testo e metterli in colonne. Inoltre la precisione cala con scansioni sbiadite, stropicciate o a bassa risoluzione, quindi controlla i numeri.

Metodo 4: strumenti di estrazione batch

Gli strumenti dedicati all'estrazione da fatture e ricevute uniscono lettura e strutturazione. Carichi molte fatture, digitali o scansionate, e ottieni una tabella con una riga per fattura e colonne denominate.

ReceiptBatch funziona così. Carichi un lotto di PDF o immagini e per ogni documento ottieni data, fornitore, subtotale, imposta, mancia, totale, valuta e una categoria suggerita, in una tabella che puoi modificare prima di scaricare il file Excel o CSV. Nella pagina dedicata al convertitore batch da fatture PDF a Excel trovi i dettagli. Tieni presente che legge i totali di testata, non le voci di riga, e che elabora fino a 10 pagine per PDF.

Va bene per: molte fatture di molti fornitori diversi, un mix di scansioni e PDF digitali, e per la contabilità in cui bastano i totali di testata. Limiti: non è adatto se ti servono tutte le voci di riga o se non puoi caricare i documenti su un servizio online per motivi di riservatezza. Leggi prima l'informativa sulla privacy dello strumento.

Confronto

Metodo	Volume	PDF scansionati	Layout misti	Voci di riga	Impegno
Copia e incolla	Basso	Solo se il testo è selezionabile	Sì	Sì, ma lentamente	Alto per ogni fattura
PDF in Power Query	Da medio ad alto	No	Scarso	Sì, per tabelle uniformi	Configurazione una tantum, poi basso
OCR	Qualsiasi	Sì	Sì	In parte	Medio, è comunque necessario strutturare i dati
Strumento di estrazione batch	Alto	Sì	Sì	Dipende dallo strumento	Basso, più la verifica

Qualunque metodo usi: controlla il risultato

I dati estratti vanno sempre verificati prima di finire nella contabilità o in una dichiarazione dei redditi:

Confronta il numero di righe con quello dei file. Ogni fattura deve comparire una volta sola.
Controlla i totali. Subtotale più imposta deve fare il totale. Una colonna con una formula semplice segnala le differenze.
Controlla le date. Attenzione agli scambi tra giorno e mese (03/04 potrebbe essere il 4 marzo o il 3 aprile).
Controlla la valuta se acquisti da fornitori all'estero.
Fai dei controlli a campione sui PDF, soprattutto per gli importi più alti.
Conserva i PDF originali. Il foglio di calcolo è un riepilogo, mentre le fatture costituiscono la documentazione di supporto.

Quando i dati sono puliti, la guida al foglio di calcolo per le ricevute ti mostra come sommarli per categoria con SUMIFS o con una tabella pivot. Se devi passarli al commercialista, leggi come preparare le ricevute per il commercialista.

Domande frequenti

Excel può leggere direttamente una fattura PDF?

Il connettore PDF di Power Query in Excel può importare tabelle da PDF che contengono testo. Non può leggere immagini scansionate e il connettore non è disponibile in tutte le edizioni di Excel.

Come estraggo numero di fattura e data, e non solo la tabella?

Di solito si trovano fuori dalla tabella delle voci di riga, quindi l'importazione basata sulle tabelle spesso non li include. Copiali a mano, usa le trasformazioni di Power Query se il layout è uniforme, oppure usa uno strumento di estrazione che legge i campi di testata.

Che differenza c'è tra fattura e ricevuta in questo caso?

I metodi di estrazione sono gli stessi. Per le tue registrazioni, la differenza sta in ciò che ciascun documento dimostra. Leggi fattura vs ricevuta.

È sicuro caricare le fatture su uno strumento online?

Le fatture possono contenere dati personali e aziendali. Leggi l'informativa sulla privacy dello strumento per capire come vengono elaborati e conservati i file, e usa solo servizi di cui ti fidi.