Onkostenvergoeding: welke bonnetjes wil je werkgever zien?

Om je zakelijke kosten vergoed te krijgen, vragen de meeste werkgevers om een gespecificeerde bon voor elke uitgave (dus niet alleen een pinbon of een regel op je afschrift), het zakelijke doel en de namen van de aanwezigen bij maaltijden. Ook moet je voor overnachtingen de definitieve gespecificeerde hotelrekening (folio) aanleveren en alles binnen de deadline uit het onkostenbeleid van het bedrijf indienen. Mis je een bon, dan hebben de meeste bedrijven een alternatief, zoals een ondertekende verklaring, maar dat is meestal beperkt.

Het beleid van je bedrijf is hier het uitgangspunt, dus lees dat eerst. Dit artikel legt uit wat werkgevers doorgaans vragen en waarom. Daaronder vallen ook de Amerikaanse belastingregels voor “accountable plans” (verantwoorde vergoedingsregelingen) in IRS Publication 463 van de Amerikaanse belastingdienst (IRS). Die regels zijn voor werkgevers een belangrijke reden om strenge eisen aan bonnen te stellen. Dit is algemene informatie, geen fiscaal of juridisch advies.

Waarom werkgevers strenge eisen aan bonnetjes stellen

In de VS beschrijft IRS Publication 463 accountable plans. Dat zijn vergoedingsregelingen waarbij werknemers:

onkosten hebben met een zakelijk verband
daarover binnen een redelijke termijn voldoende verantwoording afleggen aan hun werkgever
een eventueel te veel ontvangen vergoeding of voorschot binnen een redelijke termijn terugbetalen

Als aan alle drie de regels is voldaan, staat in Publication 463 dat de werkgever de vergoedingen niet als inkomen op je Form W-2 moet opnemen. Vergoedingen die niet aan de regels voldoen, worden over het algemeen behandeld als uitbetaald onder een nonaccountable plan (regeling zonder verantwoording) en als loon gerapporteerd.

Volgens Publication 463 leg je voldoende verantwoording af door je werkgever een onkostenopgave, kasboek, dagboek of vergelijkbaar overzicht te geven, waarin je elke uitgave op het moment zelf of kort daarna hebt vastgelegd, samen met bewijsstukken, zoals bonnen.

Je bonnen helpen er dus mede voor te zorgen dat je vergoedingen belastingvrij blijven en dienen daarnaast als intern controlemiddel voor je bedrijf. Andere landen hebben eigen regels voor belastingvrije vergoedingen, maar de praktische eis is vergelijkbaar: bewijs voor elke uitgave.

Wat werkgevers meestal vragen

Het beleid verschilt per bedrijf, maar deze eisen komen vaak voor.

Gespecificeerde bonnen, niet alleen pinbonnetjes

Een pinbon of een regel op je afschrift laat zien dat je hebt betaald, maar niet wat je hebt gekocht. De meeste bedrijven vragen om de gespecificeerde bon waarop alle posten staan. Bij maaltijden controleert de financiële afdeling zo op zaken die het beleid niet dekt, zoals alcohol. Waarom een afschrift alleen niet genoeg is, lees je in is een bankafschrift genoeg in plaats van een bon?.

Hotelrekeningen (folio)

Lever voor overnachtingen de definitieve gespecificeerde hotelrekening (folio) in die je bij het uitchecken krijgt. Daarop staan de kamerprijs per nacht, belastingen en eventuele extra's (minibar, roomservice, parkeren). Een boekingsbevestiging is niet genoeg, want die laat zien wat je hebt gereserveerd, niet wat er daadwerkelijk in rekening is gebracht. Publication 463 noemt een hotelrekening als voorbeeld van voldoende bewijs wanneer daarop de naam en locatie van het hotel staan, de data van je verblijf en aparte bedragen voor kosten zoals logies, maaltijden en telefoongesprekken.

Details bij maaltijden

Volgens Publication 463 is een restaurantbon voldoende bewijs van een zakelijke maaltijd als daarop de naam en locatie van het restaurant, het aantal personen, de datum en het bedrag staan. Veel werkgevers vragen ook om:

de namen van de aanwezigen en hun organisatie
het zakelijke doel (“projectstart met klant X”)

Vervoer

Vluchten en treinen: het e-ticket of de reisroute met de betaalde prijs, plus eventuele wijzigingskosten.
Taxi's en ritdiensten via een app: de bon uit de app met datum, route en bedrag.
Kilometers: een logboek met datum, vertrekpunt, bestemming, doel en afstand, als je met je eigen auto hebt gereden.

