Bonnetjes importeren in QuickBooks Online

Er zijn twee belangrijke manieren om bonnetjes in QuickBooks Online (QBO) te krijgen. De eerste is één bonnetje tegelijk met de eigen bonnetjesfunctie van QuickBooks (een bonnetje uploaden of fotograferen en koppelen aan een transactie). De tweede is veel bonnetjes tegelijk: je zet ze om naar een CSV-bestand en uploadt dat als transacties. Welke manier het meest geschikt is, hangt af van het aantal bonnetjes en van de vraag of die aankopen al in je bankfeed staan. Als je dat verkeerd inschat, boek je dezelfde uitgave twee keer.

In deze gids lees je meer over beide methoden, hoe het CSV-bestand eruit moet zien en hoe je dubbele boekingen voorkomt. De menu's en abonnementsfuncties van QuickBooks veranderen vaak. Zoek voor de precieze, actuele stappen in de QuickBooks-hulppagina's van Intuit naar “upload receipts” (bonnetjes uploaden) of “manually upload bank transactions” (banktransacties handmatig uploaden). Dit artikel behandelt alleen de onderdelen die niet afhangen van je versie.

Eerst: staan deze aankopen al in QuickBooks?

Deze vraag bepaalt alles.

Betaald met een pas of bankrekening die aan QuickBooks is gekoppeld? Dan komen de transacties waarschijnlijk al binnen via je bankfeed. Je hoeft de bonnetjes dan niet als nieuwe transacties te importeren. Je koppelt ze als bewijs aan de bestaande transacties en categoriseert die transacties. Als je ze ook importeert, tel je de uitgave dubbel.
Contant betaald, privé betaald of betaald vanaf een rekening die niet is gekoppeld? Dan kent QuickBooks die aankopen nog niet, en is het importeren van de bonnetjes als transacties precies wat je nodig hebt.

Bij veel bedrijven komt allebei voor. Verdeel je bonnetjes dus eerst over die twee stapels.

Route 1: bonnetjes koppelen aan transacties uit de bankfeed

Bij aankopen die al in je bankfeed staan, wil je elk bonnetje aan de bijbehorende transactie koppelen:

Gebruik de functie van QuickBooks om bonnetjes te uploaden of vast te leggen (op het web, per e-mail of in de mobiele app, afhankelijk van je abonnement en versie).
Afhankelijk van je versie kan QuickBooks het bonnetje uitlezen en een overeenkomende banktransactie voorstellen.
Controleer de koppeling en de categorie voordat je bevestigt.

Zo blijft de bankfeed je enige bron van transacties en dienen de gekoppelde bonnetjes als bewijs. Dit werkt goed als je bonnetjes één of twee tegelijk binnenkomen. Het wordt traag bij een achterstand van honderden bonnetjes aan het eind van het jaar. Kijk in de hulppagina's van Intuit hoe de bonnetjesfunctie in jouw abonnement werkt, want beschikbaarheid en stappen verschillen.

Route 2: veel bonnetjes uploaden als CSV

Aankopen die niet in je bankfeed staan (contant, privépassen, niet-gekoppelde rekeningen) kun je als batch binnenhalen. In QuickBooks Online kun je transacties handmatig vanuit een bestand naar een rekening uploaden. In het hulpartikel van Intuit over het handmatig uploaden van banktransacties staan de actuele stappen en de toegestane bestandsformaten. Lees dat dus voordat je voor het eerst uploadt.

Waaraan het CSV-bestand moet voldoen

Een veelgebruikt formaat voor het uploaden van banktransacties naar QuickBooks is een eenvoudig CSV-bestand met drie kolommen:

Date,Description,Amount
03/14/2026,Staples – Office supplies,-54.20
03/15/2026,Shell – Transport & fuel,-61.80

Waar je op moet letten:

Eén rij per bonnetje.
Een datumnotatie die overal hetzelfde is. QuickBooks-bedrijven in de VS gebruiken meestal MM/DD/YYYY. Verschillende notaties door elkaar gebruiken is een veelvoorkomende oorzaak van mislukte uploads.
Bedragen als gewone getallen, zonder valutasymbolen en zonder duizendtalscheidingstekens. Uitgaven zijn meestal negatief (geld dat eruit gaat).
Eén valuta per bestand. Meng geen USD- en EUR-bonnetjes in één upload.
Een bruikbare omschrijving. Met de leverancier en categorie erbij kun je de transacties in QuickBooks een stuk sneller controleren.

Je kunt dit bestand met de hand maken in Excel of Google Sheets: drie kolommen en dan opslaan als CSV (Save as CSV). In de gids over een spreadsheet voor bonnetjes lees je hoe je schone datum- en bedragkolommen bijhoudt.

