Come importare le ricevute in QuickBooks Online

Ci sono due modi principali per importare le ricevute in QuickBooks Online (QBO). Il primo consiste nel gestirle una ricevuta alla volta, usando la funzione di acquisizione delle ricevute di QuickBooks (carichi o fotografi una ricevuta e la abbini a una transazione). Il secondo consiste nel gestire più ricevute contemporaneamente: le trasformi in un file CSV e lo carichi come transazioni. Quale scegliere dipende dal volume e dal fatto che quegli acquisti compaiano già nel tuo feed bancario. Se sbagli, registri la stessa spesa due volte.

Questa guida spiega entrambi i metodi, com'è fatto il file CSV e come evitare i duplicati. I menu e le funzioni dei piani di QuickBooks cambiano spesso: per i passaggi esatti e aggiornati, cerca nella guida di QuickBooks di Intuit “upload receipts” (carica ricevute) o “manually upload bank transactions” (carica manualmente le transazioni bancarie). Questo articolo si concentra sugli aspetti che non dipendono dalla versione che usi.

Prima di tutto: questi acquisti sono già in QuickBooks?

È la domanda che decide tutto.

• Pagati con una carta o un conto collegato a QuickBooks? Le transazioni probabilmente arrivano già tramite il feed bancario. Non devi importare le ricevute come nuove transazioni. Devi allegarle come documentazione e classificare le transazioni esistenti. Importarle anche come nuove farebbe contare la spesa due volte.
• Pagati in contanti, di tasca tua o da un conto non collegato? Allora QuickBooks non li conosce ancora, e importare le ricevute come transazioni è proprio quello che ti serve.

Molte aziende si trovano in entrambe le situazioni. Per prima cosa dividi le ricevute in questi due gruppi.

Metodo 1: allega le ricevute alle transazioni del feed bancario

Per gli acquisti già presenti nel feed bancario, l'obiettivo è abbinare ogni ricevuta alla sua transazione:

1. Usa la funzione di caricamento o acquisizione delle ricevute di QuickBooks (dal web, via e-mail o nell'app mobile, a seconda del piano e della versione).
2. A seconda della versione, QuickBooks può leggere la ricevuta e suggerirti una transazione bancaria corrispondente.
3. Controlla l'abbinamento e la categoria prima di confermare.

Così il feed bancario resta l'unica fonte delle transazioni, con le ricevute allegate come prova. È l'ideale quando le ricevute arrivano una o due alla volta. Diventa lento con un arretrato di centinaia di ricevute a fine anno. Controlla nella guida di Intuit come funziona l'acquisizione delle ricevute sul tuo piano, perché disponibilità e passaggi variano.

Metodo 2: carica molte ricevute in un CSV

Per gli acquisti non presenti nel feed bancario (contanti, carte personali, conti non collegati), puoi importarli in blocco. QuickBooks Online permette di caricare manualmente le transazioni da un file in un conto. L'articolo della guida di Intuit sul caricamento manuale delle transazioni bancarie spiega i passaggi attuali e i formati di file accettati, quindi consultalo prima del primo caricamento.

Cosa serve nel file CSV

Un formato comune per i caricamenti bancari in QuickBooks è un semplice CSV a tre colonne:

Date,Description,Amount
03/14/2026,Staples – Office supplies,-54.20
03/15/2026,Shell – Transport & fuel,-61.80

Cose da fare bene:

• Una riga per ricevuta.
• Formato della data coerente in tutto il file. Le aziende che usano QuickBooks negli Stati Uniti di solito usano MM/DD/YYYY. I formati incoerenti sono tra le cause più comuni dei caricamenti non riusciti.
• Importi come semplici numeri, senza simboli di valuta né separatori delle migliaia. Le spese di solito sono negative (denaro in uscita).
• Una sola valuta per file. Non mescolare ricevute in USD e in EUR nello stesso caricamento.
• Una descrizione utile. Fornitore e categoria rendono molto più rapida la revisione in QuickBooks.

Puoi creare questo file a mano in Excel o Google Sheets: tre colonne, poi salva il file in formato CSV (Save as CSV). La guida al foglio di calcolo per le ricevute spiega come tenere ordinate le colonne di date e importi.

