Cum faci un decont de cheltuieli: ghid pas cu pas

Pentru a face un decont de cheltuieli, strânge toate bonurile pentru perioada sau călătoria respectivă, trece fiecare cheltuială pe un rând separat (data, furnizorul, descrierea, categoria, suma și moneda), totalizează rândurile, atașează bonurile, adaugă scopul de afaceri și trimite decontul spre aprobare până la termenul din politica companiei tale. Dacă firma ta folosește un sistem de cheltuieli, acesta cere aceleași informații, în formularul lui.

Mai jos găsești un ghid pas cu pas, un șablon pe care îl poți copia în Excel sau Google Sheets și greșelile care fac cel mai des ca deconturile să fie trimise înapoi.

La ce folosește un decont de cheltuieli

Un decont de cheltuieli este o cerere de rambursare a cheltuielilor de afaceri pe care le-ai plătit din banii tăi sau o evidență a cheltuielilor plătite cu cardul companiei. Răspunde la trei întrebări pentru cel care îl aprobă:

1. Ce ai cheltuit? Fiecare cheltuială, cu suma ei.
2. A fost pentru afaceri? Scopul călătoriei, al întâlnirii sau al achiziției.
3. Poți dovedi? Bonuri sau alte dovezi pentru fiecare rând.

Angajatorii au de obicei motive fiscale să vrea ca totul să fie făcut corect. În SUA, de exemplu, IRS Publication 463 (capitolul 6), o publicație a IRS (agenția fiscală federală a SUA), explică faptul că, în cadrul unui "accountable plan" (plan de decontare cu justificarea cheltuielilor), angajații trebuie să justifice în mod adecvat cheltuielile față de angajator într-un termen rezonabil și să returneze orice avans în exces. Când aceste reguli sunt respectate, rambursările nu sunt, în general, tratate drept salariu. Alte țări au propriile reguli. Concluzia practică e aceeași peste tot: deconturile complete și bine documentate se plătesc mai repede.

Pasul 1: Citește mai întâi politica companiei

Înainte să începi, consultă politica de decontare și notează:

• termenul de trimitere (de exemplu, într-un anumit număr de zile după călătorie sau după sfârșitul lunii)
• limitele: tarifele de diurnă (per diem), plafoanele pentru hotel, limitele pentru mese, tarifele pentru decontul kilometric
• ce nu se decontează (alcool, upgrade-uri, extra personale, amenzi)
• dacă sunt cerute bonuri detaliate și de la ce sumă
• formatul: un șablon de foaie de calcul al companiei, o aplicație de cheltuieli sau un formular
• cine îl aprobă și dacă e nevoie de un centru de cost sau de un cod de proiect

Dacă nu există o politică scrisă, întreabă-ți managerul sau echipa de finanțe. Dacă stabilești regulile dinainte, eviți rândurile respinse mai târziu.

Pasul 2: Strânge toate bonurile

Adună tot ce ține de perioada sau de călătoria respectivă:

• bonurile de hârtie din portofel, din geantă și din mașină
• bonurile primite pe email și confirmările de rezervare (zboruri, trenuri, hoteluri, curse cu aplicații de transport)
• notele de plată detaliate ale hotelului (folio), nu doar confirmarea rezervării
• bonurile din aplicații (transport, livrare de mâncare, parcare)
• extrasul de card, ca listă de verificare, ca să observi ce ai ratat

Fotografiază bonurile de hârtie și salvează tot ca fișiere într-un singur dosar pentru decont, de exemplu Expenses/2026-03 Berlin trip.

Îți lipsește unul? Vezi ai pierdut un bon? Ce poți face, ca să afli cum îl recuperezi sau cum îl documentezi în schimb.

Pasul 3: Trece fiecare cheltuială pe un rând separat

Folosește un rând pentru fiecare bon. Un model obișnuit:

Sfaturi:

• Folosește data de pe bon, nu data la care ai plătit factura cardului.
• Scrie scopul de afaceri pentru fiecare rând sau o singură dată, sus, dacă tot decontul e pentru o singură călătorie. La mese, notează cine a participat.
• Separă articolele mixte. Dacă nota de plată a hotelului include o consumație personală din minibar, trece doar partea aferentă cheltuielii de serviciu și notează suma scăzută.
• Păstrează categoriile la fel ca cele folosite de compania ta (bilete de avion, cazare, mese, transport local, decont kilometric, consumabile și așa mai departe).

Pasul 4: Monede și decont kilometric

Monedă străină. Notează suma și moneda originale, apoi convertește după metoda din politica companiei. Poate fi cursul de pe extrasul de card, un curs zilnic publicat sau un curs lunar fix. Dacă ai plătit cu cardul, extrasul arată exact suma debitată în moneda proprie, ceea ce este adesea cea mai simplă valoare de folosit.

