GST/HST-bonnetjes in Canada: wat moet je bewaren voor ITC's?
Ben je in Canada geregistreerd voor GST/HST (de Canadese btw) en wil je de GST/HST die je op zakelijke aankopen hebt betaald terugvragen als voorbelasting (input tax credits, ITC's)? Dan heb je bonnetjes of facturen nodig met bepaalde gegevens. Welke gegevens dat zijn, hangt af van de hoogte van de aankoop. Volgens de informatievereisten van de CRA (Canada Revenue Agency, de Canadese belastingdienst) moet elk bonnetje de naam van de leverancier, de datum en het totaalbedrag vermelden. Vanaf $100 moeten ook de in rekening gebrachte GST/HST (of een vermelding dat die is inbegrepen) en het GST/HST-registratienummer van de leverancier erop staan. Vanaf $500 komen daar jouw naam, een omschrijving en de betalingsvoorwaarden bij.
Hieronder leggen we de tabel van de CRA in gewone taal uit. Ook lees je wat je op een bonnetje moet controleren en hoe je je administratie bewaart. Dit is algemene informatie op basis van de richtlijnen van de CRA en geen belastingadvies. GST/HST kent veel bijzondere regels, dus raadpleeg de actuele pagina's van de CRA of vraag een accountant om advies voor jouw situatie.
Wie hier rekening mee moet houden
Deze eisen zijn belangrijk als je geregistreerd bent voor GST/HST en ITC's claimt in je GST/HST-aangifte. Ben je niet geregistreerd, dan kun je meestal geen ITC's claimen. Toch bewaar je bonnetjes om zakelijke kosten te onderbouwen voor de inkomstenbelasting.
Wat een bonnetje moet vermelden, per aankoopbedrag
Op de pagina “Input tax credits” (voorbelasting) van de CRA staat welke gegevens op je bonnetjes, facturen of andere documenten moeten staan om een ITC-claim te onderbouwen:
| Vereiste gegevens | Onder $100 | $100 tot $499.99 | $500 of meer |
|---|---|---|---|
| Bedrijfsnaam of handelsnaam van de leverancier (of van een tussenpersoon) | Ja | Ja | Ja |
| Factuurdatum, of als er geen factuur is, de datum waarop de GST/HST is betaald of verschuldigd is | Ja | Ja | Ja |
| Totaalbedrag dat is betaald of verschuldigd is | Ja | Ja | Ja |
| Totaal in rekening gebrachte GST/HST, of een vermelding dat het bedrag GST/HST tegen het toepasselijke tarief bevat | Nee | Ja | Ja |
| Status van elke levering, als de factuur zowel belaste als vrijgestelde leveringen bevat | Nee | Ja | Ja |
| GST/HST-registratienummer van de leverancier (of tussenpersoon) | Nee | Ja | Ja |
| Naam of handelsnaam van de koper (of van de gemachtigde of vertegenwoordiger) | Nee | Nee | Ja |
| Korte omschrijving van de goederen of diensten | Nee | Nee | Ja |
| Betalingsvoorwaarden | Nee | Nee | Ja |
De bedragen hebben betrekking op het totaalbedrag van de verkoop. Op de CRA-pagina staat dat deze drempels zijn verhoogd van $30 en $150 naar $100 en $500. In oudere artikelen kunnen de oude bedragen nog staan.
Op de pagina staan ook uitzonderingen waarbij de documentatie-eisen soepeler zijn, bijvoorbeeld bij bepaalde toelagen of vergoedingen aan werknemers of partners. Kijk op de CRA-pagina of die voor jou kunnen gelden.
Een snelle controle van je bonnetje
Onder $100: controleer of op het bonnetje staat bij wie je hebt gekocht, wanneer, en het totaalbedrag.
$100 tot $499.99: controleer daarnaast of het bonnetje het volgende vermeldt:
- het GST/HST-bedrag, of een vermelding dat GST/HST is inbegrepen
- het GST/HST-registratienummer van de leverancier
Een ontbrekend registratienummer is de meest voorkomende reden dat een bonnetje tekortschiet. Vraag de leverancier om een bonnetje of factuur met alle vereiste gegevens.
$500 en hoger: controleer daarnaast of het bonnetje het volgende vermeldt:
- jouw bedrijfsnaam, of die van je gemachtigde vertegenwoordiger
- een omschrijving van wat je hebt gekocht
- de betalingsvoorwaarden
Vraag leveranciers bij grotere aankopen om meteen jouw bedrijfsnaam op de factuur te zetten. Dat later laten aanpassen is lastiger.
