Reembolso de despesas: quais recibos sua empresa pede

Para ser reembolsado por despesas de trabalho, a maioria das empresas exige um recibo detalhado de cada despesa (e não apenas o comprovante da maquininha ou uma linha da fatura do cartão), a finalidade comercial, quem participou no caso de refeições, a conta detalhada final do hotel (folio) para despesas de hospedagem e tudo enviado dentro do prazo da política de despesas da empresa. Se faltar um recibo, a maioria das empresas oferece uma alternativa, como uma declaração assinada, mas seu uso geralmente é limitado.

A política da sua empresa é o que vale aqui, então leia-a primeiro. Este artigo explica o que as empresas costumam pedir e por quê. Isso inclui as regras fiscais dos EUA relacionadas a esses requisitos — os “accountable plans” [planos com prestação de contas], descritos na IRS Publication 463 [Publicação 463 do IRS, o órgão federal de impostos dos EUA] —, que são um dos principais motivos para as empresas serem rigorosas com os recibos. São informações gerais, não aconselhamento fiscal nem jurídico.

Por que as empresas são rigorosas com os recibos

Nos EUA, a IRS Publication 463 descreve os accountable plans (planos com prestação de contas). São regimes de reembolso em que os funcionários:

1. têm despesas com relação com o trabalho
2. prestam contas adequadamente dessas despesas ao empregador dentro de um prazo razoável
3. devolvem qualquer valor excedente de reembolso ou adiantamento dentro de um prazo razoável

Quando as três regras são cumpridas, a Publication 463 diz que o empregador não deve incluir os reembolsos na renda informada no seu Form W-2 [formulário de salários e impostos]. Os reembolsos que não cumprem as regras geralmente são tratados como pagos por um nonaccountable plan (plano sem prestação de contas) e informados como salário.

A Publication 463 diz que você presta contas adequadamente ao entregar ao empregador um demonstrativo de despesas, livro contábil, diário ou registro semelhante, com cada despesa anotada no momento em que ocorreu ou próximo a ele, acompanhada de documentos comprobatórios, como recibos.

Ou seja, seus recibos ajudam a evitar que os reembolsos sejam tributados e também fazem parte dos controles internos da empresa. Outros países têm regras próprias para reembolsos sem incidência de imposto, mas a exigência prática é parecida: comprovação de cada despesa.

O que as empresas costumam pedir

As políticas variam, mas estes requisitos são comuns.

Recibos detalhados, não só comprovantes de cartão

O comprovante da maquininha ou uma linha da fatura do cartão mostra que você pagou, não o que comprou. A maioria das políticas exige o recibo detalhado, com a lista dos itens. No caso de refeições, é assim que o financeiro verifica itens que a política não cobre, como bebidas alcoólicas. Por que só o extrato não basta é explicado em um extrato bancário basta no lugar do recibo?

Contas detalhadas de hotel (folios)

Para hospedagem, envie a conta detalhada final do hotel (folio) que você recebe no check-out. Ela mostra o valor da diária, os impostos e eventuais extras (frigobar, serviço de quarto, estacionamento). Uma confirmação de reserva não basta, porque mostra o que você reservou, não o que foi cobrado. A Publication 463 cita o recibo de hotel como exemplo de comprovação adequada quando mostra o nome e a localização do hotel, as datas da hospedagem e os valores discriminados de cobranças como hospedagem, refeições e ligações telefônicas.

Detalhes das refeições

A Publication 463 diz que o recibo de restaurante é comprovação adequada de uma refeição de negócios quando mostra o nome e o local do restaurante, o número de pessoas atendidas, a data e o valor. Muitas empresas também pedem:

• os nomes dos participantes e a organização a que pertencem
• a finalidade comercial (“reunião de início do projeto com o cliente X”)

Transporte

• Passagens aéreas e de trem: o bilhete eletrônico ou itinerário com a tarifa paga, além de eventuais taxas de alteração.
• Táxi e aplicativos de transporte: o recibo do aplicativo com data, trajeto e valor.
• Quilometragem: um registro com data, ponto de partida, destino, finalidade e distância, se você usou o próprio carro.

