Onkostendeclaratie maken (stap voor stap)

Om een onkostendeclaratie te maken, verzamel je alle bonnetjes van de periode of reis, zet je elke uitgave op een eigen regel (datum, leverancier, omschrijving, categorie, bedrag en valuta), tel je de regels op, voeg je de bonnetjes toe, geef je het zakelijke doel op en dien je alles in ter goedkeuring binnen de termijn die in het onkostenbeleid van je bedrijf staat. Als je bedrijf een onkostensysteem gebruikt, vraagt dat in een eigen formulier om dezelfde gegevens.

Hieronder vind je een stappenplan, een sjabloon dat je kunt kopiëren naar Excel of Google Sheets en de fouten waardoor declaraties het vaakst worden teruggestuurd.

Waar een onkostendeclaratie voor dient

Een onkostendeclaratie is een verzoek om zakelijke kosten terug te krijgen die je zelf hebt voorgeschoten, of een verantwoording van kosten die met een bedrijfscreditcard zijn betaald. Voor degene die de declaratie goedkeurt, beantwoordt de declaratie drie vragen:

Wat heb je uitgegeven? Elke uitgave, met het bedrag.
Was het zakelijk? Het doel van de reis, de afspraak of de aankoop.
Kun je het aantonen? Bonnetjes of ander bewijs bij elke regel.

Werkgevers hebben meestal fiscale redenen om dit goed te regelen. In de VS legt bijvoorbeeld IRS Publication 463 (hoofdstuk 6) van de IRS (de Amerikaanse federale belastingdienst) uit dat werknemers onder een "accountable plan" (een regeling waarbij je verantwoording aflegt over onkosten) binnen een redelijke termijn hun uitgaven voldoende moeten verantwoorden tegenover hun werkgever en een eventueel te hoog voorschot moeten terugbetalen. Als aan die regels is voldaan, worden vergoedingen over het algemeen niet als loon behandeld. Andere landen hebben hun eigen regels. De praktische conclusie is overal hetzelfde: volledige, goed gedocumenteerde declaraties worden sneller uitbetaald.

Stap 1: Lees eerst het beleid van je bedrijf

Zoek voordat je begint je onkostenbeleid op en noteer:

de deadline voor indienen (bijvoorbeeld binnen een vast aantal dagen na de reis of na het einde van de maand)
limieten: tarieven voor dagvergoedingen (per diem), maximumbedragen voor hotels, maaltijdlimieten, kilometervergoedingen
wat niet wordt vergoed (alcohol, upgrades, persoonlijke extra's, boetes)
of gespecificeerde bonnen verplicht zijn en vanaf welk bedrag
het formaat: een sjabloon van het bedrijf in een spreadsheet, een onkostenapp of een formulier
wie de declaratie goedkeurt en of een kostenplaats of projectcode nodig is

Is er geen schriftelijk beleid, vraag het dan aan je leidinggevende of de financiële afdeling. Als je vooraf afspreekt wat de regels zijn, voorkom je dat posten later worden afgekeurd.

Stap 2: Verzamel alle bonnetjes

Verzamel alles van de periode of reis:

papieren bonnetjes uit je portemonnee, tas en auto
bonnetjes en boekingsbevestigingen in je e-mail (vluchten, treinen, hotels, ritdiensten)
hotelrekeningen (folio's): de gespecificeerde rekening, niet alleen de boekingsbevestiging
bonnetjes in apps (ritdiensten, maaltijdbezorging, parkeren)
je creditcardafschrift, als checklist zodat je niets over het hoofd ziet

Fotografeer papieren bonnetjes en bewaar alles als bestanden in één map voor de declaratie, bijvoorbeeld Expenses/2026-03 Berlin trip.

Ontbreekt er een? Lees kwijtgeraakte bon? Dit kun je doen om te zien hoe je hem terugkrijgt of in plaats daarvan vastlegt.

Stap 3: Zet elke uitgave op een eigen regel

Gebruik één rij per bon. Een gebruikelijke indeling:

Datum	Leverancier	Omschrijving / doel	Categorie	Bedrag	Valuta	Betaald met	Bon
2026-03-10	Lufthansa	Vlucht naar Berlijn, workshop met klant	Vliegtickets	289.00	EUR	Privékaart	01-lufthansa.pdf
2026-03-10	Hotel Mitte	2 nachten, workshop	Overnachting	312.40	EUR	Privékaart	02-hotel-folio.pdf
2026-03-11	Bistro 9	Diner met klant (A. Weber)	Maaltijden	64.50	EUR	Privékaart	03-bistro9.jpg
2026-03-12	Taxi Berlin	Van hotel naar luchthaven	Vervoer ter plaatse	38.00	EUR	Contant	04-taxi.jpg

Tips:

Gebruik de datum op de bon, niet de datum waarop je je kaartrekening betaalde.
Noteer het zakelijke doel bij elke regel, of één keer bovenaan als de hele declaratie bij één reis hoort. Noteer bij maaltijden wie er aanwezig waren.
Splits gemengde posten. Staat er op een hotelrekening een persoonlijke minibarpost, zet dan alleen het zakelijke deel op de regel en noteer wat je hebt afgetrokken.
Houd de categorieën gelijk aan die van je bedrijf (vliegtickets, overnachting, maaltijden, vervoer ter plaatse, kilometervergoeding, benodigdheden enzovoort).

