Cosa deve contenere una ricevuta IVA valida nel Regno Unito?

Nel Regno Unito, una «ricevuta IVA» che consente a un'attività registrata ai fini dell'IVA britannica (VAT) di recuperare l'IVA è in realtà una fattura IVA. HMRC (l'agenzia fiscale del Regno Unito) afferma che le fatture IVA che ricevi sono la prova principale per recuperare l'IVA pagata come imposta a monte (input tax). Per acquisti di £250 o meno (VAT inclusa) basta una fattura VAT semplificata. Deve riportare nome, indirizzo e numero di registrazione VAT del fornitore, il momento della fornitura (tax point), una descrizione dei beni o servizi e, per ogni aliquota VAT, l'importo totale da pagare VAT inclusa e l'aliquota VAT applicata. Per importi superiori a £250, di solito serve una fattura IVA completa o modificata, con maggiori dettagli.

Queste regole derivano dalla VAT Notice 700/21 di HMRC (Record keeping for VAT), sezioni 3 e 4. Qui sotto trovi cosa deve riportare ogni tipo di fattura, come capire se uno scontrino è valido e come conservarle. Sono informazioni generali, non consulenza fiscale. L'IVA presenta molti casi particolari: per situazioni insolite, consulta l'avviso o chiedi a un commercialista.

A chi si applica

Queste regole ti riguardano se sei registrato ai fini IVA e vuoi recuperare l'IVA sugli acquisti aziendali. Se non sei registrato, non puoi recuperare l'IVA. Conservi comunque le ricevute come prova delle spese aziendali ai fini dell'imposta sul reddito, ma i dettagli della fattura VAT sono meno importanti.

HMRC precisa anche che solo le imprese registrate ai fini IVA possono emettere fatture IVA. La ricevuta di un fornitore non registrato non riporta né un numero di partita IVA né l'IVA, quindi non c'è alcuna IVA da recuperare.

Fattura VAT completa: cosa deve riportare

Secondo la sezione 4.1 della VAT Notice 700/21, una fattura VAT completa deve riportare:

• un numero sequenziale che identifica il documento in modo univoco
• il momento della fornitura (tax point)
• la data di emissione, se diversa dal momento della fornitura
• nome, indirizzo e numero di registrazione VAT del fornitore
• nome e indirizzo del cliente
• una descrizione sufficiente a identificare i beni o i servizi
• per ogni descrizione, la quantità dei beni o l'entità dei servizi, l'aliquota VAT e l'importo da pagare VAT esclusa
• l'importo totale lordo da pagare, VAT esclusa
• l'aliquota di eventuali sconti di cassa offerti
• l'importo totale del VAT, espresso in sterline
• il prezzo unitario

Per i regimi del margine (margin schemes) e per le operazioni soggette a inversione contabile (reverse charge) valgono regole particolari. Inoltre le imprese dell'Irlanda del Nord che fatturano a clienti dell'UE devono indicare dettagli aggiuntivi.

Fattura VAT semplificata (£250 o meno)

Per una fornitura di £250 o meno, VAT inclusa, le sezioni 4.4 e 4.5 della notice consentono una fattura più semplice. Riporta:

• nome, indirizzo e numero di registrazione VAT del fornitore
• il momento della fornitura (tax point)
• una descrizione che identifichi i beni o i servizi
• per ogni aliquota VAT, l'importo totale da pagare VAT inclusa e l'aliquota VAT applicata

Le forniture esenti non devono essere incluse in questo tipo di fattura.

È il formato seguito dalla maggior parte degli scontrini di negozi, bar e distributori di carburante registrati ai fini IVA. Tieni presente che una fattura semplificata non deve indicare separatamente l'importo dell'IVA né il nome della tua attività. Mostra il totale VAT inclusa e l'aliquota.

Rivenditori e “ricevute VAT”

La sezione 4.4 dice che i rivenditori al dettaglio non sono tenuti a emettere una fattura VAT per le vendite a clienti non registrati e possono presumere che non serva, a meno che il cliente non la chieda. Se ti viene chiesta una fattura VAT:

• per £250 o meno, il rivenditore può emettere la fattura semplificata descritta sopra
• per più di £250, il rivenditore deve emettere una fattura IVA completa oppure una fattura IVA modificata (con valori comprensivi anziché esclusi dell'IVA)

Quindi, se il tuo scontrino abituale non riporta il numero VAT del negozio, oppure l'acquisto supera le £250, chiedi una fattura VAT alla cassa o al servizio clienti del rivenditore. Molti rivenditori online permettono di scaricare la fattura VAT dallo storico degli ordini.