Moeda estrangeira

Guarde o recibo na moeda original. A fatura do cartão mostra o valor que você realmente pagou na moeda do seu país. Siga a política da empresa sobre qual taxa de câmbio usar.

Os prazos importam

A Publication 463 diz que a definição de “reasonable period of time” (“prazo razoável”) depende dos fatos e das circunstâncias. Ela também lista ações que são consideradas razoáveis, entre elas:

• receber um adiantamento dentro de 30 dias da despesa
• prestar contas adequadamente das despesas em até 60 dias depois de elas terem sido pagas ou incorridas
• devolver qualquer excesso de reembolso em até 120 dias depois de a despesa ter sido paga ou incorrida

O prazo da sua empresa pode ser mais curto. Enviar tudo rapidamente também facilita encontrar os recibos, enquanto os detalhes ainda estão frescos na memória.

Se você perder um recibo

Veja na política se existe uma declaração de perda de recibo ou formulário semelhante. Normalmente você descreve a despesa, a data, o valor e a finalidade comercial, anexa qualquer outra comprovação (fatura do cartão, confirmação de reserva, foto) e assina. As empresas costumam limitar quantas dessas declarações você pode usar ou o valor que pode ser coberto por elas. Antes de recorrer a essa opção, veja perdeu um recibo? O que fazer.

Como agilizar a aprovação do reembolso

Os responsáveis pelas aprovações e as equipes financeiras analisam muitas solicitações. Facilite a conferência da sua:

1. Uma linha por recibo, com data, fornecedor, categoria, valor, moeda e finalidade.
2. Recibos com a mesma numeração das linhas, anexados na mesma ordem.
3. Totais por categoria (passagens aéreas, hospedagem, refeições, transporte terrestre).
4. Itens pessoais removidos, com uma observação indicando em que parte da conta você os descontou.
5. Adiantamentos subtraídos, para que o valor devido fique claro.

O passo a passo está em como fazer um relatório de despesas.

Se você está voltando de uma viagem com uma pilha de recibos e um PDF da conta detalhada do hotel (folio), digitar tudo no modelo da sua empresa leva tempo. Com o ReceiptBatch, você pode transformar contas detalhadas de hotel e recibos em uma planilha de despesas: o resultado traz uma linha por documento, com data, fornecedor, valores e moeda. Depois de conferir os dados, copie-os para o seu relatório. Anexe os recibos originais conforme a empresa exigir.

FAQ

Preciso de recibo de todas as despesas para ser reembolsado?

Geralmente, sim, ao menos para despesas acima do limite definido pela sua empresa. Consulte a política. As regras fiscais dos EUA (Publication 463) têm algumas exceções à exigência de comprovação documental, como despesas (exceto hospedagem) abaixo de $75, mas a empresa pode definir regras internas mais rígidas.

A fatura do cartão de crédito basta para o reembolso?

Em geral, a fatura sozinha não basta. A maioria das empresas exige recibos detalhados, principalmente de refeições e hotéis. A fatura pode ser aceita junto com uma declaração de perda de recibo, dependendo da política.

Meu reembolso será tributado?

Nos EUA, os reembolsos feitos por um accountable plan geralmente não entram no seu salário se você cumprir as regras desse plano. Os reembolsos feitos por um nonaccountable plan geralmente são tratados como salário. As regras são diferentes em outros países. Consulte a equipe de folha de pagamento da sua empresa ou um profissional da área tributária.

E se minha empresa não reembolsar uma despesa?

A possibilidade de deduzir despesas de funcionário não reembolsadas na sua própria declaração de imposto depende do país e do ano fiscal. Consulte as orientações atuais da autoridade fiscal competente ou um profissional da área tributária antes de considerar que a dedução é permitida.