Decontarea cheltuielilor: ce bonuri cere angajatorul

Pentru a-ți fi decontate cheltuielile de serviciu, majoritatea angajatorilor cer un bon detaliat pentru fiecare cheltuială (nu doar bonul de la terminalul de card sau o linie din extras), scopul de afaceri, cine a participat în cazul meselor, folio-ul final al hotelului pentru cazare și toate acestea depuse în termenul din politica de decontare a companiei. Dacă îți lipsește un bon, majoritatea companiilor au o soluție de rezervă, de exemplu o declarație semnată, dar de obicei este limitată.

Politica companiei tale este regula de bază, așa că citește-o prima. Acest articol explică ce cer de obicei angajatorii și de ce. Aici intră și regulile fiscale din SUA care stau la baza acestor cerințe — „accountable plans” (planuri cu justificarea cheltuielilor) din IRS Publication 463 —, un motiv important pentru care angajatorii sunt stricți cu bonurile. Sunt informații generale, nu consultanță fiscală sau juridică.

De ce sunt angajatorii stricți cu bonurile

În SUA, IRS Publication 463 descrie accountable plans (planuri cu justificarea cheltuielilor). Sunt aranjamente de decontare în care angajații:

au cheltuieli cu o legătură cu activitatea firmei
justifică în mod adecvat cheltuielile față de angajator, într-un interval rezonabil de timp
**returnează orice sumă excedentară primită ca decontare sau avans, într-un interval rezonabil de timp

Când sunt respectate toate cele trei reguli, Publication 463 spune că angajatorul nu ar trebui să includă decontările în venitul tău declarat în Form W-2. Decontările care nu respectă regulile sunt, în general, tratate ca plătite în cadrul unui nonaccountable plan (plan fără justificarea cheltuielilor) și raportate ca salarii.

Publication 463 spune că justifici în mod adecvat cheltuielile dacă îi dai angajatorului o declarație de cheltuieli, un registru de cheltuieli, un jurnal sau o evidență similară, cu fiecare cheltuială înscrisă în momentul în care ai avut-o sau aproape de acel moment, împreună cu dovezi documentare, precum bonurile.

Așadar, bonurile tale contribuie la menținerea caracterului neimpozabil al decontărilor pentru tine și reprezintă, în același timp, un instrument de control intern al companiei. Alte țări au propriile reguli pentru decontările scutite de impozit, dar cerința practică este similară: dovezi pentru fiecare cheltuială.

Ce cer de obicei angajatorii

Politicile diferă, dar aceste cerințe sunt frecvente.

Bonuri detaliate, nu doar bonuri de card

Bonul de la terminalul de card sau o linie din extras arată că ai plătit, nu ce ai cumpărat. Majoritatea politicilor cer bonul detaliat, cu lista articolelor. În cazul meselor, așa verifică departamentul financiar lucruri pe care politica nu le acoperă, cum ar fi alcoolul. De ce nu ajunge un extras singur, găsești explicat în este suficient un extras de cont în locul unui bon?

Note de plată detaliate ale hotelului (folio)

Pentru cazare, depune nota de plată finală a hotelului (folio), pe care o primești la plecare. Aceasta arată tariful camerei pe noapte, taxele și costurile suplimentare (minibar, room service, parcare). O confirmare de rezervare nu este suficientă, deoarece arată ce ai rezervat, nu ce sumă ți-a fost percepută. Publication 463 dă ca exemplu de dovadă adecvată un document justificativ al hotelului, dacă acesta arată numele și locația hotelului, datele șederii și sume separate pentru cheltuieli precum cazarea, mesele și apelurile telefonice.

Detalii despre mese

Publication 463 spune că un bon de restaurant este dovadă adecvată pentru o masă de afaceri dacă arată numele și locația restaurantului, numărul de persoane servite, data și suma. Mulți angajatori cer și:

numele participanților și organizația lor
scopul de afaceri („kickoff de proiect cu clientul X”)

Transport

Zboruri și trenuri: e-biletul sau itinerarul care arată tariful plătit, plus eventualele taxe de modificare.
Taxi și curse comandate din aplicație: bonul din aplicație cu data, traseul și suma.
Decont kilometric: un jurnal cu data, punctul de plecare, destinația, scopul și distanța, dacă ai condus mașina ta.

