Ricevute GST/HST in Canada: cosa conservare per gli ITC
Se sei un soggetto registrato ai fini dell'imposta GST/HST in Canada e vuoi richiedere i crediti d'imposta sugli acquisti (ITC) per la GST/HST pagata sugli acquisti aziendali, ti servono ricevute o fatture con determinate informazioni. La quantità di informazioni necessaria dipende dall'importo dell'acquisto. Secondo i requisiti informativi della CRA (Canada Revenue Agency, l'agenzia fiscale canadese), ogni ricevuta deve riportare il nome del fornitore, la data e il totale. Per acquisti da $100, la ricevuta deve indicare anche la GST/HST addebitata (o che è inclusa) e il numero di registrazione GST/HST del fornitore. Per acquisti da $500, deve riportare inoltre il tuo nome, una descrizione e le condizioni di pagamento.
Qui sotto trovi la tabella della CRA in parole semplici, cosa controllare su una ricevuta e come conservare i documenti. Sono informazioni generali che riassumono le indicazioni della CRA, non una consulenza fiscale. La GST/HST ha molte regole particolari: verifica le pagine aggiornate della CRA o rivolgiti a un commercialista per il tuo caso.
A chi interessa
Questi requisiti contano se sei registrato ai fini GST/HST e richiedi gli ITC nella tua dichiarazione GST/HST. Se non sei registrato, in genere non puoi richiedere gli ITC, ma conservi comunque le ricevute per documentare le spese aziendali ai fini dell'imposta sul reddito.
Cosa deve riportare una ricevuta, in base all'importo
La pagina "Input tax credits" (crediti d'imposta sugli acquisti) della CRA elenca le informazioni necessarie su ricevute, fatture o altra documentazione a supporto della richiesta di un ITC:
| Informazioni richieste | Meno di $100 | Da $100 a $499.99 | $500 o più |
|---|---|---|---|
| Ragione sociale o nome commerciale del fornitore (o di un intermediario) | Sì | Sì | Sì |
| Data della fattura oppure, se non c'è fattura, la data in cui la GST/HST è pagata o dovuta | Sì | Sì | Sì |
| Importo totale pagato o dovuto | Sì | Sì | Sì |
| GST/HST totale addebitata, oppure indicazione che l'importo include la GST/HST all'aliquota applicabile | No | Sì | Sì |
| Regime di ciascuna fornitura, se la fattura comprende sia forniture imponibili sia esenti | No | Sì | Sì |
| Numero di registrazione GST/HST del fornitore (o dell'intermediario) | No | Sì | Sì |
| Nome o nome commerciale dell'acquirente (o del suo agente o rappresentante autorizzato) | No | No | Sì |
| Breve descrizione dei beni o dei servizi | No | No | Sì |
| Condizioni di pagamento | No | No | Sì |
Gli importi si riferiscono al totale della vendita. La pagina della CRA precisa che queste soglie sono state alzate da $30 e $150 a $100 e $500. Articoli più vecchi possono ancora riportare le vecchie cifre.
La pagina descrive anche eccezioni in cui i requisiti documentali sono ridotti, per esempio per alcune indennità o rimborsi pagati a dipendenti o soci. Controlla la pagina della CRA se potrebbero riguardarti.
Un controllo rapido della ricevuta
Sotto $100: verifica che la ricevuta indichi da chi hai acquistato, quando e il totale.
Da $100 a $499.99: controlla anche:
- l'importo della GST/HST, oppure una dicitura che indichi che la GST/HST è inclusa
- il numero di registrazione GST/HST del fornitore
Un numero di registrazione mancante è il motivo più comune per cui una ricevuta non basta. Chiedi al fornitore una ricevuta o una fattura in regola.
Da $500 in su: controlla anche:
- il nome della tua attività, o quello del tuo rappresentante autorizzato
- una descrizione di ciò che hai acquistato
- le condizioni di pagamento
Per gli acquisti più grandi, chiedi ai fornitori di mettere subito il nome della tua attività in fattura. Farlo aggiungere dopo è più difficile.