Vreemde valuta

Bewaar de bon in de oorspronkelijke valuta. Op je creditcardafschrift staat welk bedrag daadwerkelijk in je eigen valuta in rekening is gebracht. Volg het beleid van je bedrijf voor de wisselkoers die je moet gebruiken.

Deadlines zijn belangrijk

Volgens Publication 463 hangt de betekenis van een “reasonable period of time” (redelijke termijn) af van de feiten en omstandigheden. Ook noemt de publicatie handelingen die als redelijk worden beschouwd, waaronder:

een voorschot ontvangen binnen 30 dagen rond de datum van de uitgave
de onkosten voldoende verantwoorden binnen 60 dagen nadat ze zijn betaald of gemaakt
een te veel ontvangen vergoeding terugbetalen binnen 120 dagen nadat de uitgave is betaald of gemaakt

De deadline van je bedrijf kan korter zijn. Snel indienen betekent ook dat je bonnen makkelijker te vinden zijn en dat de details je nog vers in het geheugen liggen.

Als je een bon kwijtraakt

Kijk in je beleid voor een verklaring voor een ontbrekende bon of een vergelijkbaar formulier. Meestal beschrijf je daarin de uitgave, de datum, het bedrag en het zakelijke doel, voeg je ander bewijs toe (creditcardafschrift, boekingsbevestiging, foto) en onderteken je het. Bedrijven beperken vaak hoe vaak je dit mag gebruiken of welk maximumbedrag je ermee kunt declareren. Wil je eerst proberen een bon terug te krijgen? Lees dan bon kwijt? Dit kun je doen.

Zo wordt je declaratie snel goedgekeurd

Goedkeurders en financiële teams verwerken veel declaraties. Maak die van jou makkelijk te controleren:

Eén regel per bon, met datum, leverancier, categorie, bedrag, valuta en doel.
Bonnen zo genummerd dat elk nummer overeenkomt met de bijbehorende regel, in dezelfde volgorde bijgevoegd.
Totalen per categorie (vliegtickets, overnachtingen, maaltijden, vervoer ter plaatse).
Privé-uitgaven eruit gehaald, met een opmerking als je ze van een rekening hebt afgetrokken.
Voorschotten afgetrokken, zodat duidelijk is welk bedrag je nog terugkrijgt.

De stapsgewijze uitleg staat in hoe maak je een onkostendeclaratie.

Kom je terug van een reis met een stapel bonnen en je gespecificeerde hotelrekening (folio) als PDF? Dan kost het tijd om alles in het sjabloon van je bedrijf in te typen. ReceiptBatch kan hotelrekeningen en bonnen omzetten in een onkostenspreadsheet: één rij per document met datum, leverancier, bedragen en valuta. Je controleert de gegevens en kopieert ze daarna naar je declaratie. Voeg de originele bonnen toe zoals je bedrijf dat vraagt.

FAQ

Heb ik voor elke uitgave een bon nodig om die vergoed te krijgen?

Meestal wel, in elk geval boven een bedrag dat je bedrijf bepaalt. Kijk in je beleid. De Amerikaanse belastingregels (Publication 463) kennen enkele uitzonderingen op de eis om bewijsstukken te overleggen, zoals uitgaven (behalve overnachtingen) onder $75, maar je werkgever kan strengere interne regels hanteren.

Is een creditcardafschrift genoeg voor een vergoeding?

Meestal niet op zichzelf. De meeste werkgevers willen gespecificeerde bonnen, vooral voor maaltijden en hotels. Een afschrift kan worden geaccepteerd samen met een verklaring voor een ontbrekende bon, afhankelijk van het beleid.

Wordt mijn vergoeding belast?

In de VS worden vergoedingen onder een accountable plan over het algemeen niet bij je loon geteld als je aan de regels ervan voldoet. Vergoedingen onder een nonaccountable plan worden over het algemeen als loon behandeld. Elders gelden andere regels. Vraag het aan de salarisadministratie van je werkgever of aan een belastingadviseur.

Wat als mijn werkgever een uitgave niet vergoedt?

Of je niet-vergoede werknemerskosten in je eigen belastingaangifte mag opvoeren, hangt af van je land en het belastingjaar. Raadpleeg de actuele richtlijnen van je belastingdienst of vraag een belastingadviseur om advies voordat je ervan uitgaat dat het kan.