Rimborso spese: quali ricevute servono al datore di lavoro

Per ottenere il rimborso delle spese di lavoro, la maggior parte dei datori di lavoro richiede una ricevuta dettagliata per ogni spesa (non bastano lo scontrino del POS o la riga dell'estratto conto), la motivazione aziendale, chi ha partecipato per i pasti, il conto finale dell'hotel (folio) per il pernottamento e il tutto inviato entro la scadenza prevista dalla policy aziendale sulle spese. Se ti manca una ricevuta, la maggior parte delle aziende prevede un'alternativa, come una dichiarazione firmata, ma di solito è limitata.

La policy aziendale sulle spese è il riferimento da seguire, quindi leggila per prima. Questo articolo spiega cosa chiedono di solito i datori di lavoro e perché. Include le norme fiscali statunitensi alla base di questa prassi (gli “accountable plans” [piani di rimborso con rendicontazione] della Publication 463 dell'IRS; l'IRS è l'agenzia fiscale federale degli Stati Uniti), che sono uno dei motivi principali per cui i datori di lavoro sono rigidi sulle ricevute. Sono informazioni generali, non una consulenza fiscale o legale.

Perché i datori di lavoro sono rigidi sulle ricevute

Negli Stati Uniti, la Publication 463 dell'IRS descrive gli accountable plans. Sono sistemi di rimborso in cui i dipendenti:

sostengono spese con un legame con l'attività aziendale
rendicontano in modo adeguato al datore di lavoro quelle spese entro un periodo di tempo ragionevole
restituiscono l'eccedenza di rimborso o anticipo entro un periodo di tempo ragionevole

Quando sono rispettate tutte e tre le regole, la Publication 463 dice che il datore di lavoro non dovrebbe includere i rimborsi nel tuo reddito sul tuo Form W-2. I rimborsi che non rispettano le regole sono generalmente considerati pagati nell'ambito di un nonaccountable plan e dichiarati come retribuzione.

La Publication 463 dice che rendiconti in modo adeguato consegnando al datore di lavoro un prospetto delle spese, un registro, un diario o un documento simile, con ogni spesa annotata nel momento in cui l'hai sostenuta o subito dopo, insieme a prove documentali come le ricevute.

Quindi le tue ricevute servono anche a fare sì che i tuoi rimborsi restino esenti da imposte, oltre a essere uno strumento di controllo interno dell'azienda. Altri Paesi hanno regole proprie sui rimborsi esenti da imposte, ma il requisito pratico è simile: una prova per ogni spesa.

Cosa chiedono di solito i datori di lavoro

Le politiche aziendali variano, ma questi requisiti sono comuni.

Ricevute dettagliate, non solo scontrini del POS

Lo scontrino del terminale della carta o una riga dell'estratto conto mostra che hai pagato, non cosa hai comprato. La maggior parte delle policy vuole la ricevuta dettagliata con l'elenco delle voci. Per i pasti, è così che l'amministrazione verifica la presenza di voci che la policy non copre, come l'alcol. Il motivo per cui un estratto conto da solo non basta è spiegato in un estratto conto bancario basta al posto di una ricevuta?

Conto dettagliato dell'hotel (folio)

Per il pernottamento, presenta il conto dettagliato finale dell'hotel (folio), che ricevi al check-out. Mostra la tariffa della camera per notte, le tasse ed eventuali extra (minibar, servizio in camera, parcheggio). Una conferma di prenotazione non basta, perché mostra cosa hai prenotato, non quanto ti è stato addebitato. La Publication 463 porta come esempio di prova adeguata la ricevuta dell'hotel, quando riporta il nome e la località dell'hotel, le date del soggiorno e importi separati per addebiti come pernottamento, pasti e telefonate.

Dettagli sui pasti

La Publication 463 dice che la ricevuta di un ristorante è una prova adeguata di un pasto di lavoro quando riporta il nome e la località del ristorante, il numero di persone servite, la data e l'importo. Molti datori di lavoro chiedono anche:

i nomi dei partecipanti e la loro organizzazione
la motivazione aziendale (“kickoff di progetto con il cliente X”)

Trasporti

Voli e treni: il biglietto elettronico o l'itinerario con la tariffa pagata, più eventuali costi di modifica.
Taxi e servizi di trasporto tramite app: la ricevuta dell'app con data, percorso e importo.
Rimborso chilometrico: un registro con data, partenza, destinazione, motivo e distanza, se hai usato la tua auto.

