Qué debe tener un recibo de IVA válido en el Reino Unido

En el Reino Unido, un «recibo de IVA» que permite a una empresa registrada a efectos del IVA recuperar ese impuesto es, en realidad, una factura de IVA (VAT invoice). HMRC (la agencia tributaria del Reino Unido) indica que las facturas de IVA que recibes son la prueba principal para recuperar el IVA que has pagado como impuesto soportado (input tax). Para compras de £250 o menos (IVA incluido), basta una factura de IVA simplificada. Debe indicar el nombre, la dirección y el número de registro de IVA del proveedor, el momento del suministro (tax point), una descripción de los bienes o servicios y, por cada tipo de IVA, el importe total a pagar con IVA incluido y el tipo de IVA aplicado. Por encima de £250, generalmente necesitas una factura de IVA completa o modificada, con más detalle.

Estas normas proceden de la VAT Notice 700/21 de HMRC (Record keeping for VAT [conservación de registros del IVA]), secciones 3 y 4. A continuación verás qué debe incluir cada tipo de factura, cómo saber si un ticket de caja cumple los requisitos y cómo conservarlas. Es información general, no asesoramiento fiscal. El IVA tiene muchos casos especiales, así que consulta la VAT Notice 700/21 o pregunta a un contador ante cualquier situación inusual.

A quién se aplica

Estas normas te interesan si estás registrado en el IVA y quieres recuperar el IVA de las compras del negocio. Si no estás registrado, no puedes recuperar el IVA. Aun así, conservas los recibos como prueba de los gastos del negocio para el impuesto sobre la renta, pero los datos de la factura de IVA son menos importantes.

HMRC también señala que solo las empresas registradas en el IVA pueden emitir facturas de IVA. Un recibo de un proveedor que no está registrado a efectos del IVA no incluirá un número de IVA ni importes de IVA, por lo que no habrá IVA que recuperar.

Factura de IVA completa: qué debe indicar

Según la sección 4.1 de la VAT Notice 700/21, una factura de IVA completa debe indicar:

• un número secuencial que identifique el documento de forma única
• el momento del suministro (tax point)
• la fecha de emisión, si es distinta del momento del suministro
• el nombre, la dirección y el número de registro de IVA del proveedor
• el nombre y la dirección del cliente
• una descripción suficiente para identificar los bienes o servicios
• por cada descripción, la cantidad de bienes o el alcance de los servicios, el tipo de IVA y el importe a pagar sin IVA
• el importe total bruto a pagar, sin IVA
• el tipo de cualquier descuento por pago al contado ofrecido
• el importe total del IVA, expresado en libras esterlinas
• el precio unitario

Se aplican normas especiales a los regímenes de margen y a las operaciones con inversión del sujeto pasivo (reverse charge), y las empresas de Irlanda del Norte que facturen a clientes de la UE deben indicar datos adicionales.

Factura de IVA simplificada (£250 o menos)

Para una operación de £250 o menos, IVA incluido, las secciones 4.4 y 4.5 de la notice permiten una factura más sencilla. Indica:

• el nombre, la dirección y el número de registro de IVA del proveedor
• el momento del suministro (tax point)
• una descripción que identifique los bienes o servicios
• por cada tipo de IVA, el importe total a pagar con IVA incluido y el tipo de IVA aplicado

Las operaciones exentas no deben incluirse en este tipo de factura.

Es el formato que siguen la mayoría de los tickets de caja de tiendas, cafeterías y gasolineras registradas en el IVA. Fíjate en que una factura simplificada no tiene que mostrar el importe del IVA por separado ni el nombre de tu empresa. Muestra el total con IVA incluido y el tipo.

Minoristas y “recibos de IVA”

La sección 4.4 indica que los minoristas no tienen que emitir una factura de IVA en las ventas al por menor a clientes no registrados, y pueden asumir que no hace falta salvo que el cliente la pida. Si te piden una factura de IVA:

• por £250 o menos, el minorista puede emitir la factura simplificada descrita arriba
• por más de £250, el minorista debe emitir una factura de IVA completa o una factura de IVA modificada (que muestra los valores con IVA incluido en lugar de los valores sin IVA)

Así que, si tu ticket habitual no muestra el número de IVA de la tienda, o la compra superó las £250, pide una factura de IVA en caja o al servicio de atención al cliente del minorista. Muchos minoristas en línea permiten descargar una factura de IVA desde el historial de pedidos.