Termijn voor het claimen van ITC's
Volgens dezelfde CRA-pagina moeten de meeste registranten ITC's uiterlijk claimen op de indieningsdatum van de aangifte over de laatste aangifteperiode die eindigt binnen vier jaar na het einde van de aangifteperiode waarin de ITC voor het eerst had kunnen worden geclaimd. Voor sommige registranten geldt een limiet van twee jaar, zoals bepaalde financiële instellingen (listed financial institutions) en bedrijven boven een drempel van $6 miljoen, met uitzonderingen. Houd je bonnetjes per aangifteperiode geordend, zodat je niet-geclaimde ITC's gemakkelijk terugvindt.
Hoe lang je GST/HST-administratie bewaart
Volgens de administratierichtlijnen van de CRA moeten gegevens en bewijsstukken over het algemeen zes jaar na het einde van het laatste belastingjaar waarop ze betrekking hebben worden bewaard. De CRA legt uit dat de termijn van zes jaar voor GST/HST-gegevens iets anders wordt berekend. Lees voor meer informatie en voor de regels in de andere landen die we behandelen hoe lang je bonnetjes moet bewaren.
Je GST/HST-bonnetjes geordend houden
- Leg bonnetjes snel vast. Thermische bonnetjes vervagen, en met een vervaagd registratienummer heb je niets.
- Archiveer per aangifteperiode (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks, passend bij je GST/HST-aangifte).
- Noteer de GST/HST apart bij elke aankoop, in plaats van alleen het totaal:
| Datum | Leverancier | GST/HST-nummer | Omschrijving | Subtotaal | GST/HST | Totaal | Bestand |
|---|
- Markeer bonnetjes waarop vereiste gegevens ontbreken en vraag de leverancier om de ontbrekende informatie voordat de periode wordt afgesloten.
- Tel de betaalde GST/HST per periode op voor je aangifte, en bewaar de bonnetjes als bewijs.
In provincies met HST staat op bonnetjes één geharmoniseerde belasting. In andere provincies zie je mogelijk GST plus een aparte provinciale verkoopbelasting (PST, of QST in Quebec). Alleen het GST/HST-deel kun je als ITC claimen. Provinciale belastingen volgen hun eigen regels. Voor je categorieën kun je de indeling van zakelijke kosten van de CRA aanhouden. Meer daarover lees je in categorieën voor zakelijke kosten.
Heb je een stapel bonnetjes om te verwerken? Dan kan ReceiptBatch Canadese bonnetjes omzetten naar Excel met GST/HST apart: je krijgt één rij per bonnetje met de datum, leverancier, het subtotaal, de belasting en het totaal, die je vóór het downloaden controleert. ReceiptBatch leest wat er op het bonnetje staat, maar controleert geen registratienummers en bepaalt niet of het bonnetje aan de eisen van de CRA voldoet. Gebruik daarvoor de tabel hierboven.
Wil je weten wanneer een factuur en een bon verschillende documenten zijn? Lees dan factuur vs bon.
FAQ
Heb ik bij kleine aankopen een bonnetje met een GST-nummer nodig?
Volgens de tabel van de CRA is bij een verkoop met een totaalbedrag onder $100 het GST/HST-registratienummer van de leverancier niet vereist. Je hebt nog wel de naam van de leverancier, de datum en het totaalbedrag nodig.
Kan ik een ITC claimen met alleen een creditcardbonnetje?
Een creditcardbonnetje toont meestal alleen de verkoper en het bedrag. Voor aankopen van $100 of meer heb je ook het GST/HST-bedrag (of een vermelding dat het is inbegrepen) en het registratienummer van de leverancier nodig. Bewaar daarom de gespecificeerde bon of de factuur.
Klopt de drempel van $30 / $150 nog?
Op de CRA-pagina staat dat de drempels zijn verhoogd naar $100 (van $30) en $500 (van $150). Kijk op de actuele CRA-pagina als je niet zeker weet welke drempel voor een oudere periode geldt.
Is dit belastingadvies?
Nee. Het is een samenvatting van de richtlijnen van de CRA over ITC-documentatie. De GST/HST-regels kennen veel bijzondere gevallen, dus controleer dit bij de CRA of een accountant.