Monedă străină

Păstrează bonul în moneda originală. Extrasul de card arată cât ți s-a taxat efectiv în moneda ta. Urmează politica companiei privind cursul de schimb pe care trebuie să-l folosești.

Termenele contează

Publication 463 spune că definiția unui „reasonable period of time” [interval rezonabil de timp] depinde de fapte și circumstanțe. Enumeră și acțiuni care sunt considerate rezonabile, printre care:

primirea unui avans în termen de 30 de zile de la efectuarea cheltuielii
justificarea adecvată a cheltuielilor în termen de 60 de zile după ce au fost plătite sau suportate
returnarea oricărui surplus de decontare în 120 de zile după ce cheltuiala a fost plătită sau suportată

Termenul companiei tale poate fi mai scurt. Dacă depui repede, bonurile sunt mai ușor de găsit și detaliile sunt mai proaspete în memorie.

Dacă pierzi un bon

Caută în politică o declarație pentru bon lipsă sau un formular similar. De obicei descrii cheltuiala, data, suma și scopul de afaceri, atașezi orice altă dovadă (extras de card, confirmare de rezervare, fotografie) și semnezi. Companiile limitează adesea de câte ori poți folosi o astfel de declarație sau ce sumă poate acoperi. Pentru modalități de a recupera mai întâi un bon, vezi ai pierdut un bon? Ce poți face.

Cum faci ca decontul să fie aprobat rapid

Persoanele care aprobă deconturile și echipele financiare procesează multe solicitări. Fă-ți cererea ușor de verificat:

O linie pentru fiecare bon, cu data, furnizorul, categoria, suma, moneda și scopul.
Bonuri numerotate pentru a corespunde liniilor, atașate în aceeași ordine.
Totaluri pe categorii (bilete de avion, cazare, mese, transport terestru).
Elimină articolele personale, adăugând o notă acolo unde le-ai scăzut dintr-o notă de plată.
Avansurile scăzute, ca suma datorată să fie clară.

Ghidul pas cu pas este în cum faci un decont de cheltuieli.

Dacă te întorci dintr-o călătorie cu un teanc de bonuri și o notă de plată a hotelului în format PDF, introducerea tuturor datelor în șablonul companiei durează. ReceiptBatch poate transforma notele de plată ale hotelului și bonurile într-o foaie de calcul de cheltuieli: câte un rând pentru fiecare document, cu data, furnizorul, sumele și moneda, pe care le verifici înainte să le copiezi în decont. Atașează bonurile originale, conform cerințelor companiei.

Întrebări frecvente

Am nevoie de bon pentru fiecare cheltuială ca să fiu decontat?

De obicei, da, cel puțin peste un prag stabilit de companie. Verifică politica. Regulile fiscale din SUA (Publication 463) au unele excepții de la cerința dovezilor documentare, cum ar fi cheltuielile (altele decât cazarea) sub $75, dar angajatorul tău poate stabili reguli interne mai stricte.

Este suficient extrasul cardului de credit pentru decontare?

De obicei, nu de unul singur. Majoritatea angajatorilor vor bonuri detaliate, mai ales pentru mese și hoteluri. Un extras poate fi acceptat împreună cu o declarație pentru bon lipsă, în funcție de politică.

Va fi impozitată decontarea mea?

În SUA, decontările în cadrul unui accountable plan nu sunt, în general, incluse în salariul tău dacă respecți regulile lui. Decontările în cadrul unui nonaccountable plan sunt, în general, tratate ca salarii. În alte țări regulile diferă. Întreabă echipa de salarizare a angajatorului sau un specialist în fiscalitate.

Ce fac dacă angajatorul nu îmi decontează o cheltuială?

Dacă poți deduce cheltuielile de angajat nedecontate în propria declarație fiscală depinde de țara ta și de anul fiscal. Verifică ghidurile curente ale autorității fiscale sau întreabă un specialist în fiscalitate înainte să presupui că poți.