Lista rápida: ¿cumple los requisitos este recibo?

Para una compra de £250 o menos, comprueba que el recibo indique:

1. el nombre y la dirección del proveedor
2. su número de registro de IVA
3. la fecha (momento del suministro)
4. qué se compró
5. el total con IVA incluido y el tipo de IVA

Si falta el número de IVA, no es una factura de IVA válida, aunque el recibo diga “IVA incluido”.

Para compras de más de £250, comprueba los datos de la factura completa o modificada indicados arriba, incluidos el nombre y la dirección de tu empresa.

Conservar las facturas de IVA

Conserva una copia de cada factura que emitas y recibas

La sección 3.2 indica que debes conservar una copia de cada factura de IVA que emitas, y que deberías guardar las facturas de IVA que recibas de forma que puedas encontrarlas fácilmente cuando te las pidan.

Copias digitales

La sección 6 del aviso explica cuándo una copia digital puede sustituir al documento en papel. Si escaneas una factura y conservas la imagen, y la imagen contiene todos los datos exigidos para el IVA, no necesitas conservar el original en papel, salvo que haga falta para otro fin. Pero si solo introduces cifras seleccionadas en un programa, esos datos no son una copia de la factura y debes conservar el original. Algunos documentos, como el certificado C79 del IVA de importación, deben conservarse en su forma original. Consulta ¿se pueden tirar los recibos después de escanearlos?

Making Tax Digital

El aviso también indica que las empresas registradas a efectos del IVA deben llevar ciertos registros de IVA en formato digital, con software funcional y compatible. Mantén tus facturas organizadas para poder rastrear las cifras de tu software hasta las facturas correspondientes.

Cómo registrar el IVA de los recibos

Por cada compra en la que recuperes IVA, anota:

En las facturas simplificadas que solo muestran el importe bruto y el tipo, puedes calcular el IVA a partir de esos datos. Por ejemplo, al 20%, el IVA es una sexta parte del total con IVA incluido. Comprueba que tu programa o tu contador usen el mismo método.

Si tienes una pila de recibos que procesar, ReceiptBatch puede extraer el IVA de recibos del Reino Unido a Excel, colocando la fecha, el proveedor, el neto, el IVA y el bruto en columnas separadas para cada recibo. Lee lo que está impreso. No puede decirte si un recibo cumple las normas de HMRC, así que usa la lista anterior y conserva las imágenes originales como prueba.

Para ver la diferencia entre facturas y recibos en general, consulta factura vs. recibo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo recuperar el IVA sin un recibo de IVA?

HMRC describe las facturas de IVA que recibes como la prueba principal para recuperar el impuesto soportado. Recuperarlo sin una de ellas depende de las normas de HMRC sobre pruebas alternativas. Consulta la guía o pregunta a un contador antes de confiar en ello.

¿Un comprobante de pago con tarjeta es un recibo de IVA?

Por lo general, no. El comprobante del terminal de tarjeta normalmente muestra solo el importe pagado. Conserva el recibo detallado de caja o la factura de IVA que muestre el número de IVA del proveedor.

¿Un recibo de IVA tiene que llevar mi nombre?

Una factura simplificada (£250 o menos) no necesita el nombre ni la dirección del cliente. Una factura de IVA completa, sí.

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de IVA?

HMRC fija plazos de conservación para los registros de IVA. Consulta la VAT Notice 700/21 para ver el plazo vigente y las excepciones, y mira cuánto tiempo conservar los recibos para los plazos de los registros del impuesto sobre la renta.

¿Es esto asesoramiento fiscal?

No. Es un resumen general de la VAT Notice 700/21 de HMRC. El IVA tiene muchos casos especiales, como los regímenes de margen, la inversión del sujeto pasivo, las importaciones y la exención parcial, así que confirma con un contador o con HMRC.