Stap 4: Valuta en kilometers

Vreemde valuta. Noteer het oorspronkelijke bedrag en de oorspronkelijke valuta en reken het daarna om volgens de methode uit je beleid. Dat kan de koers op je kaartafschrift zijn, een gepubliceerde dagkoers of een vaste maandkoers. Als je met een kaart hebt betaald, staat op het afschrift precies wat je in je eigen valuta in rekening is gebracht. Dat is vaak het eenvoudigste bedrag om te gebruiken.

Kilometervergoeding. Als je met je eigen auto hebt gereden, noteer dan elke rit met datum, vertrekpunt, bestemming, doel en afstand en vermenigvuldig dat met de kilometervergoeding van je bedrijf. Bewaar het logboek als bewijs.

Stap 5: Tel alles op en voeg het bewijs toe

Tel de kolom met het bedrag in eigen valuta op. Veel mensen maken ook subtotalen per categorie, omdat goedkeurders en boekhoudafdelingen daar vaak om vragen.
Trek een eventueel ontvangen contant voorschot ervan af. Wat overblijft, is wat je nog krijgt of wat je terug moet betalen.
Voeg de bonnetjes toe. Nummer in een spreadsheet de bestanden zodat ze overeenkomen met de rijen (01, 02, 03…). Voeg in een onkostenapp elke afbeelding toe aan de bijbehorende regel.

In Excel of Google Sheets geeft =SUM() het totaal en =SUMIFS() de subtotalen per categorie. In de gids voor een spreadsheet om bonnetjes bij te houden staan de formules.

Stap 6: Controleer alles voordat je indient

De meeste afgekeurde declaraties struikelen over simpele dingen. Controleer of:

elke regel een bonnetje heeft, of een gedocumenteerde uitleg als dat ontbreekt
niets dubbel staat, zoals een boekingsbevestiging én de definitieve factuur voor hetzelfde hotel
de data binnen de reis of periode vallen
de bedragen precies overeenkomen met de bonnetjes
persoonlijke posten zijn verwijderd
elke regel een zakelijk doel heeft
de limieten en dagvergoedingen (per diem) zijn gerespecteerd, met een toelichting bij alles wat erboven zit

Dien de declaratie daarna in vóór de deadline, met de goedkeuring van je leidinggevende als dat nodig is.

Sneller de regels invullen

Een dozijn bonnetjes intypen is prima. Bij zestig bonnetjes van een lange reis of een maand lunches met klanten wordt het invullen van declaraties al snel tijdrovend. Je kunt het op een paar manieren versnellen:

Leg onderweg vast. Voeg elk bonnetje dezelfde dag vanaf je telefoon toe aan de declaratie.
Gebruik de onkostenapp van je bedrijf, als die er is. Veel apps lezen foto's van bonnetjes uit.
Zet de hele map in één keer om. ReceiptBatch neemt een map met foto's en PDF-bestanden van bonnetjes en levert per bon één rij in een spreadsheet op, met datum, leverancier, subtotaal, belasting, fooi, totaal, valuta en een voorgestelde categorie. Jij controleert en corrigeert de tabel, downloadt hem als Excel- of CSV-bestand en plakt de rijen in het sjabloon van je bedrijf. Op de pagina reisbonnetjes omzetten naar een onkostendeclaratie zie je hoe dat werkt voor een zakelijke reis.

Welke tool je ook gebruikt, bewaar de originele afbeeldingen van de bonnetjes. Je financiële afdeling wil die hebben, niet alleen de bedragen.

Sjabloon voor een onkostendeclaratie (kopieer dit)

Maak een blad met:

Kop: naam van de werknemer, afdeling of kostenplaats, periode van de declaratie of reis, zakelijk doel, leidinggevende, indieningsdatum
Regels: Datum, Leverancier, Omschrijving / doel, Categorie, Bedrag, Valuta, Wisselkoers, Bedrag in eigen valuta, Betaald met, Bonbestand
Samenvatting: totaal per categorie, eindtotaal, voorschotten eraf, te betalen bedrag
Akkoord: namen en data van werknemer en goedkeurder

Bewaar één leeg exemplaar als sjabloon en maak voor elke declaratie een nieuwe kopie.

Veelgestelde vragen

Wat moet er in een onkostendeclaratie staan?

Per uitgave: datum, leverancier, omschrijving en zakelijk doel, categorie, bedrag en valuta, betaalmethode en een bonnetje. Voor de declaratie als geheel: je naam, de periode of reis, het totaal, eventuele voorschotten en goedkeuring.

Hoe vaak moet ik onkostendeclaraties indienen?

Volg het beleid van je bedrijf. Veel bedrijven vragen om declaraties per maand of binnen een vast aantal dagen na een reis. Als je snel indient, zijn bonnetjes bovendien makkelijker terug te vinden.

Kan ik een bankafschrift indienen in plaats van bonnetjes?

Het beleid verschilt per bedrijf, maar de meeste bedrijven willen gespecificeerde bonnen, vooral voor maaltijden en hotels. Een afschrift laat zien dat er is betaald, niet wat je hebt gekocht. Lees is een bankafschrift genoeg in plaats van een bon?

Hebben zzp'ers een onkostendeclaratie nodig?

Niet in dezelfde zin, want er is niemand die je terugbetaalt. Maar dezelfde lijst bijhouden, één regel per bon met een categorie en doel, is precies wat je nodig hebt voor je fiscale administratie.