Termine per richiedere gli ITC
Secondo la stessa pagina della CRA, la maggior parte dei soggetti registrati deve richiedere gli ITC entro la scadenza della dichiarazione per l'ultimo periodo di dichiarazione che termina entro quattro anni dalla fine del periodo di dichiarazione in cui l'ITC avrebbe potuto essere richiesto per la prima volta. Un limite di due anni si applica ad alcuni soggetti registrati, come alcune istituzioni finanziarie comprese nell'elenco e le imprese al di sopra della soglia di $6 milioni, con eccezioni. Tieni le ricevute ordinate per periodo di dichiarazione, così gli ITC non ancora richiesti si trovano facilmente.
Per quanto tempo conservare i documenti GST/HST
Le indicazioni della CRA sulla conservazione dei documenti dicono che registri e documenti di supporto vanno generalmente conservati per sei anni dalla fine dell'ultimo anno d'imposta a cui si riferiscono. Precisano che il periodo di sei anni per i documenti GST/HST si calcola in modo leggermente diverso. Per i dettagli, e per gli altri Paesi che trattiamo, vedi per quanto tempo conservare le ricevute.
Come tenere in ordine le ricevute GST/HST
- Raccogli subito le ricevute. Le ricevute termiche sbiadiscono e un numero di registrazione sbiadito non serve a nulla.
- Archivia per periodo di dichiarazione (mensile, trimestrale o annuale, in base alla tua dichiarazione GST/HST).
- Registra la GST/HST a parte per ogni acquisto, invece del solo totale:
| Data | Fornitore | Numero GST/HST | Descrizione | Subtotale | GST/HST | Totale | File |
|---|
- Segnala le ricevute a cui mancano dati richiesti e sollecita il fornitore prima che il periodo si chiuda.
- Somma la GST/HST pagata in ogni periodo per la dichiarazione e conserva le ricevute come prova.
Nelle province con HST, le ricevute riportano un'unica imposta armonizzata. In altre puoi trovare la GST più un'imposta provinciale sulle vendite separata (PST, o QST in Quebec). Solo la parte GST/HST può essere richiesta come ITC. Le imposte provinciali seguono regole proprie. Le tue categorie possono seguire i raggruppamenti delle spese aziendali della CRA, trattati in categorie di spese aziendali.
Se hai un mucchio di ricevute da registrare, ReceiptBatch può convertire le ricevute canadesi in Excel con la GST/HST separata: una riga per ricevuta con data, fornitore, subtotale, imposta e totale, che puoi controllare prima di scaricare il file. Legge ciò che è stampato. Non verifica i numeri di registrazione né decide se una ricevuta rispetta i requisiti della CRA, quindi per questo usa la tabella qui sopra.
Per capire quando fattura e ricevuta sono documenti diversi, vedi fattura vs ricevuta.
FAQ
Mi serve una ricevuta con il numero GST per gli acquisti piccoli?
Secondo la tabella della CRA, per vendite totali sotto $100 il numero di registrazione GST/HST del fornitore non è richiesto. Servono comunque il nome del fornitore, la data e il totale.
Posso richiedere un ITC con il solo scontrino della carta?
La ricevuta del pagamento con carta di solito mostra solo l'esercente e l'importo. Per acquisti da $100 in su servono anche l'importo della GST/HST (o una dicitura che indichi che è inclusa) e il numero di registrazione del fornitore, quindi conserva la ricevuta dettagliata o la fattura.
La soglia di $30 / $150 è ancora valida?
La pagina della CRA dice che le soglie sono state aumentate a $100 (da $30) e $500 (da $150). Se non sei sicuro di quale valga per un periodo più vecchio, controlla la pagina aggiornata della CRA.
È una consulenza fiscale?
No. È un riassunto delle indicazioni della CRA sulla documentazione degli ITC. Le regole GST/HST comprendono molti casi particolari, quindi conferma con la CRA o con un commercialista.