Cum imporți bonuri în QuickBooks Online

Există două modalități principale de a aduce bonurile în QuickBooks Online (QBO). Prima este să procesezi câte un bon, folosind funcția de captură a bonurilor din QuickBooks (încarci sau fotografiezi un bon și îl asociezi unei tranzacții). A doua este să procesezi mai multe bonuri deodată: le transformi într-un fișier CSV și le încarci ca tranzacții. Varianta potrivită depinde de volum și de faptul că acele achiziții apar sau nu deja în fluxul bancar (bank feed). Dacă alegi greșit, vei înregistra aceeași cheltuială de două ori.

Acest ghid explică ambele variante, cum trebuie să arate fișierul CSV și cum eviți dublurile. Meniurile QuickBooks și funcțiile incluse în planuri se schimbă des, așa că, pentru pașii exacți valabili în prezent, caută în centrul de ajutor QuickBooks al Intuit „upload receipts” (încărcarea bonurilor) sau „manually upload bank transactions” (încărcarea manuală a tranzacțiilor bancare). Articolul de față se rezumă la părțile care nu depind de versiunea ta.

Mai întâi: sunt aceste achiziții deja în QuickBooks?

Aceasta este întrebarea care decide totul.

• Ai plătit cu un card sau dintr-un cont bancar conectat la QuickBooks? Tranzacțiile ajung probabil deja prin fluxul bancar. Nu trebuie să imporți bonurile ca tranzacții noi. Trebuie să le atașezi ca dovadă și să stabilești categoria tranzacțiilor existente. Dacă le imporți și ca tranzacții, cheltuiala va fi înregistrată de două ori.
• Ai plătit în numerar, din fonduri personale sau dintr-un cont care nu e conectat? Atunci QuickBooks nu știe încă despre aceste achiziții, iar importul bonurilor ca tranzacții este exact ce îți trebuie.

Multe firme au achiziții din ambele categorii. Împarte mai întâi bonurile în aceste două grupuri.

Varianta 1: atașează bonurile la tranzacțiile din fluxul bancar

Pentru achizițiile care sunt deja în fluxul bancar, scopul este să asociezi fiecare bon cu tranzacția lui:

1. Folosește funcția QuickBooks de încărcare sau captură a bonurilor (pe web, prin e-mail sau în aplicația mobilă, în funcție de planul și de versiunea ta).
2. În funcție de versiune, QuickBooks poate citi bonul și poate sugera o tranzacție bancară potrivită.
3. Verifică potrivirea și categoria înainte să confirmi.

Astfel, fluxul bancar rămâne singura ta sursă de tranzacții, iar bonurile sunt atașate ca dovadă. Este soluția ideală când primești doar unul sau două bonuri odată. Procesul devine lent dacă, la sfârșitul anului, ai de prelucrat sute de bonuri restante. Verifică în ajutorul Intuit cum funcționează captura bonurilor în planul tău, pentru că disponibilitatea și pașii diferă.

Varianta 2: încarcă mai multe bonuri ca fișier CSV

Achizițiile care nu sunt în fluxul bancar (numerar, carduri personale, conturi neconectate) pot fi importate în lot. QuickBooks Online îți permite să încarci manual tranzacții dintr-un fișier într-un cont. Articolul de ajutor Intuit despre încărcarea manuală a tranzacțiilor bancare explică pașii actuali și formatele de fișier acceptate, așa că verifică-l înainte de prima încărcare.

Ce trebuie să conțină fișierul CSV

Un format frecvent pentru încărcările bancare în QuickBooks este un CSV simplu cu trei coloane:

Date,Description,Amount
03/14/2026,Staples – Office supplies,-54.20
03/15/2026,Shell – Transport & fuel,-61.80

Ce trebuie să respecți:

• Un rând pentru fiecare bon.
• Format de dată consecvent în tot fișierul. Firmele QuickBooks din SUA folosesc de obicei MM/DD/YYYY. Formatele amestecate sunt o cauză clasică a încărcărilor eșuate.
• Sume ca numere simple, fără simboluri valutare și fără separatori de mii. Cheltuielile sunt de obicei negative (bani care ies).
• O singură monedă pe fișier. Nu amesteca bonuri în USD și în EUR într-o singură încărcare.
• O descriere utilă. Includerea furnizorului și a categoriei accelerează mult verificarea în QuickBooks.

Poți crea manual acest fișier în Excel sau Google Sheets: adaugi trei coloane, apoi alegi Save as CSV. Ghidul pentru urmărirea bonurilor într-o foaie de calcul explică modul corect de organizare a coloanelor pentru dată și sumă.