Checklist rapida: questa ricevuta è valida?

Per un acquisto di £250 o meno, controlla che la ricevuta riporti:

1. nome e indirizzo del fornitore
2. il suo numero di registrazione VAT
3. la data (momento della fornitura)
4. cosa è stato acquistato
5. il totale VAT inclusa e l'aliquota VAT

Se manca il numero di partita IVA, non è una fattura IVA valida, anche se sulla ricevuta c'è scritto “VAT included” (IVA inclusa).

Per importi superiori a £250, cerca i dettagli della fattura completa o modificata indicati sopra, compresi nome e indirizzo della tua attività.

Conservare le fatture VAT

Conserva una copia di ogni fattura che emetti e che ricevi

Secondo la sezione 3.2, devi conservare una copia di ogni fattura VAT che emetti e dovresti conservare le fatture VAT che ricevi in modo da poterle ritrovare facilmente quando ti vengono richieste.

Copie digitali

La sezione 6 dell'avviso spiega quando una copia digitale può sostituire l'originale cartaceo. Se scansioni una fattura e conservi l'immagine, e l'immagine contiene tutti i dettagli richiesti ai fini VAT, non devi conservare l'originale cartaceo, a meno che non serva per un altro scopo. Se invece inserisci solo alcune cifre in un software, quei dati non sono una copia della fattura e devi conservare l'originale. Alcuni documenti, come il certificato C79 per il VAT sulle importazioni, vanno conservati in originale. Vedi si possono buttare le ricevute dopo averle scansionate?

Making Tax Digital

L'avviso precisa anche che le imprese registrate ai fini IVA devono tenere in formato digitale alcuni registri IVA, utilizzando un software funzionale e compatibile. Tieni le fatture in ordine, così da poter risalire dalle cifre del software ai documenti originali.

Registrare il VAT dalle ricevute

Per ogni acquisto per il quale recuperi l'IVA, annota:

Per le fatture semplificate che mostrano solo l'importo lordo e l'aliquota, puoi calcolare il VAT a partire da questi dati. Ad esempio, con un'aliquota del 20%, l'IVA corrisponde a un sesto del totale comprensivo di IVA. Verifica che il tuo software o il tuo commercialista utilizzi lo stesso metodo.

Se hai una pila di ricevute da elaborare, ReceiptBatch può estrarre l'IVA dalle ricevute britanniche in Excel, inserendo data, fornitore, imponibile, IVA e totale lordo in colonne separate per ogni ricevuta. Legge ciò che è stampato. Non può dirti se una ricevuta rispetta le regole di HMRC, quindi usa la checklist qui sopra e conserva le immagini originali come prova.

Per la differenza tra fatture e ricevute in generale, vedi fattura vs ricevuta.

FAQ

Posso recuperare l'IVA senza una ricevuta IVA?

HMRC descrive le fatture VAT che ricevi come la prova principale per recuperare l'imposta a monte (input tax). Recuperarla senza una fattura dipende dalle regole di HMRC sulle prove alternative. Controlla la guida o chiedi a un commercialista prima di farci affidamento.

Lo scontrino del pagamento con carta è una ricevuta IVA?

Di solito no. Lo scontrino del terminale per carte in genere mostra solo l'importo pagato. Conserva lo scontrino di cassa dettagliato o la fattura VAT che riporta il numero VAT del fornitore.

Una ricevuta VAT deve riportare il mio nome?

Una fattura semplificata (£250 o meno) non richiede nome e indirizzo del cliente. Una fattura VAT completa sì.

Per quanto tempo devo conservare i registri VAT?

HMRC stabilisce i periodi di conservazione dei registri VAT. Controlla la VAT Notice 700/21 per il periodo in vigore e le eventuali eccezioni, e consulta per quanto tempo conservare le ricevute per i periodi di conservazione ai fini dell'imposta sul reddito.

Questa è consulenza fiscale?

No. È un riepilogo generale della VAT Notice 700/21 di HMRC. L'IVA presenta molti casi particolari, tra cui i regimi del margine, l'inversione contabile, le importazioni e l'esenzione parziale, quindi verifica con un commercialista o con HMRC.