Ce conține un bon fiscal valid cu TVA în Regatul Unit?

În Regatul Unit, un „VAT receipt” (bon fiscal cu TVA) prin care o firmă înregistrată în scopuri de TVA poate recupera TVA este, de fapt, o factură cu TVA (VAT invoice). HMRC (autoritatea fiscală din Regatul Unit) spune că facturile cu TVA pe care le primești sunt dovada principală pentru recuperarea TVA-ului plătit, ca TVA aferent achizițiilor (input tax). Pentru achiziții de £250 sau mai puțin (TVA inclus) este suficientă o factură cu TVA simplificată. Aceasta trebuie să arate numele, adresa și codul de TVA al furnizorului, momentul exigibilității (tax point), o descriere a bunurilor sau serviciilor și, pentru fiecare cotă de TVA, suma totală de plată cu TVA inclus și cota de TVA aplicată. Peste £250 ai nevoie, în general, de o factură cu TVA completă sau modificată, cu mai multe detalii.

Aceste reguli provin din VAT Notice 700/21 a HMRC (Record keeping for VAT), secțiunile 3 și 4. Mai jos vezi ce trebuie să arate fiecare tip de factură, cum îți dai seama dacă un bon de casă îndeplinește condițiile și cum să le păstrezi. Sunt informații generale, nu consultanță fiscală. TVA are multe cazuri speciale, așa că verifică documentul oficial sau întreabă un contabil pentru orice situație neobișnuită.

Cui i se aplică

Aceste reguli contează dacă ești înregistrat în scopuri de TVA și vrei să recuperezi TVA-ul aferent achizițiilor făcute în scop profesional. Dacă nu ești înregistrat pentru TVA, nu poți recupera TVA. Păstrezi totuși bonurile ca dovadă a cheltuielilor de afaceri pentru impozitul pe venit, dar detaliile facturii cu TVA contează mai puțin.

HMRC mai precizează că doar firmele înregistrate pentru TVA pot emite facturi cu TVA. Un bon de la un furnizor care nu este înregistrat în scopuri de TVA nu va arăta un cod de TVA și nici TVA, astfel că nu ai TVA de recuperat pentru acea achiziție.

Factura cu TVA completă: ce trebuie să arate

Conform secțiunii 4.1 din VAT Notice 700/21, o factură cu TVA completă trebuie să arate:

• un număr consecutiv care identifică în mod unic documentul
• momentul exigibilității (tax point)
• data emiterii, dacă este diferită de momentul livrării
• numele, adresa și codul de TVA (VAT) ale furnizorului
• numele și adresa clientului
• o descriere suficientă pentru a identifica bunurile sau serviciile
• pentru fiecare descriere, cantitatea de bunuri sau întinderea serviciilor, cota de TVA și suma de plată fără TVA
• totalul brut de plată, fără TVA
• cota oricărui discount pentru plata în numerar oferit
• suma totală a TVA, exprimată în lire sterline
• prețul unitar

Se aplică reguli speciale pentru schemele de marjă (margin schemes) și pentru livrările cu taxare inversă (reverse charge), iar firmele din Irlanda de Nord care facturează clienți din UE trebuie să indice detalii suplimentare.

Factura cu TVA simplificată (£250 sau mai puțin)

Pentru o livrare de £250 sau mai puțin, TVA inclus, secțiunile 4.4 și 4.5 din document permit o factură mai simplă. Aceasta arată:

• numele, adresa și codul de TVA (VAT) ale furnizorului
• momentul exigibilității (tax point)
• o descriere care identifică bunurile sau serviciile
• pentru fiecare cotă de TVA, suma totală de plată cu TVA inclus și cota de TVA aplicată

Livrările scutite nu trebuie incluse pe acest tip de factură.

Este formatul pe care îl urmează majoritatea bonurilor de casă de la magazine, cafenele și benzinării înregistrate pentru TVA. Reține că o factură simplificată nu trebuie să arate separat suma TVA sau numele firmei tale. Ea arată totalul cu TVA inclus și cota.

Comercianții cu amănuntul și „bonurile cu TVA”

Secțiunea 4.4 spune că vânzătorii cu amănuntul nu trebuie să emită o factură cu TVA pentru vânzările către clienți neînregistrați și pot presupune că nu este nevoie de una, cu excepția cazului în care clientul o cere. Dacă ți se cere o factură cu TVA:

• pentru £250 sau mai puțin, comerciantul poate emite factura simplificată descrisă mai sus
• pentru mai mult de £250, comerciantul trebuie să emită o factură cu TVA completă sau o factură cu TVA modificată (cu valori care includ TVA, nu care îl exclud)

Așadar, dacă bonul tău obișnuit nu arată codul de TVA al magazinului sau achiziția a depășit £250, cere o factură cu TVA la casă sau la serviciul clienți al comerciantului. Mulți comercianți online îți permit să descarci o factură cu TVA din istoricul comenzilor.