Crearea fișierului CSV din fotografii și PDF-uri cu bonuri

Dacă bonurile tale sunt fotografii sau PDF-uri, introducerea manuală a datelor este partea care durează cel mai mult. ReceiptBatch convertește bonurile într-un CSV pentru QuickBooks Online. Încarci un lot, verifici și corectezi tabelul extras, apoi descarci un fișier cu trei coloane Date,Description,Amount. Datele sunt scrise în format MM/DD/YYYY, descrierea este „Vendor – Category” (furnizor – categorie), sumele sunt negative (ca cheltuieli), iar opțiunea este disponibilă doar când toate bonurile din lot sunt în aceeași monedă.

Unde îl încarci

Alege cu grijă contul de destinație:

• Achiziții în numerar: un cont de numerar sau de casă de mică valoare.
• Card personal folosit pentru cheltuieli de afaceri: mulți contabili le înregistrează într-un cont de aport al proprietarului sau într-un cont dedicat „plătit personal”. Întreabă-ți contabilul ce variantă preferă.
• Un card de firmă neconectat: încarcă în contul cardului respectiv din QuickBooks.

Nu încărca într-un cont care are deja un flux bancar activ pentru aceleași tranzacții, altfel vei crea dubluri.

După încărcare

Tranzacțiile ajung în QuickBooks pentru verificare. Pentru fiecare:

1. Compară data și suma cu bonul.
2. Stabilește sau confirmă categoria (contul de cheltuieli). Ajută dacă categoriile tale se potrivesc cu planul tău de conturi. Vezi categoriile de cheltuieli de afaceri.
3. Adaugă beneficiarul, dacă e nevoie.
4. Atașează imaginea bonului, dacă planul tău acceptă atașamente, astfel încât dovada să fie păstrată împreună cu tranzacția.
5. Confirmă sau adaugă tranzacțiile.

Cum eviți dublurile

Dublurile sunt cea mai frecventă greșeală la importul bonurilor. Iată câteva măsuri de siguranță:

• Împarte mai întâi grămada (în fluxul bancar sau nu), ca mai sus.
• Verifică un eșantion după încărcare: caută în QuickBooks câteva nume de furnizori și sume, ca să te asiguri că fiecare apare o singură dată.
• Reconciliază contul cu extrasul. Dacă diferența constatată la reconciliere corespunde valorii unor bonuri, probabil acestea au fost introduse de două ori.
• Ține un jurnal. Notează ce loturi de bonuri ai încărcat și când.

Păstrează bonurile în sine

Un rând CSV în QuickBooks este o înregistrare a cheltuielii, nu dovada acesteia. Păstrează imaginile sau PDF-urile originale ale bonurilor, atașate în QuickBooks sau stocate într-un dosar organizat pe ani, atât timp cât cere autoritatea ta fiscală. O poziție de pe extrasul de card nu este, de obicei, suficientă, după cum explică articolul este suficient un extras de cont în loc de bon?.

Dacă fișierul tău QuickBooks este gestionat de un contabil, stabiliți metoda împreună de la început. Unii preferă să primească o foaie de calcul și dosarul cu bonuri, în loc ca datele să fie încărcate direct în fișier. Vezi cum îți pregătești bonurile pentru contabil.

Întrebări frecvente

Pot importa bonuri în lot în QuickBooks Online?

De obicei, da: fie încărcând mai multe bonuri prin funcțiile QuickBooks pentru bonuri, fie încărcând într-un cont un CSV cu tranzacții. Verifică în ajutorul Intuit limitele și pașii actuali pentru planul tău.

De ce a eșuat încărcarea CSV-ului meu?

Cauzele frecvente sunt formatele de dată inconsecvente, simbolurile valutare sau virgulele în sume, rândurile de antet în plus, rândurile goale sau o structură de coloane diferită de cea aleasă la încărcare. Deschide fișierul într-un editor de text ca să vezi exact ce conține.

Trebuie să fie cheltuielile negative în CSV?

Pentru un fișier cu o singură coloană Amount, sumele care reprezintă ieșiri de bani sunt în mod normal negative, iar cele care reprezintă intrări de bani sunt pozitive. Verifică maparea coloanelor și previzualizarea la încărcare înainte să confirmi, ca să nu ajungă cheltuielile drept venituri.

Importul unui CSV atașează imaginile bonurilor?

Nu. Un CSV conține doar datele. Atașează imaginile la tranzacții separat sau păstrează-le în evidențele tale.