Bonuri GST/HST în Canada: ce trebuie să păstrezi pentru ITC
Dacă ești înregistrat în scopuri de GST/HST (TVA în Canada) și vrei să soliciți credite fiscale pentru intrări (ITC) pentru GST/HST-ul plătit la achizițiile în scop profesional, ai nevoie de bonuri sau facturi care să conțină anumite informații. Cerințele depind de valoarea achiziției. Conform cerințelor de informații ale CRA (agenția fiscală a Canadei), orice bon trebuie să arate numele furnizorului, data și totalul. Pentru sume de la $100, trebuie să arate și GST/HST-ul perceput (sau mențiunea că este inclus) și numărul de înregistrare GST/HST al furnizorului. Pentru sume de la $500, trebuie să arate și numele tău, o descriere și condițiile de plată.
Mai jos găsești tabelul CRA în cuvinte simple, ce să verifici pe un bon și cum să-ți păstrezi evidențele. Sunt informații generale, care rezumă ghidurile CRA, nu consultanță fiscală. GST/HST are multe reguli speciale, așa că verifică paginile actuale ale CRA sau întreabă un contabil pentru situația ta.
Cine trebuie să țină cont de asta
Aceste cerințe contează dacă ești înregistrat pentru GST/HST și revendici ITC în declarația GST/HST. Dacă nu ești înregistrat, în general nu poți solicita ITC, dar trebuie să păstrezi în continuare bonurile pentru a susține cheltuielile de afaceri în scopul impozitului pe venit.
Ce trebuie să arate un bon, în funcție de valoarea achiziției
Pagina CRA „Input tax credits” (credite fiscale pentru intrări) enumeră informațiile necesare pe bonuri, facturi sau alte documente pentru a susține o cerere de ITC:
| Informații necesare | Sub $100 | Între $100 și $499.99 | $500 sau mai mult |
|---|---|---|---|
| Numele comercial sau denumirea furnizorului (sau a unui intermediar) | Da | Da | Da |
| Data facturii sau, dacă nu există factură, data la care GST/HST este plătit sau datorat | Da | Da | Da |
| Suma totală plătită sau datorată | Da | Da | Da |
| GST/HST total perceput sau o mențiune că suma include GST/HST la cota aplicabilă | Nu | Da | Da |
| Statutul fiecărei livrări, atunci când factura include atât livrări impozabile, cât și scutite | Nu | Da | Da |
| Numărul de înregistrare GST/HST al furnizorului (sau al intermediarului) | Nu | Da | Da |
| Numele sau denumirea comercială a cumpărătorului (sau a agentului ori reprezentantului autorizat) | Nu | Nu | Da |
| Scurtă descriere a bunurilor sau serviciilor | Nu | Nu | Da |
| Condițiile de plată | Nu | Nu | Da |
Sumele se referă la vânzarea totală. Pagina CRA menționează că aceste praguri au fost majorate de la $30 și $150 la $100 și $500. Articolele mai vechi pot cita încă vechile cifre.
Pagina descrie și excepții în care cerințele de documentare sunt reduse, de exemplu anumite indemnizații sau rambursări plătite angajaților sau asociaților. Verifică pagina CRA dacă s-ar putea aplica în cazul tău.
Verificare rapidă a unui bon
Sub $100: verifică dacă bonul arată de la cine ai cumpărat, când ai cumpărat și care este totalul.
Între $100 și $499.99: verifică și:
- suma GST/HST sau o mențiune că GST/HST este inclus
- numărul de înregistrare GST/HST al furnizorului
Lipsa numărului de înregistrare este cel mai frecvent motiv pentru care un bon nu îndeplinește cerințele. Cere furnizorului un bon sau o factură corespunzătoare.
$500 sau mai mult: verifică și:
- numele firmei tale sau al reprezentantului tău autorizat
- o descriere a ceea ce ai cumpărat
- condițiile de plată
Pentru achizițiile mai mari, cere furnizorilor să pună numele firmei tale pe factură de la început. Să-l adaugi mai târziu e mai greu.