Het CSV-bestand maken op basis van bonnetjesfoto's en PDF's

Als je bonnetjes alleen als foto's of PDF's hebt, kost het intypen van de rijen de meeste tijd. ReceiptBatch zet bonnetjes om naar een CSV voor QuickBooks Online. Je uploadt een batch bonnetjes, controleert en corrigeert de uitgelezen tabel en downloadt vervolgens een bestand met drie kolommen: Date,Description,Amount. Datums worden weergegeven als MM/DD/YYYY, de omschrijving heeft de vorm “Vendor – Category” (leverancier – categorie), bedragen worden als uitgaven negatief weergegeven en de optie is alleen beschikbaar als alle bonnetjes in de batch dezelfde valuta hebben.

Waar je het uploadt

Kies de doelrekening bewust:

Contante aankopen: een kasrekening of een rekening voor de kleine kas.
Privépas gebruikt voor zakelijke uitgaven: veel boekhouders boeken die op een rekening voor inbreng van de eigenaar of op een aparte rekening “privé betaald”. Vraag je accountant wat die het liefst heeft.
Een niet-gekoppelde zakelijke pas: upload de transacties naar de rekening van die pas in QuickBooks.

Upload niet in een rekening die voor dezelfde transacties al een actieve bankfeed heeft, anders maak je dubbele boekingen.

Na het uploaden

Na het uploaden staan de transacties in QuickBooks klaar voor controle. Doe voor elke transactie het volgende:

Controleer de datum en het bedrag aan de hand van het bonnetje.
Stel de categorie (kostenrekening) in of bevestig die. Het helpt als je categorieën aansluiten op je rekeningschema. Zie zakelijke kostencategorieën.
Voeg zo nodig de begunstigde toe.
Voeg de bonnetjesafbeelding toe als je abonnement bijlagen ondersteunt, zodat het bewijs bij de transactie staat.
Bevestig de transacties of voeg ze toe.

Dubbele boekingen voorkomen

Dubbele boekingen zijn de meest gemaakte fout bij het importeren van bonnetjes. Een paar voorzorgsmaatregelen:

Verdeel eerst de stapel (wel in de bankfeed of niet in de bankfeed), zoals hierboven.
Controleer een steekproef na het uploaden: zoek in QuickBooks een paar namen van leveranciers en bedragen op om te zien dat elk precies één keer voorkomt.
Stem de rekening af met het afschrift. Komt het afgestemde saldo niet overeen en is het verschil gelijk aan het bedrag van een of meer bonnetjes, dan zijn die waarschijnlijk twee keer ingevoerd.
Houd een logboek bij. Noteer welke batches bonnetjes je hebt geüpload en wanneer.

Bewaar de bonnetjes zelf

Een CSV-rij in QuickBooks is een vastlegging van de uitgave, niet het bewijs ervan. Bewaar de originele bonnetjesafbeeldingen of PDF's, als bijlage in QuickBooks of in een map per jaar, zolang je belastingautoriteit dat vereist. Een regel op een creditcardafschrift is meestal niet genoeg, zoals is een bankafschrift genoeg in plaats van een bonnetje? uitlegt.

Als een accountant of boekhouder je QuickBooks-administratie beheert, spreek dan eerst de werkwijze met die persoon af. Sommigen ontvangen liever een spreadsheet en de map met bonnetjes dan dat je de gegevens naar de QuickBooks-administratie uploadt. Zie hoe je je bonnetjes voorbereidt voor je accountant.

Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere bonnetjes tegelijk importeren in QuickBooks Online?

Meestal wel: door meerdere bonnetjes te uploaden met de eigen bonnetjesfuncties van QuickBooks, of door een CSV met transacties naar een rekening te uploaden. Kijk in de hulppagina's van Intuit voor de actuele limieten en stappen voor jouw abonnement.

Waarom is mijn CSV-upload mislukt?

Veelvoorkomende oorzaken zijn een inconsistente datumnotatie, valutasymbolen of komma's in bedragen, extra koprijen, lege regels, of een andere kolomindeling dan de indeling die je tijdens het uploaden hebt gekozen. Open het bestand in een teksteditor om precies te zien wat erin staat.

Moeten uitgaven negatief zijn in de CSV?

Bij één kolom met de naam Amount zijn uitgaande bedragen normaal gesproken negatief en inkomende bedragen positief. Controleer de kolomtoewijzing en het voorbeeld tijdens het uploaden voordat je bevestigt, zodat uitgaven niet als inkomsten binnenkomen.

Worden bij het importeren van een CSV ook de bonnetjesafbeeldingen toegevoegd?

Nee. Een CSV bevat alleen gegevens. Voeg de afbeeldingen apart toe aan de transacties, of bewaar ze in je eigen administratie.