Creare il CSV da foto e PDF delle ricevute

Se le tue ricevute sono foto o PDF, la parte lenta è digitare le righe. ReceiptBatch converte le ricevute in un CSV per QuickBooks Online. Carichi un lotto di ricevute, controlli e correggi la tabella estratta, poi scarichi un file Date,Description,Amount a tre colonne. Le date sono scritte come MM/DD/YYYY, la descrizione è “Vendor – Category” (fornitore – categoria), gli importi sono negativi (in quanto spese) e l'opzione viene proposta solo quando tutte le ricevute del lotto sono nella stessa valuta.

Dove caricarlo

Scegli con attenzione il conto di destinazione:

• Acquisti in contanti: un conto di cassa o di piccola cassa.
• Carta personale usata per l'attività: molti contabili li registrano come apporto del titolare o su un conto dedicato “pagato personalmente”. Chiedi al tuo commercialista quale preferisce.
• Una carta aziendale non collegata: carica il file nel conto di quella carta in QuickBooks.

Non caricare il file in un conto che ha già un feed bancario attivo per le stesse transazioni, altrimenti creerai dei duplicati.

Dopo il caricamento

Le transazioni arrivano in QuickBooks per la revisione. Per ciascuna:

1. Controlla data e importo confrontandoli con la ricevuta.
2. Imposta o conferma la categoria (conto di spesa). Aiuta se le categorie corrispondono al tuo piano dei conti. Vedi categorie di spese aziendali.
3. Aggiungi il beneficiario, se serve.
4. Allega l'immagine della ricevuta, se il tuo piano supporta gli allegati, così la documentazione resta associata alla transazione.
5. Conferma o aggiungi le transazioni.

Come evitare i duplicati

I duplicati sono l'errore più comune quando si importano le ricevute. Alcune precauzioni:

• Dividi prima le ricevute (nel feed bancario o non nel feed bancario), come sopra.
• Controlla un campione dopo il caricamento: cerca in QuickBooks qualche nome di fornitore e importo per verificare che ognuno compaia una sola volta.
• Riconcilia il conto con il suo estratto conto. Se il saldo riconciliato differisce per l'importo di alcune ricevute, probabilmente sono state inserite due volte.
• Tieni un registro. Annota quali lotti di ricevute hai caricato e quando.

Conserva le ricevute originali

Una riga di CSV in QuickBooks è la registrazione della spesa, non la prova. Conserva le immagini o i PDF originali delle ricevute, allegati in QuickBooks o archiviati in una cartella per anno, per tutto il tempo richiesto dalla tua autorità fiscale. Di solito la sola riga dell'estratto conto della carta non basta, come spiega l'articolo Un estratto conto basta al posto di una ricevuta?

Se il tuo file QuickBooks è gestito da un commercialista o da un contabile, concorda prima il metodo con lui. Alcuni preferiscono ricevere un foglio di calcolo e la cartella delle ricevute, anziché effettuare caricamenti nel file. Vedi come preparare le ricevute per il commercialista.

FAQ

Posso importare le ricevute in QuickBooks Online in blocco?

Di solito sì: caricando più ricevute con le funzioni per le ricevute di QuickBooks, oppure caricando in un conto un CSV di transazioni. Controlla nella guida di Intuit i limiti e i passaggi attuali sul tuo piano.

Perché il caricamento del mio CSV non è riuscito?

Le cause più comuni sono formati di data incoerenti, simboli di valuta o virgole negli importi, righe di intestazione in più, righe vuote, o una struttura delle colonne diversa da quella selezionata durante il caricamento. Apri il file in un editor di testo per vedere esattamente cosa contiene.

Le spese devono essere negative nel CSV?

Con un'unica colonna Amount, il denaro in uscita è normalmente negativo e quello in entrata positivo. Controlla la mappatura delle colonne e l'anteprima durante il caricamento prima di confermare, così le spese non arrivano come entrate.

L'importazione di un CSV allega le immagini delle ricevute?

No. Un CSV contiene solo i dati. Allega le immagini alle transazioni separatamente, oppure conservale nei tuoi archivi.