Wanneer is een Britse btw-bon (VAT receipt) geldig?

In het VK is een ‘VAT receipt’ (btw-bon) waarmee een bedrijf dat voor VAT is geregistreerd de Britse btw (VAT) kan terugvragen, eigenlijk een VAT-factuur. HMRC, de Britse belastingdienst, stelt dat de VAT-facturen die je ontvangt het voornaamste bewijs vormen om de VAT terug te vragen die je als voorbelasting (input tax) hebt betaald. Bij aankopen van £250 of minder (inclusief VAT) volstaat een vereenvoudigde VAT-factuur. Daarop moeten de volgende gegevens staan: de naam, het adres en het btw-nummer (VAT-nummer) van de leverancier, het tijdstip van levering (tax point), een omschrijving van de goederen of diensten en, per VAT-tarief, het totaal te betalen bedrag inclusief VAT en het toegepaste VAT-tarief. Boven £250 heb je doorgaans een volledige of aangepaste VAT-factuur met meer details nodig.

Deze regels staan in de paragrafen 3 en 4 van VAT Notice 700/21 van HMRC (Record keeping for VAT). Hieronder lees je wat elk type factuur moet vermelden, hoe je nagaat of een kassabon voldoet en hoe je deze facturen bewaart. Dit is algemene informatie, geen belastingadvies. VAT kent veel bijzondere gevallen, dus raadpleeg de VAT Notice of vraag bij een ongebruikelijke situatie advies aan een accountant.

Voor wie dit geldt

Deze regels zijn belangrijk als je voor VAT bent geregistreerd en de VAT op zakelijke aankopen wilt terugvragen. Als je niet voor VAT bent geregistreerd, kun je geen VAT terugvragen. Je bewaart bonnetjes nog steeds als bewijs van zakelijke kosten voor de inkomstenbelasting, maar de details van de VAT-factuur zijn dan minder belangrijk.

HMRC merkt ook op dat alleen bedrijven die voor VAT zijn geregistreerd VAT-facturen kunnen uitgeven. Een bon van een leverancier die niet voor VAT is geregistreerd, vermeldt geen VAT-nummer of VAT; er valt dan ook geen VAT terug te vragen.

Volledige VAT-factuur: wat erop moet staan

Volgens paragraaf 4.1 van VAT Notice 700/21 moet een volledige VAT-factuur het volgende vermelden:

• een opeenvolgend nummer dat het document uniek identificeert
• het tijdstip van levering (tax point)
• de datum van uitgifte, als die afwijkt van het tijdstip van levering
• de naam, het adres en het VAT-nummer van de leverancier
• de naam en het adres van de klant
• een omschrijving die voldoende is om de goederen of diensten te identificeren
• per omschrijving de hoeveelheid goederen of de omvang van de diensten, het VAT-tarief en het te betalen bedrag exclusief VAT
• het totale te betalen bedrag exclusief VAT
• het tarief van een eventuele contantkorting
• het totale VAT-bedrag, uitgedrukt in ponden sterling
• de eenheidsprijs

Voor margeregelingen (margin schemes) en leveringen onder de verleggingsregeling (reverse charge) gelden bijzondere regels, en bedrijven in Noord-Ierland die EU-klanten factureren moeten extra gegevens vermelden.

Vereenvoudigde VAT-factuur (£250 of minder)

Voor een levering van £250 of minder inclusief VAT mag volgens de paragrafen 4.4 en 4.5 van de VAT Notice een eenvoudigere factuur worden gebruikt. Daarop staat:

• de naam, het adres en het VAT-nummer van de leverancier
• het tijdstip van levering (tax point)
• een omschrijving waaruit blijkt om welke goederen of diensten het gaat
• per VAT-tarief het totaal te betalen bedrag inclusief VAT en het toegepaste VAT-tarief

Vrijgestelde leveringen mogen niet op dit type factuur staan.

De meeste kassabonnen van winkels, cafés en tankstations die voor VAT zijn geregistreerd, gebruiken dit formaat. Let op: op een vereenvoudigde factuur hoeven het VAT-bedrag en de naam van je bedrijf niet apart te staan. Wel moeten het totaal inclusief VAT en het tarief erop staan.

Winkeliers en “VAT-bonnen”

Paragraaf 4.4 zegt dat winkeliers voor verkopen in de detailhandel aan niet-geregistreerde klanten geen VAT-factuur hoeven uit te geven en ervan mogen uitgaan dat die niet nodig is, tenzij de klant erom vraagt. Als er om een VAT-factuur wordt gevraagd:

• bij £250 of minder kan de winkelier de hierboven beschreven vereenvoudigde factuur uitgeven
• bij meer dan £250 moet de winkelier een volledige VAT-factuur of een aangepaste VAT-factuur uitgeven (met bedragen inclusief in plaats van exclusief VAT)

Dus als je gewone kassabon het VAT-nummer van de winkel niet toont, of de aankoop meer dan £250 kostte, vraag dan om een VAT-factuur aan de kassa of bij de klantenservice van de winkelier. Veel webwinkels laten je een VAT-factuur downloaden uit je bestelgeschiedenis.