Listă rapidă: îndeplinește bonul condițiile?

Pentru o achiziție de £250 sau mai puțin, verifică dacă bonul arată:

1. numele și adresa furnizorului
2. codul lui de TVA (VAT)
3. data (momentul livrării)
4. ce s-a cumpărat
5. totalul cu TVA inclus și cota de TVA

Dacă lipsește codul de TVA, nu este o factură cu TVA validă, chiar dacă pe bon scrie „VAT included” (TVA inclus).

Pentru peste £250, caută detaliile facturii complete sau modificate de mai sus, inclusiv numele și adresa firmei tale.

Păstrarea facturilor cu TVA

Păstrează o copie a fiecărei facturi emise și primite

Secțiunea 3.2 spune că trebuie să păstrezi o copie a fiecărei facturi cu TVA pe care o emiți și că ar trebui să păstrezi facturile cu TVA pe care le primești astfel încât să le poți găsi ușor când ți se cer.

Copii digitale

Secțiunea 6 din document explică în ce situații o copie digitală poate înlocui hârtia. Dacă scanezi o factură și păstrezi imaginea, iar imaginea conține toate detaliile necesare pentru TVA, nu trebuie să păstrezi originalul pe hârtie, cu excepția cazului în care originalul este necesar în alt scop. Dar dacă introduci în software doar câteva cifre alese, acele date nu sunt o copie a facturii, iar originalul trebuie păstrat. Unele documente, cum ar fi certificatul C79 de TVA la import, trebuie păstrate în forma originală. Vezi poți arunca bonurile după ce le-ai scanat?

Making Tax Digital

Documentul mai spune că firmele înregistrate în scopuri de TVA trebuie să țină anumite evidențe de TVA în format digital, într-un software compatibil și funcțional (functional compatible software). Ține-ți facturile organizate, astfel încât cifrele din software să poată fi asociate cu facturile respective.

Înregistrarea TVA din bonuri

Pentru fiecare achiziție la care recuperezi TVA, notează:

Pentru facturile simplificate care arată doar suma brută și cota, poți calcula TVA-ul pornind de la ele. De exemplu, la 20%, TVA este o șesime din totalul cu TVA inclus. Verifică dacă software-ul sau contabilul tău folosește aceeași metodă.

Dacă ai o grămadă de bonuri de procesat, ReceiptBatch poate extrage TVA din bonurile din Regatul Unit în Excel, punând data, furnizorul, valoarea netă, TVA-ul și valoarea brută în coloane separate pentru fiecare bon. Citește ce este tipărit. Nu îți poate spune dacă un bon respectă regulile HMRC, așa că folosește lista de mai sus și păstrează imaginile originale ca dovadă.

Pentru diferența dintre facturi și bonuri în general, vezi factură vs bon fiscal.

Întrebări frecvente

Pot recupera TVA fără un bon cu TVA?

HMRC descrie facturile cu TVA pe care le primești drept dovada principală pentru recuperarea TVA-ului aferent achizițiilor (input tax). Recuperarea fără una ține de regulile HMRC privind dovezile alternative. Verifică ghidul sau întreabă un contabil înainte să te bazezi pe asta.

Este bonul de la plata cu cardul un bon cu TVA?

De obicei nu. Bonul de la terminalul de card arată, în mod normal, doar suma plătită. Păstrează bonul detaliat de la casă sau factura cu TVA care arată codul de TVA al furnizorului.

Trebuie să apară numele meu pe un bon cu TVA?

O factură simplificată (£250 sau mai puțin) nu necesită numele și adresa clientului. O factură cu TVA completă, da.

Cât timp ar trebui să păstrez evidențele de TVA?

HMRC stabilește perioadele de păstrare pentru evidențele de TVA. Verifică VAT Notice 700/21 pentru perioada actuală și pentru excepții și vezi cât timp să păstrezi bonurile pentru perioadele de păstrare a evidențelor în cazul impozitului pe venit.

Este aceasta consultanță fiscală?

Nu. Este un rezumat general al VAT Notice 700/21 a HMRC. TVA are multe cazuri speciale, inclusiv schemele de marjă, taxarea inversă, importurile și scutirea parțială, așa că verifică cu un contabil sau cu HMRC.