Decont kilometric. Dacă ai condus propria mașină, trece fiecare drum cu data, punctul de plecare, destinația, scopul și distanța, apoi înmulțește cu tariful kilometric al companiei. Păstrează jurnalul ca dovadă.

Pasul 5: Totalizează și atașează dovezile

• Adună coloana în moneda proprie. Mulți calculează și subtotaluri pe categorii, deoarece aprobatorii și echipele de contabilitate le solicită adesea.
• Scade orice avans în numerar primit. Rezultatul este ce ți se datorează sau ce trebuie să returnezi.
• Atașează bonurile. Într-o foaie de calcul, numerotează fișierele ca să corespundă rândurilor (01, 02, 03…). Într-o aplicație de cheltuieli, atașează fiecare imagine la rândul ei.

În Excel sau Google Sheets, =SUM() dă totalul, iar =SUMIFS() dă subtotalurile pe categorii. Ghidul foii de calcul pentru bonuri arată formulele.

Pasul 6: Verifică totul înainte să trimiți

Cele mai multe deconturi respinse sunt respinse din motive simple. Verifică dacă:

• fiecare rând are un bon sau, dacă nu are, o explicație documentată
• nimic nu apare de două ori, de exemplu o confirmare de rezervare și factura finală pentru același hotel
• datele se încadrează în perioada sau în călătoria respectivă
• sumele se potrivesc exact cu cele de pe bonuri
• cheltuielile personale sunt eliminate
• fiecare rând are un scop de afaceri
• limitele și diurnele sunt respectate, cu o notă pentru orice depășire

Apoi trimite decontul până la termen, cu aprobarea managerului, dacă este nevoie de ea.

O metodă mai rapidă de a completa rândurile

Să scrii de mână o duzină de bonuri e în regulă. Dar când ai șaizeci de bonuri de la o călătorie lungă sau o lună de prânzuri cu clienții, completarea decontului începe să dureze. Poți merge mai repede în câteva moduri:

• Înregistrează pe parcurs. Adaugă fiecare bon în decont chiar în ziua respectivă, de pe telefon.
• Folosește aplicația de cheltuieli a companiei, dacă există una. Multe citesc fotografiile bonurilor.
• Convertește dosarul în lot. ReceiptBatch preia un dosar cu fotografii și PDF-uri ale bonurilor și returnează câte un rând în foaia de calcul pentru fiecare bon, cu data, furnizorul, subtotalul, taxa, bacșișul, totalul, moneda și o categorie sugerată. Verifici și corectezi tabelul, îl descarci ca Excel sau CSV și inserezi rândurile în șablonul companiei tale. Pagina De la bonurile de călătorie la decontul de cheltuieli arată cum funcționează pentru o călătorie de afaceri.

Indiferent ce instrument folosești, păstrează imaginile originale ale bonurilor. Echipa de finanțe le va cere, nu doar cifrele.

Șablon de decont de cheltuieli (copiază-l)

Creează o foaie cu:

• Antet: numele angajatului, departamentul sau centrul de cost, perioada raportului sau călătoria, scopul de afaceri, managerul, data trimiterii
• Rânduri: Data, Furnizor, Descriere / scop, Categorie, Sumă, Monedă, Curs de schimb, Suma în moneda locală, Plătit cu, Fișierul bonului
• Rezumat: total pe categorii, total general, minus avansurile, suma datorată
• Aprobarea: numele și data angajatului, precum și numele și data celui care aprobă

Salvează o copie goală ca șablon și fă o copie nouă pentru fiecare decont.

Întrebări frecvente

Ce trebuie să conțină un decont de cheltuieli?

Pentru fiecare cheltuială: data, furnizorul, descrierea și scopul de afaceri, categoria, suma și moneda, metoda de plată și un bon. Pentru decontul în ansamblu: numele tău, perioada sau călătoria, totalul, orice avans și aprobarea.

Cât de des trebuie să trimit deconturi?

Urmează politica companiei tale. Multe cer deconturi lunar sau într-un anumit număr de zile după o călătorie. Dacă trimiți repede, bonurile sunt și mai ușor de găsit.

Pot trimite un extras de cont în loc de bonuri?

Politicile diferă, dar majoritatea companiilor vor bonuri detaliate, mai ales pentru mese și hoteluri. Un extras arată plata, nu ce ai cumpărat. Vezi este suficient un extras de cont în locul unui bon?

Au nevoie de deconturi cei care lucrează pe cont propriu?

Nu în același sens, pentru că nu există o persoană sau o companie care să te ramburseze. Dar o listă de același fel, cu un rând pe bon, cu categorie și scop, e exact ce îți trebuie pentru evidențele fiscale.