Snelle checklist: voldoet deze bon?

Controleer bij een aankoop van £250 of minder of de bon het volgende toont:

1. de naam en het adres van de leverancier
2. het VAT-nummer van de leverancier
3. de datum (tijdstip van levering)
4. wat er is gekocht
5. het totaal inclusief VAT en het VAT-tarief

Ontbreekt het VAT-nummer, dan is het geen geldige VAT-factuur, ook al staat er op de bon “VAT included” (inclusief VAT).

Controleer bij meer dan £250 of de details van de volledige of aangepaste factuur hierboven erop staan, inclusief de naam en het adres van jouw bedrijf.

VAT-facturen bewaren

Bewaar een kopie van elke factuur die je uitgeeft en ontvangt

Paragraaf 3.2 zegt dat je een kopie moet bewaren van elke VAT-factuur die je uitgeeft, en dat je de VAT-facturen die je ontvangt zo hoort te bewaren dat je ze gemakkelijk kunt terugvinden als erom wordt gevraagd.

Digitale kopieën

Paragraaf 6 van de notice legt uit wanneer een digitale kopie het papieren exemplaar kan vervangen. Als je een factuur scant en de afbeelding bewaart, en de afbeelding alle voor VAT vereiste gegevens bevat, hoef je het papieren origineel niet te bewaren, tenzij het voor een ander doel nodig is. Maar als je alleen geselecteerde bedragen in software intypt, zijn die gegevens geen kopie van de factuur en moet je het origineel bewaren. Sommige documenten, zoals het C79 import VAT certificate (het certificaat voor invoer-VAT), moeten in originele vorm worden bewaard. Zie kun je bonnetjes weggooien na het scannen?

Making Tax Digital

In de VAT Notice staat ook dat bedrijven die voor VAT zijn geregistreerd bepaalde VAT-gegevens digitaal moeten bijhouden in functioneel compatibele software. Houd je facturen netjes geordend, zodat de bedragen in je software naar de facturen terug te herleiden zijn.

VAT uit bonnetjes registreren

Leg bij elke aankoop waarvoor je VAT terugvraagt het volgende vast:

Bij vereenvoudigde facturen waarop alleen het brutobedrag en het tarief staan, kun je de VAT daaruit berekenen. Bij 20% is de VAT bijvoorbeeld een zesde van het totaal inclusief VAT. Controleer of je software of je accountant dezelfde methode gebruikt.

Heb je een stapel bonnetjes te verwerken? ReceiptBatch kan VAT uit Britse bonnetjes naar Excel halen. Daarbij worden de datum, leverancier, netto, VAT en bruto voor elk bonnetje in aparte kolommen gezet. Het leest wat erop staat. Het kan je niet vertellen of een bon aan de regels van HMRC voldoet, dus gebruik de checklist hierboven en bewaar de originele afbeeldingen als bewijs.

Meer over het verschil tussen facturen en bonnetjes in het algemeen lees je in factuur vs bon.

Veelgestelde vragen

Kan ik VAT terugvragen zonder VAT-bon?

HMRC beschrijft de VAT-facturen die je ontvangt als het belangrijkste bewijs voor het terugvragen van voorbelasting. Of je de VAT zonder zo'n factuur kunt terugvragen, hangt af van de regels van HMRC over alternatief bewijs (alternative evidence). Raadpleeg de richtlijnen of vraag advies aan een accountant voordat je daarop vertrouwt.

Is een betaalbewijs van een kaartbetaling een VAT-bon?

Meestal niet. Het betaalbewijs van de kaartterminal vermeldt normaal gesproken alleen het betaalde bedrag. Bewaar de gespecificeerde kassabon of VAT-factuur waarop het VAT-nummer van de leverancier staat.

Moet mijn naam op een VAT-bon staan?

Op een vereenvoudigde factuur (£250 of minder) hoeven de naam en het adres van de klant niet te staan. Op een volledige VAT-factuur wel.

Hoe lang moet ik VAT-administratie bewaren?

HMRC stelt bewaartermijnen vast voor VAT-administratie. Kijk in VAT Notice 700/21 voor de actuele termijn en eventuele uitzonderingen, en zie hoe lang je bonnetjes bewaart voor de bewaartermijnen van administratie voor de inkomstenbelasting.

Is dit belastingadvies?

Nee. Het is een algemene samenvatting van VAT Notice 700/21 van HMRC. VAT kent veel bijzondere gevallen, waaronder margeregelingen (margin schemes), de verleggingsregeling (reverse charge), invoer en gedeeltelijke vrijstelling (partial exemption), dus vraag dit na bij een accountant of HMRC.