Valuta estera

Conserva la ricevuta nella valuta originale. L'estratto conto della carta mostra quanto ti è stato effettivamente addebitato nella tua valuta. Segui la policy aziendale sulle spese per sapere quale tasso di cambio usare.

Le scadenze contano

La Publication 463 dice che la definizione di “reasonable period of time” [periodo di tempo ragionevole] dipende dai fatti e dalle circostanze. Elenca anche azioni che sono considerate ragionevoli, tra cui:

ricevere un anticipo entro 30 giorni dalla spesa
rendicontare in modo adeguato le spese entro 60 giorni da quando sono state pagate o sostenute
restituire l'eventuale eccedenza di rimborso entro 120 giorni da quando la spesa è stata pagata o sostenuta

La scadenza della tua azienda può essere più breve. Inviare tutto tempestivamente significa anche che le ricevute sono più facili da trovare e che i dettagli sono ancora freschi.

Se perdi una ricevuta

Controlla nella policy aziendale sulle spese se esiste una dichiarazione per ricevuta mancante o un modulo simile. Di solito descrivi la spesa, la data, l'importo e la motivazione aziendale, alleghi altre prove (estratto conto della carta, conferma di prenotazione, foto) e firmi. Spesso le aziende limitano quante di queste dichiarazioni puoi usare o quanto possono coprire. Per sapere prima come recuperare una ricevuta, leggi hai perso una ricevuta? Cosa fare.

Come rendere la richiesta facile da approvare

Chi approva e i team amministrativi esaminano molte richieste. Fai in modo che sia facile da controllare:

Una riga per ricevuta, con data, fornitore, categoria, importo, valuta e motivazione.
Ricevute numerate in corrispondenza delle righe, allegate nello stesso ordine.
Totali per categoria (voli, pernottamento, pasti, trasporti a terra).
Voci personali rimosse, con una nota se le hai tolte da un conto.
Anticipi sottratti, così l'importo dovuto è chiaro.

La procedura passo per passo è in come fare una nota spese.

Se torni da un viaggio con una pila di ricevute e un PDF del folio dell'hotel, inserirli tutti nel modello della tua azienda richiede tempo. ReceiptBatch può trasformare i folio degli hotel e le ricevute in un foglio di calcolo delle spese: una riga per documento con data, fornitore, importi e valuta, che puoi controllare e poi copiare nella tua nota spese. Allega le ricevute originali come richiede la tua azienda.

FAQ

Mi serve una ricevuta per ogni spesa per ottenere il rimborso?

Di solito sì, almeno sopra una soglia stabilita dalla tua azienda. Controlla la policy aziendale sulle spese. Le norme fiscali statunitensi (Publication 463) prevedono alcune eccezioni al requisito della prova documentale, come le spese (diverse dal pernottamento) inferiori a $75, ma il tuo datore di lavoro può fissare regole interne più severe.

L'estratto conto della carta di credito basta per il rimborso?

Di solito non da solo. La maggior parte dei datori di lavoro vuole ricevute dettagliate, soprattutto per pasti e hotel. Un estratto conto può essere accettato insieme a una dichiarazione per ricevuta mancante, a seconda della policy aziendale sulle spese.

Il mio rimborso sarà tassato?

Negli Stati Uniti i rimborsi nell'ambito di un accountable plan generalmente non sono inclusi nella tua retribuzione se ne rispetti le regole. I rimborsi nell'ambito di un nonaccountable plan sono generalmente trattati come retribuzione. Altrove le regole sono diverse. Chiedi all'ufficio paghe del tuo datore di lavoro o a un professionista fiscale.

E se il mio datore di lavoro non rimborsa una spesa?

Se puoi far valere nella tua dichiarazione dei redditi le spese di lavoro dipendente non rimborsate dipende dal tuo Paese e dall'anno d'imposta. Controlla le indicazioni aggiornate della tua autorità fiscale o chiedi a un professionista fiscale prima di dare per scontato che sia possibile.