Termenul pentru revendicarea ITC
Conform aceleiași pagini CRA, majoritatea persoanelor înregistrate trebuie să revendice ITC până la data-limită de depunere a declarației pentru ultima perioadă de raportare care se încheie în termen de patru ani de la sfârșitul perioadei de raportare în care ITC ar fi putut fi revendicat prima dată. O limită de doi ani se aplică unor persoane înregistrate, cum ar fi anumite instituții financiare listate și întreprinderilor care depășesc pragul de $6 milioane, cu excepții. Păstrează bonurile organizate pe perioade de raportare, ca să găsești ușor ITC-urile nesolicitate.
Cât timp păstrezi evidențele GST/HST
Ghidurile CRA privind păstrarea evidențelor spun că evidențele și documentele justificative trebuie, în general, păstrate timp de șase ani de la sfârșitul ultimului an fiscal la care se referă. Ele explică și că perioada de șase ani pentru evidențele GST/HST se calculează puțin diferit. Pentru detalii și pentru celelalte țări pe care le acoperim, vezi cât timp păstrezi bonurile.
Cum îți ții bonurile GST/HST în ordine
- Înregistrează bonurile imediat. Bonurile tipărite pe hârtie termică se estompează, iar un număr de înregistrare estompat nu mai este de niciun folos.
- Arhivează-le pe perioade de raportare (lunar, trimestrial sau anual, în funcție de frecvența cu care depui declarația GST/HST).
- Înregistrează GST/HST separat pentru fiecare achiziție, nu doar totalul:
| Dată | Furnizor | Număr GST/HST | Descriere | Subtotal | GST/HST | Total | Fișier |
|---|
- Marchează bonurile cărora le lipsesc detalii obligatorii și contactează din nou furnizorul înainte de închiderea perioadei.
- Însumează GST/HST-ul plătit pe fiecare perioadă pentru declarație și păstrează bonurile ca dovadă.
În provinciile cu HST, bonurile arată o singură taxă armonizată. În altele poți vedea GST plus un impozit provincial separat pe vânzări (PST sau QST în Quebec). Doar partea GST/HST poate fi revendicată ca ITC. Taxele provinciale urmează propriile reguli. Categoriile tale pot urma grupările CRA pentru cheltuieli de afaceri, descrise în categorii de cheltuieli de afaceri.
Dacă ai un teanc de bonuri de înregistrat, ReceiptBatch poate converti bonurile canadiene în Excel cu GST/HST evidențiat separat: câte un rând pentru fiecare bon, cu data, furnizorul, subtotalul, taxa și totalul, pe care să le verifici înainte de descărcare. Citește informațiile tipărite. Nu verifică numerele de înregistrare și nu decide dacă un bon îndeplinește cerințele CRA, așa că folosește tabelul de mai sus pentru asta.
Pentru cazurile în care factura și bonul sunt documente diferite, vezi factură vs bon fiscal.
Întrebări frecvente
Am nevoie de un bon cu număr GST/HST pentru achizițiile mici?
Conform tabelului CRA, pentru vânzări totale sub $100 numărul de înregistrare GST/HST al furnizorului nu este necesar. Ai nevoie totuși de numele furnizorului, de dată și de suma totală.
Pot solicita un ITC doar cu bonul de plată cu cardul?
Bonul de plată cu cardul arată de obicei doar comerciantul și suma. Pentru achizițiile de $100 sau mai mult ai nevoie și de suma GST/HST (sau de o mențiune că este inclusă) și de numărul de înregistrare al furnizorului, așa că păstrează bonul detaliat sau factura.
Mai este valabil pragul de $30 / $150?
Pagina CRA spune că pragurile au fost majorate la $100 (de la $30) și $500 (de la $150). Verifică pagina actuală a CRA dacă nu ești sigur care se aplică pentru o perioadă mai veche.
Este consultanță fiscală?
Nu. Este un rezumat al ghidurilor CRA privind documentația pentru ITC. Regulile GST/HST includ multe cazuri speciale, așa că confirmă cu CRA sau cu un contabil.